Как организовать рекламный тендер

Рынок услуг по производству рекламы предлагает заказчикам огромный выбор всевозможных агентств и специалистов. И если у компании нет своего исполнителя или они хотят его сменить, то лучший вариант – проведение тендера.

Что такое рекламный тендер?

Понятие тендер изначально использовалось в совершенно других отраслях экономики, связанных с госсектором, но значение свое сохранило. Рекламный тендер – это конкурсный отбор подрядчика (в данном случае рекламных услуг) для решения конкретной задачи в определенный срок и в рамках заявленного бюджета.

Эффективность такого метода, в первую очередь, обусловлена состязательным характером рекламных тендеров. Поэтому фирмы, которые хотят получить заказ, предлагают относительно низкие цены на качественные проекты. У рекламодателя в ходе тендера есть реальная возможность увидеть, как работает каждый исполнитель и какой продукт может получиться на выходе. В итоге заказчик находит наиболее подходящую фирму, с которой и заключает контракт.

Основная цель проведения тендера – заключение договора на оказание рекламных услуг с агентством или менеджером. Однако в процессе отбора работ выполняется еще одна задача – поиск идей, которые затем будет реализовывать подрядчик.

Тендеры бывают открытые и закрытые. В первом случае заявки может подать любой исполнитель, готовый выполнить условия тендера. Закрытый конкурс подразумевает ограниченное число участников, которых выбирает рекламодатель. Чаще всего проводятся именно закрытые тендеры.

Подготовка к проведению тендера

Если вы планируете провести закрытый тендер, то понадобится потратить время и силы на первичный отбор участников. Проведите мониторинг рекламных и маркетинговых агентств. Можно ограничиться только вашим городом, но если планируется крупная рекламная кампания, рассчитанная на большой бюджет, то стоит рассмотреть фирмы федерального и даже мирового уровня.

Параметры, по которым будут отбираться участники тендера, определяет рекламодатель, но есть несколько моментов, на которые стоит обратить повышенное внимание:

• история и опыт фирмы,
• количество сотрудников,
• виды рекламных услуг, которые предоставляет фирма,
• работы из портфолио, находящиеся в открытом доступе,
• категории товаров и услуг, которые рекламировал данный исполнитель,
• наличие наград и премий в области рекламы,
• содержание коммерческого предложения и стоимость услуг.

На этапе первичного отбора рекомендуется использовать единую систему оценки в баллах или процентах, оценивая каждый из пунктов. Например, выделите пять наиболее важных пунктов, которые будут стоить по 20%.

Содержание брифа для участников тендера

Для рекламных агентств, которые пройдут предварительный отбор на участие в рекламном тендере, заказчик создает техническое задание на выполнение работ, который называется бриф. Бриф содержит в себе следующую информацию:

• Данные о компании, проводящей тендер, включая предыдущие рекламные кампании, позиционирование бренда и стратегию продвижения.
• Цели рекламной кампании. Они могут касаться вывода продукта на рынок, поддержания имиджа торговой марки или увеличение продаж.
• Требования к фирмам-участникам, а также информация, которая должна быть представлена на презентации.
• Описание методов продвижения и характеристик рекламного продукта, который заказчик хочет разработать при помощи исполнителя.
• Условия и сроки участия в рекламном тендере, а также критерии, по которым будет определяться победитель.
• Максимальный бюджет или стоимость определенных услуг.
• Дополнительная информация. Например, некоторые заказчики принимают работы только в определенном виде и формате. Это тоже необходимо указать в брифе.

Иногда в бриф включается список других участников тендера. Информация о конкурентах может повысить ценность заказа и улучшить имидж заказчика, а значит увеличить эффективность всего конкурса.

Этапы проведения тендера

Проведение тендера включает в себя несколько этапов, в результате которых компания заключает контракт, и начинается работа над рекламным продуктом. Основные этапы рекламного тендера:

1. Первичный отбор участников. На этой стадии происходит сбор информации, часть которой вы можете запросить у возможных исполнителей. Уже на этом этапе вы можете сделать предварительные выводы о профессионализме агентства, а его руководство, в свою очередь, — о ваших требованиях.
2. После отбора проходит рассылка брифа, в котором задержится техническое задание на создание рекламного продукта или кампании. В ответ на него агентство должно отправить заказчику подтверждение о дальнейшем участии.
3. Презентация участников. Отобранные рекламные агентства должны в обозначенный срок предоставить заказчику информацию о своих услугах и портфолио, а также результаты разработки идей в рамках технического задания. Информацию можно запросить по электронной почте, а можно назначить встречу лично или связаться по видео-связи.
4. Рассмотрение заявок на реализацию проекта и подведение итогов. Определите не только победителя, но и второе и третье места. Тогда в случае если не удастся достичь договоренностей, у рекламодателя останется запасной вариант.
5. В обозначенную дату подведения итогов всем участникам рассылаются уведомления с результатами конкурса. Крупные компании часто планируют бюджет таким образом, чтобы даже проигравшие участники получили небольшую компенсацию, ведь никогда нельзя исключать сотрудничество в будущем.

Планируя рекламный тендер, заранее рассчитайте трудовые и временные затраты на каждый этап и обязательно обозначьте сроки. Тогда каждая из компаний-подрядчиков окажется в одинаковых условиях, а конечный выбор будет непредвзятым и выгодным для обеих сторон.

Рекламные тендеры получили большую популярность благодаря своей эффективности. Но в погоне за лучшими идеями важно помнить о конечных целях и стратегии продвижения. Поэтому если рекламодателю удалось найти хорошего исполнителя, то стоит продолжить сотрудничество на долгосрочной основе, и тогда реклама торговой марки будет выполнена последовательно и в единой концепции.

02 ноября, 2018, 09:45, 161 просмотр Понравилась новость? Поделись ей с другими:

Тендеры в digital-рекламе: как подготовиться, чтобы выиграть

Если вы хотите принять участие в тендере и получить преимущество перед конкурентами, необходимо заранее и тщательно готовиться. Коммерческий директор в MediaGuru Анна Гусятникова дает рекомендации по подготовке к участию: где и какую информацию искать, как оформить документы и повысить шансы на выигрыш.

Предупрежден — вооружен! Знание подводных камней при подготовке и участии в тендере даст вам преимущество перед конкурентами. И наоборот: стоит упустить, казалось бы, совсем неважную мелочь — а вы уже за бортом на стадии отборочного этапа.

Вопросами тендеров в MediaGuru я как специалист занимаюсь с 2008 года. В пиковые сезоны — ранней весной и поздней осенью и в декабре — количество тендеров, в которых наша команда принимает участие, достигает 30–35 лотов, бывает и больше. Процент выигрыша в среднем составляет 1,5–3%. Нельзя сказать, что это мало, так как сами выигранные тендеры слишком разные по трудозатратам проектных групп и сложности в подготовке и реализации поставленных задач.

В статье мы рассмотрим, как подготовиться к тендеру. Делать это можно и нужно. Как минимум потому, что некоторые требуемые документы (чаще всего бухгалтерские) оформляются налоговой дольше срока, выделенного на подачу заявки от участников.

На чем держатся тендеры

Если вы решили присоединиться к миру тендеров, в первую очередь ознакомьтесь с двумя китами, на которых он держится:

1. Государственные торги/закупки : федеральный закон (ФЗ) № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
2. Коммерческие закупки: ФЗ № 223 «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Теперь перейдем к стандартному списку действий компании, необходимых для того, чтобы ее приняли как претендента на тендер.

Найдите информацию по тендерам

Чтобы приготовить блюдо, нам нужна посуда. В тендерах это источники, поисковые системы и порталы, из которых мы будет брать информацию по тендерам. Зачем?

Чаще всего компании размещают свою закупку через определенный сайт, который специализируется на проведении тендеров. Чтобы посмотреть документы, бюджеты и контактные лица, нужна регистрация. Ее этапы:

1. Придумать логин и пароль.
2. Загрузить в личный кабинет данные о компании и заполнить карточку.
3. Пройти проверку корректности внесенной информации.

Только после этого вам откроется доступ к части закупок или демо-версия, в которой, например, можно посмотреть 10 тендеров бесплатно.

Чтобы получить больше возможностей, нужно приобрести доступ: выбрать тариф и период , оплатить — и можно свободно пользоваться сайтом.

На такую, казалось бы, мелочь уходит от двух до пяти дней: на регистрацию, проверку документов площадкой, оплату и зачисление средств. А если попасть на выходные? Тогда процедура может затянуться на неделю, а потенциальный участник — благополучно пролететь с понравившимся тендером.

1. Заранее выберите несколько площадок, где будете отслеживать тендеры и закупки. Это могут быть Сбербанк АСТ, Ростендер, Госзакупки, Закупки.ру.
2. Загрузите все актуальные документы и данные о вашей компании.
3. Оплатите тариф на долгий период, например, на один год. Чем он дольше, тем ниже цена в совокупности.
4. Оформите подписку на интересующие темы, например, вы можете фильтровать тендере по контекстной, медийной или таргетированной рекламе, а также обозначить регион и рамки бюджета. Уведомления о тендерах будут регулярно поступать на почту, и вы ничего не упустите.

Сделайте электронную цифровую подпись

Многие компании отказались от схемы «распечатать документ — поставить подпись и печать — отсканировать — прислать скан» в пользу документов, подписанных электронной цифровой подписью. Это быстро и удобно, никакого фотошопа для жуликов и мошенников, нет тяжелых сканов.

Стоимость цифровой подписи варьируется в пределах 1 500–10 000 рублей. Дешевле — не значит хуже или лучше. Все зависит от площадок применения и срока действия: чем дороже ЭЦП, тем большее количество сайтов, которые ее принимают, и тем дольше срок ее действия.

ЭЦП делают один рабочий день и обычно бесплатно привозят в офис. Сделайте ее как минимум на один год и имейте в виду — лицензия может быть установлена на один или несколько компьютеров.

Установка драйверов простая: при запуске нажимаете 10 раз кнопку «далее», затем — «готово». Впрочем, некоторые компаний делают это за дополнительную плату.

Чтобы получить ЭЦП для участия в торгах, подготовьте простой пакет документов. Перечень зависит от организационно-правовой формы организации.

• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);
• свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
• копия документа о назначении руководителя (решение, приказ);
• паспорт владельца сертификата (фото и прописка);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
• карта предприятия с реквизитами для выставления счета.

• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);
• свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя;
• паспорт владельца сертификата (фото и прописка);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
• карта партнера с реквизитами для выставления счета.

Все документы должны быть представлены в виде цветных сканов оригиналов в хорошем качестве.

Совет: пока готовите документы для получения подписи, закажите сразу и выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) в налоговой. Этот документ обязательно понадобится вам при прохождении аккредитации на торговых площадках, а срок его изготовления составляет несколько дней.

Ознакомьтесь с видами и типами тендеров

Эта мера спасет вас от напрасной траты времени. Например, один из популярных видов тендера — закупка у единственного поставщика, которая не подразумевает выбор другого исполнителя. При этом отправка заявок и коммерческих предложений (КП) от участников не запрещена. Этот тип тендера нужен, чтобы официально пролонгировать договор с текущим подрядчиком в случае, если компания (обычно это государственное предприятие) закупает товары или оказывает услуги только путем проведения тендера.

В России, согласно законодательству, с 1 июля 2018 года в электронной форме проводятся:Открытые конкурсы — для участия всех желающих;

1. Конкурсы с ограниченным участием. Чтобы попасть на участие в лот, нужно соблюсти требования заказчика по предварительному отбору.
2. Двухэтапные конкурсы. Тендер проходит минимум в два этапа: сначала отбор участников, затем выбор поставщика услуг или товара.
3. Электронные аукционы, предполагающие участие через специализированную платформу онлайн.
4. Запросы котировок. Часто используется в госзакупках, не требует от участников оплаты обеспечения заявки, то есть участия.
5. Запросы предложений предполагают свободный запрос коммерческих расчетов от компаний, нет жестких правил участия.

Определение поставщика закрытым способом также может проводиться в электронной форме, но на специализированных электронных площадках — это сайты, доступ к которым происходит через защищенные каналы связи (об этом шла речь выше).

Конкурентные способы закупки по 44-ФЗ делятся на открытые и закрытые.

Конкурс предполагает, что заказчик будет отбирать поставщика не только по цене, но и по своим заявленным критериям: кто предложит лучшие условия, тот и победит в конкурсе.

Особенность конкурса с ограниченным участием по 44-ФЗ состоит в том, что участники проходят предквалификационный отбор. Так отбираются компании, если их товары или услуги сложные, инновационные, требуют особой квалификации.

Если среди всех претендентов, подавших заявку на участие, останется кто-то один, торги признаются несостоявшимися. Их закрывают, после чего вся процедура проходит повторно. Если отбор пройден несколькими участниками, комиссия рассматривает и оценивает каждую заявку, а заказчик выявляет победителя на основании ее оценок.

Следующий тип закупки — аукцион. Он используется заказчиком, если главным критерием для выявления победителя служит цена на объект торгов. Электронный аукцион проходит на ЭТП, его проведение обеспечивает оператор площадки.

На мой взгляд, это один из самых несправедливых типов тендера. Цены не всегда прозрачные, к тому же неизвестно, что не включил в свою сумму ваш конкурент, лишь бы его предложение получилось визуально выгоднее вашего.

Извещение о запросе предложений (на сегодняшний день — один из самых популярных среди коммерческих крупных компаний) размещается в единой информационной системе для неограниченного числа участников. Победителем становится тот, чье предложение в наибольшей степени соответствует объекту закупки.

Здесь допустимо (но не обязательно) и платное участие: вы оплачиваете обеспечение заявки — фиксированный процент от суммы потенциального контракта, который вам вернется, если выиграете тендер. Так заказчик отсеивает ряд неплатежеспособных компаний. По итогу выигрыша нужно внести сумму обеспечения контракта — тоже процент, который замораживается на срок действия всего контракта как гарантия корректного исполнения обязательств поставщиком. Если вы все свои обязательства выполнили в полном объеме, заказчик возвращает эти деньги в полном размере.

Закон предусматривает проведение закрытых торгов в электронной форме на специальных площадках и в «бумажной». Это когда вы все документы распечатываете, подписываете, заверяете подписью генерального директора, отвозите в тендерную комиссию со сканами всего указанного, еще и на электронном носителе (флешка или диск).

Сделайте нормальное коммерческое предложение

Ваше коммерческое предложение (КП) должно быть четким и понятным, в идеале — небольшим. Представьте себя на месте комиссии: участников много, каждый делает презентацию на 100+ страниц. А вам нужно найти время и силы все это посмотреть, ничего не упустить и провести адекватное сравнение, чтобы выявить победителя или того, кто пройдет в следующий отборочный этап.

Помните, что хорошее КП должно быть кратким и лаконичным — мозг улавливает и чаще запоминает начало и конец из увиденного, поэтому старайтесь всю суть расположить в начале. Не забудьте добавить четкие пояснение по ценовому предложению, а также выделить ваши главные преимущества перед конкурентами.

1. Итоговая сумма ваших расчетов с НДС, комиссией за 12 месяцев и т. д. Часто компании, работающие без НДС, упускают этот момент и тихонько умалчивают истинную причину, по которой их цена ниже конкурентов.
2. Период. Этот пункт занимает почетное место на пьедестале ошибок. Пример: тендер на три месяца, а подрядчик указывает сумму за один, вероятно, думая, что клиент сам посчитает полную стоимость, и все будет отлично. Нет, не посчитает.

Организаторы тендеров в своем большинстве научились грамотно оформлять документацию по тендерному заданию и указывать, что и как должно быть включено в КП, а что — отдельно от итоговой стоимости. Ваша задача — внимательно читать и проверять (!) свои готовые материалы.

Тендеры — как время года: бывают высокие сезоны, когда их много, и это накладывает отпечатки на привычный режим работы и загрузку проектных групп в команде. Так что если вы решили нырнуть в океан закупок и попытать счастье в этом поприще, подготовьтесь заранее: и морально, и физически. Большое количество расчетов и КП должен кто-то делать. Сроки почти всегда ограниченные, и опаздывать нельзя — с вами благополучно попрощаются.

Чек-лист по подготовке к тендерам

1. Сделайте вчера то, что можно сделать уже вчера! Подготовьте комплект документов и шаблоны для них.
2. Пройдите аккредитацию и купите подписку на выбранных тендерных площадках.
3. Оформите ЭЦП.
4. Сконцентрируйтесь на тех типах закупок, которые вам близки и по карману. Подписка сэкономит ваше время при поиске нужного варианта.
5. Сформируйте команду профессионалов, которая сможет в ускоренном режиме готовить расчеты и КП.

Помните — именно вы можете стать победителем в самом неожиданном для вас тендере. Верьте в себя и готовьтесь заранее, удачи в нелегком бою!

Источник https://www.exdex.ru/useful8_raznoe_1651/kak-organizovat-reklamnyy-tender

Источник https://www.mediaguru.ru/blog/tendery-v-digital-reklame-kak-podgotovitsya-chtoby-vyigrat/

Источник

Источник