Участие в коммерческих тендерах

Обучение по 44-ФЗ Обучение для госзаказчиков Обучение для поставщиков Повышение квалификации Профпереподготовка Обучение контрактных управляющих Обучение по 223-ФЗ Обучение для заказчиков Обучение для поставщиков Повышение квалификации Профпереподготовка

Антикризисное предложение до 22 сентября

Участие в коммерческих тендерах: как сделать его безопасным и выгодным

При обнаружении несоответствий в этой статье оставьте оставьте заявку и получите скидку 30% на любой курс по госзакупкам

Из этой статьи вы узнаете:

• Что такое коммерческие тендеры
• Кто может участвовать в коммерческом тендере
• Как принять участие в коммерческих тендерах
• Распространенные мифы о коммерческих тендерах
• Какие риски нужно учесть перед участием в коммерческом тендере

Участие в коммерческих тендерах – настоящий «темный лес» для большинства новичков в закупках. Хотя именно этот способ используется для продажи огромной части товаров и услуг различных направлений.

Разобраться в этой теме не так уж сложно, как может показаться на первый взгляд. Однако сфера закупок не лишена подводных камней. И чтобы участие в тендере было не только безопасным, но и прибыльным, стоит внимательно изучить все аспекты данного процесса.

Что такое коммерческие тендеры

Коммерческими тендерами называют закупки, которые проводятся коммерческими организациями с использованием собственных средств по правилам, не противоречащим ГК РФ. В данном случае заказчик сам определяет условия проведения конкурса, требования к претендентам, алгоритм выявления победителя и другие тонкости – государство не участвует в решении подобных вопросов. Еще одно серьезное отличие коммерческого тендера состоит в том, что его организатор не обязан размещать объявление о подготовке к проведению мероприятия в единой информационной системе.

С точки зрения заказчика, такая форма торгов имеет следующие плюсы:

• возможность достижения основной цели, то есть приобретения товара, работы, услуги;
• отсеивание предложений поставщиков, чьи условия кажется заказчику сомнительными;
• выбор наиболее выгодного предложения, так как вне условий участия в коммерческом тендере поставщик не был бы столь лоялен;
• прозрачность закупки;
• снижение уровня коррупции.

Для исполнителя участие в коммерческих тендерах также имеет ряд достоинств:

• получение новых заказов;
• дополнение портфолио;
• гарантированный рынок сбыта;
• расширение географии деятельности;
• отсутствие затрат на продвижение.

Есть еще ряд серьезных плюсов участия в коммерческих тендерах, о которых стоит сказать отдельно. К ним относятся низкий уровень конкуренции, быстрая оплата, адекватные сроки и условия исполнения контракта. Также иногда подобный договор предполагает предоплату или аванс.

Кто может участвовать в коммерческом тендере

В большинстве случаев организаторы коммерческих тендеров не устанавливают ограничений по юридическому статусу потенциальных исполнителей.

Для физических лиц предусматриваются такие правила:

• Физлица имеют право зарегистрироваться на электронной торговой площадке и принимать участие в торгах, как и остальные претенденты. Отличие состоит в том, что для физических лиц предполагаются некоторые ограничения и особенности.
• Обычно такие исполнители принимают участие в «простых» закупках, для которых не требуется регистрация ИП или ООО. Это могут быть аукционы по покупке квартир, предоставлению услуг переводчиков, гидов, репетиторов. Отметим, что не существует закрытого списка подобных услуг.
• Физические лица для участия в коммерческих торгах проходят максимально упрощенную аккредитацию на ЭТП. Им требуется предоставить только копию 1–20 страниц паспорта и свидетельство о присвоении ИНН. Кроме того, необходимо ввести свои банковские реквизиты и контактные данные.
• При заключении контракта заказчик сам удерживает НДФЛ с физического лица.
• Для периодического участия в государственных и коммерческих закупках физическому лицу рекомендуется открыть ИП или ООО.

При участии в коммерческих тендерах ИП нужно помнить о таких правилах:

• Предприниматель отвечает по обязательствам всем своим имуществом, даже после закрытия ИП.
• Заказчик сам решает, будет ли учитываться НДС при расчете цены. Используя УСН и не уплачивая данный налог, ИП может попасть в ситуацию, когда из стоимости будет вычтено 20 %. Если в проекте контракта не прописано, как действует заказчик при победе исполнителя на «упрощенке», стоит заранее уточнить данный вопрос.

Для юридических лиц также существуют свои тонкости:

• Внимательно ознакомьтесь с документами и уточните условия оплаты, если вы используете упрощенную систему налогообложения.
• Для разных видов юридических лиц предусмотрены свои правила подготовки бумаг для участия в торгах.
• Проще создать ООО с одним учредителем – тогда не будет необходимости в общем собрании участников для принятия решений.

Как принять участие в коммерческих тендерах

Участие в коммерческих тендерах для начинающих ничем не отличается от процедуры, через которую проходят опытные претенденты. Выделяют такие этапы:

Поиск тендера.

На самом деле, в поиске наиболее подходящего конкурса нет ничего сложного. Главное в этом деле – понимать, в каких именно тендерах вы бы хотели принимать участие. Государственные (по 44-ФЗ) и корпоративные (по 223-ФЗ) аукционы можно отслеживать на сайте единой информационной системы (ЕИС).

Интересующие коммерческие тендеры найти не так просто. Можно надеяться, что вам придет коммерческое предложение участия в тендере, но лучше взять все в свои руки. В данном случае рекомендуется использовать поисковые системы, поскольку в нашей стране насчитывается несколько тысяч различных коммерческих площадок, на которых размещается информация о тендерах и проводятся закупки. Иными словами, найти информацию о коммерческих тендерах, доступных для участия, вручную достаточно сложно.

Всего есть несколько способов поиска коммерческих торгов для участия:

• Ручной – является наиболее подходящим вариантом для некрупных субъектов бизнеса, редко участвующих в закупках. Обычно они работают с государственными заказчиками.
• Через специальные программы. Такие сервисы для участия в коммерческих тендерах могут оказывать услуги бесплатно или за деньги. Данный вариант поиска выбирают многие исполнители, поскольку он не требует больших временных затрат и позволяет просматривать конкурсы сразу коммерческой и государственной направленности.
• Поручение данной работы одному из специалистов компании. В таком случае главное, чтобы сотрудник точно знал, что от него требуется. Поэтому его нужно предварительно ознакомить с доступными сервисами и программами.
• При помощи сторонней компании. Но здесь нужно понимать, что вам придется предоставить данные о своей организации сторонним людям. Далеко немногие бизнесмены готовы на такой шаг.

Чтобы быстро найти привлекательный для участия коммерческий тендер, рекомендуется:

• иметь коды ОКПД, которые используют организаторы при размещении информации о проведении торгов в вашей сфере деятельности;
• знать ключевые слова, которые заказчики могут указать в описании предмета закупки;
• научиться пользоваться сохраненными настройками поисковых фильтров, чтобы избавиться от необходимости повторно вручную устанавливать параметры;
• быть подписанным на RSS-ленту результатов выдачи по настроенным поисковым параметрам;
• не реже раза в 2-3 дня искать новые сведения о проводимых закупках;
• регулярно отслеживать изменения информации по выбранной закупке на сайте – в извещение могут быть внесены изменения, даны разъяснения либо закупка может быть вовсе отменена;
• при регулярном участии в коммерческих тендерах рекомендуется работать с платными поисковыми средствами, чтобы не тратить зря время.

В нашей стране специалисты говорят о существовании свыше 6 000 различных коммерческих ресурсов, предназначенных для размещения данных и проведения тендеров. Заказчик имеет право выложить информацию на собственном сайте, выбрать для этого любую иную площадку либо отправить потенциальным исполнителям коммерческие предложения на участие в тендере, сформированные по единому образцу. Поэтому ручной поиск закупок при подобном количестве ресурсов требует слишком много времени.

Бесплатный поиск коммерческих тендеров для участия, по отзывам предпринимателей, имеет низкую эффективность. Дело в том, что при таком подходе необходимо регулярно посещать площадки, на которых выкладывается информация. В противном случае вы рискуете упустить аукцион. Во-вторых, ручной режим позволяет постоянно просматривать 10–20 ресурсов, при этом требует немало времени и сил. В-третьих, никто не дает гарантий, что на выбранных вами площадках регулярно будут размещаться интересные коммерческие тендеры.

Кроме того, обычно бесплатные площадки не позволяют фильтровать закупки по определенным параметрам. Если вас привлекает участие именно в коммерческих тендерах, рекомендуем задуматься над переходом на платный поисковик.

Большинство государственных и коммерческих заказчиков предпочитают проводить часть своих закупок в электронной форме. Для этого оформляется уникальная электронная цифровая подпись (ЭЦП), за счет которой документ получает юридическую силу. ЭЦП представляет собой закодированную информацию, занесенную на специальный носитель. Такая подпись позволяет идентифицировать участника аукциона и его документацию.

Чтобы получить ЭЦП, нужно подготовить:

• паспорт для ИП и уставные документы для организаций;
• свидетельства о регистрации и постановке на учет, выписку из единого государственного реестра;
• разрешение на участие в торгах от имени компании-заявителя, выданное лицу, предъявляющему бумаги.

Электронная подпись оформляется на представителя компании. Подпись (вместе с сертификатом) необходимо в течение нескольких дней предъявить в одном из удостоверяющих центров торговой площадки, после чего она действует год. Обычно компании выбирают для удостоверения ближайшую площадку.

Когда определенная торговая площадка выбрана, на ней необходимо пройти аккредитацию. Для этого нужно выполнить такие шаги:

• Заполнить специальную форму и заявление об открытии счета на сайте площадки.
• Приложить все необходимые документы в соответствии с обозначенным выше списком.
• Установить на компьютере специальное программное обеспечение и настроить его для работы на определенной ЭТП.

Подача документов осуществляется при помощи электронной почты либо участник торгов может принести бумаги лично или отправить по почте, если он выбрал другой формат. Тогда ему необходимо отметить адрес, указанный в извещении о проведении мероприятия. После того как заполненная форма отправлена, в течение пяти дней должно прийти подтверждение. Теперь нужно выбрать наиболее подходящий для участия коммерческий тендер.

После выбора одного из коммерческих тендеров потенциальный исполнитель должен перевести средства со своего расчетного счета в любом банке на счет электронной торговой площадки. Не так давно для выполнения этого шага требовалось платежное поручение. Теперь задача участника сильно упрощена – ему не надо создавать платежное поручение, отправлять средства на ЭТП, так как банк сделает все сам в момент открытия счета.

ЭТП замораживает полученный залог до завершения торгов, после чего возвращает деньги участникам на использованные ранее счета. Электронная площадка сама узнает у банка, есть ли у клиента средства, необходимые в качестве обеспечения. После торгов ЭТП сообщает банку, что можно разблокировать деньги, и клиент снова получает право распоряжаться ими.

Напомним, что заказчик сам формирует правила и состав документации для участия в коммерческом тендере. Также в его функции входит подготовка инструкции по заполнению заявки. Если такого руководства нет, исполнители могут воспользоваться нормами Закона 44-ФЗ.

Заявка на участие в тендере включает в себя:

• наименование организации, все известные и доступные адреса, контактные телефоны, информацию об учредителях;
• для ИП – паспортные данные;
• выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРИП либо их нотариальную копию, полученную не более 6 месяцев назад;
• решение об избрании или приказ о назначении руководителя;
• доверенность или ее нотариальную копию, если за участие компании в тендере отвечает ее представитель;
• дополнительные документы, когда к желающим принять участие предъявляются особые требования, допустим, необходима лицензия или членство в какой-нибудь саморегулируемой организации;
• копии учредительных документов;
• предложение участника по цене, качеству, срокам, пр.

Чтобы заказчик рассмотрел заявку, устанавливается ее обеспечение, размер которого может быть в пределах 0,5–5 % от общей суммы контракта. Нужно понимать, что также организатор имеет право потребовать дополнительные документы. На выбор исполнителя влияют не только предложенные сроки и стоимость работ, но и корректное оформление бумаг. Практика показывает, что исполнителю могут отказать в участии в тендере, если были выявлены ошибки при подготовке документации.

Для подачи заявки на участие дается ограниченный отрезок времени. Закон устанавливает, что сроки могут значительно различаться в зависимости от суммы контракта. Если последняя превышает три миллиона рублей, то на подачу заявки дается 20 дней с момента извещения о проведении торгов. Когда речь идет о меньшей сумме, данный период становится равен неделе. Количество дней можно проверить в тендерной документации. Если фиксированные временные рамки нарушены, потенциальный исполнитель лишается возможности на участие в коммерческом тендере.

Один участник может подать только одну заявку по каждому предмету закупок. Подготовленная документация нумеруется, прошивается, на нее ставят подпись уполномоченного лица и печать. После чего готовая заявка вместе со всеми бумагами запечатывается в конверт и направляется организатору. Адрес отправки прописывается в документах о проведении аукциона. Если речь идет об электронной подаче документов, форма заявки и остальная документация отправляются с закрытым доступом. Иными словами, до начала проверки заявок на участие их просмотр является невозможным.

Когда конверт доставлен к конкурсной комиссии, на нем записывают:

• название и номер лота;
• данные о лице, подавшем заявку;
• адрес претендента и название компании.

Представителю участника выдают расписку в получении документов. Если заявка подана в электронной форме, у оператора есть час, чтобы присвоить заявке номер и направить исполнителю пронумерованный электронный документ. Последний является подтверждением приема заявки на участие. Далее начинается аукцион, во время которого участники предлагают свои цены или технологические параметры работ.

Побеждает предложение с наименьшей ценой или лучшим, по мнению заказчика, с технической точки зрения проектом. Чтобы установить победителя, должны проголосовать все члены тендерного комитета. Если голоса разделились поровну, решение остается за председателем или организатором мероприятия. Далее участники узнают о результатах конкурса и получают обратно задаток или банковские гарантии. Последнее правило не распространяется на победителя.

Это финальный этап, который включает в себя пошаговую инструкцию по участию в коммерческих тендерах. Теперь стороны подписывают соглашение на поставку товаров или выполнение работ. Вид торгов влияет на то, каким образом будет заключен контракт. В целом, данная процедура состоит из таких шагов:

• В течение пяти дней заказчик публикует проект контракта, где указывается цена соглашения и вся информация о товаре.
• Победителю аукциона также дается пять дней после получения проекта контракта, чтобы подписать данный документ либо отправить заказчику протокол разногласий, если у исполнителя появились замечания.
• После получения протокола разногласий заказчик в течение трех рабочих дней дорабатывает проект контракта и повторно отправляет его на подпись исполнителю.
• У победителя есть три рабочих дня на подписание опубликованного проекта контракта своей усиленной электронной подписью. При этом он должен предоставить обеспечение исполнения условий соглашения, согласно нормам закона.
• Заказчик должен в течение трех рабочих дней после подписания ознакомиться с обеспечением и тоже подписать бумаги.

Контракт вступает в силу после его официальной публикации в ЕИС.

Распространенные мифы о коммерческих тендерах

Проведение коммерческих тендеров и участие в них приобретает все большую популярность среди предпринимателей, поэтому активно растет объем сведений о таких мероприятиях. Остановимся на наиболее распространенных слухах о такого рода торгах, не имеющих под собой серьезных оснований:

• В нашей стране «все продается», поэтому организаторы тендеров нередко допускают махинации. Подобные подозрения бизнесменов вполне логичны, но сегодня антимонопольная служба активно работает в данном направлении, что серьезно усложняет попытки любых противозаконных действий.
• Никто не поможет, если закон все же был нарушен. Однако у ФАС есть полномочия на пересмотр итогов торгов, если исполнитель может представить доказательства недобросовестности организатора.
• В торгах могут победить только бывалые игроки рынка. Но если заказчика привлекут условия, предложенные новичком, а при оформлении документов не допущено ошибок, такой исполнитель может конкурировать с известными фирмами.
• Заказчики не готовы вовремя оплачивать работу. Если исполнитель столкнулся с таким нарушением, он имеет право прибегнуть к помощи ФАС для разрешения вопроса.

Какие риски нужно учесть перед участием в коммерческом тендере

Заказчик не всегда обязан подписывать контракт. Коммерческие закупки предоставляют большую свободу, что чревато недостаточной определенностью в некоторых моментах. Потенциальный исполнитель может найти интересный для участия тендер, выиграть его, а организатор не захочет подписывать договор – у него есть на это право в соответствии с составленным им Положением.

Также помните, что всегда есть вероятность столкнуться с мошенниками. В коммерческих закупках встречаются два вида обмана:

• Заказчик открывает фирму-однодневку, регистрируется на торговой площадке в качестве организатора торгов и объявляет несколько закупок на большие суммы. После того как участники перечислили залог, организатор исчезает вместе с деньгами.
• Заказчик может требовать от участников предоставить сертификат добросовестности или любую иную, не имеющую юридической силы, бумагу. Одновременно он открывает организацию, которая занимается предоставлением нужных сертификатов за десятки тысяч рублей.

Чтобы не оказаться в неприятной ситуации, соберите информацию о заказчике: сколько он находится на рынке, есть ли арбитражные дела по невыплатам контрагентам, похож ли на фирму-однодневку (массовый адрес или учредитель).

Это все основные правила участия в коммерческих тендерах, о которых организации должны помнить, чтобы быть успешными. Безусловно, у любых торгов есть немало тонкостей, но их не нужно бояться – они станут вам известны, когда вы попробуете принять в участие в подобных мероприятиях.

Как создать тендерный отдел: пошаговый алгоритм

Тендерный отдел — структурное подразделение, которое отвечает за участие в закупках. В статье раскроем пошаговый алгоритм его создания.

Принимаем решение

На первый взгляд принятие решения о создании отдела выглядит предельно однозначным, ведь одним из самых эффективных приемов управления в организации является делегирование. В сфере тендерных продаж используют несколько способов воплощения приема от самых неэффективных до крайне неожиданных. Рассмотрим по порядку.

Отложить создание отдела

Не всегда существует необходимость в организации тендерного подразделения на постоянной основе. Связано это с количеством заказов, в которых компания собирается участвовать. Если у организации в планах сделать государственные контракты одним из постоянных источников дохода, то решение об организации нового структурного подразделения довольно оправданно. А если же компания планирует участвовать в 1-2 тендере в месяц, нерезонно открывать новое направление. С таким объемом может справиться сторонняя организация, основной функцией которой как раз и является тендерный консалтинг. После поверхностной аналитики руководитель вправе принять решение о приостановлении создания структурного подразделения.

Возложить дополнительные обязанности

Это одна из первых мыслей, которая приходит в голову руководителям после принятия решения об участии в госзакупках. При таком сценарии отпадает необходимость организации кампании по поиску тендерных специалистов, проведению собеседований и выбора. Проще за дополнительную плату «наградить» уже работающего сотрудника дополнительными обязанностями в области госзакупок. Однако, как правило, такой сценарий обречен. Дело в том, что у сотрудника, во-первых, есть непосредственные обязанности, во-вторых, у него нет компетенции и опыта в новом направлении, в-третьих, отсутствует мотивация. Н а практике реализация такого сценария приводит к тому, что работа выполняется спустя рукава. У местна поговорка «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь».

Создать полноценный отдел

Альтернативным решением является создание солидного подразделения. К подобному сценарию управляющие приходят, когда анализируют объемы государственных закупок. После этого набирается целый штат тендерных специалистов. Содержание коллектива: выплата заработной платы, налогов, взносов, приобретение мебели и офисной техники и другие издержки — приводит к тому, что на торгах их обходят компании с меньшими издержками.

Для принятия решения необходимо оценить востребованность у заказчиков вашей продукции, количество заказов, в которых вы потенциально готовы участвовать. После этого необходимо принять решение о создании тендерного подразделения. Причем не всегда отдел подразумевает большой штат сотрудников. На первых порах с объемами справится один или два тендерных специалиста.

Строим отдел

Тендерное подразделение может состоять и из одного человека. Рекомендую при построении работы ориентироваться на функции управлений по А. Файолю:

• планирование;
• организация;
• координация;
• мотивация;
• контроль.

Планирование тесно связано с целями и аналитикой. У каждого направления в организации должны быть показатели и измеримые результаты. Т о, что мы не измеряем, мы не контролируем. В зависимости от сезона, расширения производства, социальных, экономических изменений в стране планы тендерного отдела меняются.

В организацию работы входит режим рабочего времени, распределение задач, собственных или подчиненных.

Под координационной функцией стоит понимать взаимодействие с другими отделами в процессе деятельности. Например, тендерному специалисту приходится взаимодействовать с отделом снабжения для расчета цены контракта, с юридическим отделом приходится решать совместные задачи, и с другими

Мотивация — это внутреннее стремление выполнить поставленные планы. Она исходит как извне, например премия по результатам работы, так и внутренние мотивы могут присутствовать. Например, опыт работы в престижной компании, результаты работы, которые записывают в портфолио.

Финальная функция — это контроль — составление отчета, выстраивание воронки продаж, подсчет цикла сделки, финальных результатов. Причем контроль может быть как текущим (по факту закрытия контракта), так и периодическим (месячный, квартальный, годовой).

Как правило, с этими функциями справляется руководитель отдела. Однако, в результате развития одному человеку не справиться с выполнением всех функций. Целесообразно собрать команду специалистов, которые будут выполнять их все. Рекомендуем для эффективной работы отдела пригласить на работу следующих специалистов:

1. Руководитель отдела. Его главной функцией является координация и организация работы всего отдела и контроль и составление отчетности.
2. Специалист по аналитике. Его главной задачей должно стать планирование.
3. Юрист по торгам. Главный исполнитель, который отвечает за составление документов, следить за изменениями в процедуре торгов, заниматься написанием запросов на разъяснения и обращений в ФАС и суд.
4. Тендерный специалист. Его зона ответственности связана с организацией всего процесса участия. Получение подписи, настройка рабочего места, аккредитация, направление документов и подписание контракта.
5. Курьер. Он может заниматься доставлением заявок в живых процедурах. Например, запросы котировок и конкурсы. Наличие этой штатной единицы позволяет в одно и то же время участвовать и в аукционах, и в запросе котировок.

Распределяем обязанности

После того как мы определились с функциями отдела, нам необходимо определиться с ежедневными задачами. Ниже мы привели примерный перечень самых распространенных обязанностей из должностных инструкций практикующих тендерных специалистов, которые следует прописать в должностной инструкции.

1. Составление комплекта документов и получение ЭП.
2. Получение доступа к торгам (аккредитация, переаккредитация) на федеральных и(или) коммерческих ЭТП.
3. Настройка рабочего места для участия в торгах.
4. Поиск и мониторинг государственных заказов в ЕИС, согласно специфике деятельности организации.
5. Изучение и анализ документации, технического задания.
6. Аналитика конкурентов и мониторинг результатов завершенных тендеров.
7. Подготовка и подача заявок.
8. Получение необходимых справок и выписок и их нотариальное заверение.
9. Отслеживание изменений в законодательстве, регламентирующем процедуры закупок.
10. Получение займов и банковских гарантий.
11. Взаимодействие с субподрядчиками (в случае если организация является посредником).
12. Участие в закупках (личное или дистанционное).
13. Написание запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок.
14. Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках и результатов таких закупок.
15. Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации.
16. Подписание контрактов.

Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела

Получил 3 диплома с отличием по юриспруденции и управлению закупочной деятельности. Работал ведущим специалистом в администрации муниципального образования, специалистом по размещению заказа в федеральной организации и руководителем тендерного отдела.

Источник https://cett.biz/poleznaya-informaciya/statii/uchastie-v-kommercheskikh-tenderakh/

Источник https://goscontract.info/tender/kak-sozdat-tendernyy-otdel-poshagovyy-algoritm

Источник

Источник