Какие документы нужны для заключения договора поставки

Перечень документов, необходимых для заключения договора поставки:

• устав (учредительный договор);
• выписка из ЕГРЮЛ (ЕГРИП);
• свидетельство о регистрации в ФНС;
• доверенность представителя;
• лицензия на осуществляемую деятельность (когда она необходима);
• подтверждение прав контрагента на поставляемые товары.

Почему запрашивают учредительные документы

Если не проверить учредительные документы, то последствия могут оказаться очень неблагоприятными, например:

• убытки, причиненные неисполнением или ненадлежащим исполнением второй стороной взятых на себя обязательств;
• привлечение интереса налоговой (штрафы, выездные проверки, доначисление налога и т. д.);
• потраченное время на переговоры с ненадежным контрагентом, в результате — упущенная выгода.

Стоит определить, что нужно для заключения договора, для того чтобы избежать негативных последствий.

Общий перечень обязательных бумаг

Каждый отдельный случай требует понимания, что необходимо проверить в соглашении о поставке с юридическим лицом, ИП или с иностранной компанией. Предпринимательская практика выделила общий список документов для договора поставки:

• уставные;
• регистрационные;
• налоговые;
• представительские;
• разрешительные;
• правоподтверждающие.

Для юридических лиц: состояние общества и полномочия представителя

При работе с юридическим лицом контрагенту для заключения договора поставки необходимо представить следующие документы:

1. Учредительные. Представляются в последней редакции. Основное внимание стоит обратить на то, какие учредительные документы нужны для заключения договора, это зависит от организационно-правовой формы контрагента (специальный ФЗ — для госкорпораций, учредительный договор — для хозяйственных товариществ, устав — для всех остальных юрлиц). Проверяем страницы, содержащие информацию о наименовании, местонахождении, учредителях (участниках), единоличном исполнительном органе юридического лица, его полномочия и порядок избрания.
2. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).
3. Выписка из ЕГРЮЛ. Рекомендуем проверять, чтобы выписка была выдана не позднее чем за 60–90 дней до даты заключения сделки.
4. Копия решения общего собрания членов общества либо коллективного органа управления об одобрении совершаемой сделки, если такое одобрение необходимо в силу закона или устава.
5. Доверенность на осуществление деятельности от имени общества (необходима, если подписывающее лицо не директор общества, указанный в учредительных документах). Рекомендуется проверить полномочия представителя общества по доверенности и срок ее действия, в доверенности должно быть четко указано, на осуществление каких сделок представитель имеет право. В доверенности указывают дату ее выдачи и дату окончания ее действия. Учитываем, что без даты окончания действия доверенности такой срок составляет 1 год, а без даты выдачи такая доверенность не имеет юридической силы.
6. Копии лицензий на осуществление лицензируемой деятельности, заверенные надлежащим образом. Их представление необходимо, если специфика поставки затрагивает деятельность, подлежащую государственному лицензированию.
7. Подтверждение права контрагента на имущество, передаваемое второй стороне.

Чек-лист подходит как для ООО, так и для АО, поскольку список документов для заключения договора с ООО такой же.

Для индивидуальных предпринимателей: каков чек-лист для заключения соглашения с ИП

Отличие от списка, предоставляемого юрлицами, заключается в большей простоте и меньшем количестве бумаг.

Примерный перечень документов от ИП для заключения договора поставки:

1. Выписка из ЕГРИП. Как и в случае с юрлицами, выписка должна быть актуальной на момент подачи.
2. Копия паспорта. Рекомендуется запрашивать копию вместе с оригиналом для проверки идентичности данных.
3. Копия доверенности представителя ИП, если сделку заключает представитель.

В остальном список документов для заключения договора с ИП такой же, как и для юрлиц.

Для контрагента — иностранной компании: специфика проверки

Спецификой работы с иностранными компаниями является проверка сведений из иностранных источников.

Поэтому им для заключения договора необходимо предоставить следующие документы на проверку:

1. О регистрации общества или ИП на территории соответствующего иностранного государства.
2. Проверка права подписывающего бумаги лица на заключение сделки.
3. Заверенный перевод всех представленных бумаг.

Для лучшей проверки повторяем список уставных документов для заключения договора с юрлицами.

Кроме указанных дополнений, проверка идентична проверке отечественного контрагента.

Дополнительная проверка: минимизация всех возможных рисков

Избежать маловероятных, но крайне неприятных последствий и упростить преддоговорную проверку позволит предоставление контрагентом дополнительной информации. К ней относятся документы, необходимые для заключения договора с ООО, которые предоставляются по запросу:

• справка в свободной форме с перечислением основных данных (наименование, контактные данные, адрес регистрации и нахождения, банковские реквизиты и сведения о директоре, главном бухгалтере, представителе);
• информация о собственниках юридического лица, его бенефициарах и заинтересованных лицах;
• подтверждение подлинности подписи лица, подписывающего бумаги, и директора (в таких случаях предъявляют копию банковской карты с подписью на обратной стороне).

Что не запрашивают

Предоставление сведений необходимо для проверки надежности контрагента на случай неисполнения им своих обязательств, однако нет смысла сомневаться в благонадежности таких сторон сделки, как:

• орган местного самоуправления;
• орган государственной власти;
• ГУП и МУП.

Проверка этих контрагентов ограничивается запросом у них основных сведений и реквизитов.

Какие документы нужны для участия в тендерах и аукционах?

Для участия в торгах необходимо соблюдать определенные правила. Обязательным условием для поставщика товаров, работ услуг является предоставление всей запрашиваемой информации, указанной в объявлении заказчика.

Какие документы нужны для участия в тендерах и аукционах?

Правильное оформление тендерной документации — один из важных критериев, который учитывается при выборе победителя. Если документы заполнены ненадлежащим образом, либо предоставлены не в полном объеме — участник не допускается к тендерной процедуре. Именно поэтому к данному вопросу необходимо подходить тщательно. Документооборот при осуществлении торгов в сфере госзакупок регламентируется 44-ФЗ и 223-ФЗ. Тендерные процедуры коммерческих компаний законодательством не регулируются, заказчик самостоятельно утверждает перечень необходимых документов.

Стандартный пакет документов для участия в тендерах

Документы для участия в открытом конкурсе

Для участия в открытом конкурсе необходимо подготовить весь перечень обязательных документов, в который входит

1. Информация о юридическом/физическом лице. Представители компаний указывают в заявке полное название организации, адреса — фактический и юридический, ИНН учредителей. От частных лиц потребуются данные паспорта, адрес места прописки, контакты.
2. Выписка из ЕГРЮЛ для организаций, для индивидуальных предпринимателей — ЕГРИП. Допускается прикрепить оригинал, либо нотариально заверенную копию. Физлица представляют ксерокопию паспорта.
3. Ксерокопии учредительной документации, а также имеющиеся лицензии, сертификаты и т.д.
4. Доверенность на представление интересов, подтверждающая должностные права работника на осуществление определенных действий от компании.
5. Документы, свидетельствующие о принадлежности участника торгов к организациям бюджетной сферы.
6. Разрешение руководства о согласии на сделку.
7. Коммерческое предложение, в котором отражается стоимость товара/работ/услуг, объем, страна производства.
8. Сертификаты, паспорта качества — в подтверждение соответствия товара/работ/услуг требованиям, установленным законодательством.
9. Платежный документ, как обеспечение заявки на участие в торгах.
10. Копии ранее исполненных договоров, а также закрытые платежные документы по ним дополнительно предоставляются исполнителем, если в предложении указана цена ниже первоначальной стоимости контракта на 25% и более.

Документы для участия в электронном аукционе

Главное отличие электронного аукциона — весь документооборот, заключение сделки происходит на специализированных электронных торговых площадках (ЭТП). Основные правила участия в подобных тендерах прописаны в ст.66 №44 ФЗ.

Согласно законодательству, подать заявку разрешается только организациям, прошедшим аккредитацию. Для участия в тендерах необходимо предоставить следующий пакет документов, состоящий из двух частей:

1. В зависимости от разновидности закупки, исполнитель подает нормативно-техническую документацию на товары, работы, услуги, если такие условия выдвигает заказчик. Документальное подтверждение может потребоваться относительно любых качеств продукта: размер, характеристики, внешний вид, страна изготовления и прочие.
2. Вторая часть заявки включает основные бумаги юридического лица: устав, лицензии, сертификаты, свидетельство о допуске к определенному виду работ и т.д.

Вся документация обязательно должна быть заверена электронной подписью ответственного лица, у которого есть полномочия на представление интересов компании-участника. Если самостоятельно подготовить необходимый тендерный пакет не получается, обратитесь к соответствующим специалистам.

Документы для подтверждения квалификации участников

Подтверждение квалификации необходимо участникам торгов, чтобы увеличить шансы на выигрыш тендера. В процедуру входит:

• обеспечение необходимыми материалами для исполнения договора;
• получение опыта аналогичных сделок;
• завоевание деловой репутации.

По каждому из пунктов начисляется определенное количество баллов. Чем их больше, тем выгоднее будет смотреться заявка участника на фоне конкурентов. Для подтверждения квалификации, участники предоставляют диплом о получении высшего образования, копию трудовой книжки, рекомендации с предыдущих мест работы. Достаточно часто участников просят подтвердить опыт исполнения аналогичных контрактов. Для этого предоставляются копии договоров со схожими обязательствами, которые заключались не позже 2-3 лет. Незавершенные и неподтвержденные сделки учитываться комиссией не будут. В качестве подтверждения репутации могут выступать как исполненные контракты, так и рекомендательные письма контрагентов. Если для участия в тендерах требуется доказательство наличия необходимого оборудования, следует предоставить его техническую документацию, либо договор аренды/лизинга.

Куда подавать собранные документы?

Сразу после размещения тендера, открывается прием заявок на участие. Для того, чтобы заявка была принята, необходимо предоставить пакет документации в соответствии с требованиями заказчика. Заявки подаются прямо в ЭТП, оператор проверяет подлинность документов в течение нескольких часов. После успешной верификации, вся информация передается заявителю торгов.

Ошибки при оформлении документов для тендеров

Для того, чтобы заявка на участие в торгах по 44-ФЗ была принята, следует строго руководствоваться определенных правил. К наиболее распространенным ошибкам относятся следующие ситуации:

1. Неверный порядок предоставления документов. Должен соответствовать требованиям, указанным в тендерной заявке.
2. Отсутствие согласия на поставку товаров, выполнение работ, услуг. К заявке прикрепляются документы, подтверждающие качество продуктов: торговая марка, страна производства, использованные при изготовлении материалы и т.д.
3. Указание цены без учета НДС в коммерческом предложении. Все затраты должны включаться в стоимость контракта. Если участник по каким-то причинам не уплачивает налоговые вычеты, он обязан предоставить в доказательство документы, свидетельствующие об этом.
4. Противоречие сведений, предоставленных участником. Такая ошибка не станет причиной отклонения заявки, если не будет выявлено мошенничество со стороны поставщика/исполнителя.
5. Предоставление неполной информация в выписке ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Это не может послужить причиной отказа. Заверенная копия лицензии в данном случае является правоустанавливающим документом.
6. Выявление в ИНН технической ошибки. К серьезным нарушениям такой случай не относится. Номер ИНН отражается в учредительных документах, копии которых обязательно отправляются вместе с заявкой.

Правильное оформление документации на участие в торгах, а также предоставление полного пакета бумаг — важнейшие факторы, влияющие на результат тендера. Рекомендуется со всей ответственностью подойти к данному процессу.

Получите консультацию эксперта в области банковских продуктов. Это абсолютно бесплатно

Источник https://ppt.ru/art/dokumenty/dlya-zaklyucheniya-dogovora-postavki

Источник https://finaxe.ru/article/podgotovka-dokumentov-dlya-ucastiya-v-tenderax

Источник

Источник