Планирование и сбор требований к проекту в бизнес-анализе. Часть 3

Данная статья – продолжение нашей большой статьи по бизнес-анализу. Чтобы читать сначала, пожалуйста, перейдите по этой ссылке.

1. План сбора требований
2. Виды сбора требований в бизнес-анализе
3. Сбор требований через собеседование
4. Сбор требований через мозговой штурм
5. Сбор требований через наблюдение за работой
6. Сбор требований с помощью опросов
7. Использование бизнес-правил и матрицы отслеживания требований
8. Как понять, что у вас достаточно требований перед началом проекта

План сбора требований

План сбора требований – это то, что объединяет все ваши элементы сбора требований, чтобы создать комплекс запросов, который всем понятен и отвечает потребностям заинтересованных сторон. Требования исходят от людей, из отделов и организаций, которые вносят необходимые изменения, и их идентификация дает вам понять, с кем вам нужно взаимодействовать.

Людей в проектах также можно разделить на заказчиков и реализаторов. Мы ищем мнение людей, которые запрашивают и влияют на изменения, и фиксируем их как требования. Затем бизнес-аналитики упаковывают эти требования в пакет требований, чтобы сообщить о потребностях пользователей. Пакет требований используется реализаторами, которые принимают эти требования и превращают их в продукты, сервисы или системы, отвечающие потребностям заказчиков.

Следование нескольким руководящим принципам сделает процесс сбора требований проще и эффективнее. Во-первых, вам нужно понять определения терминов и значения аббревиатур, создав и используя глоссарий терминов в областях, с которыми вы будете работать. На протяжении всего проекта продолжайте обновлять глоссарий. Это поможет найти взаимопонимание между заказчиками и реализаторами.

Во-вторых, необходимо запланировать время с заинтересованными сторонами, чтобы собрать их требования. Заблаговременная отправка подробных целей и повестки дня, а также сопроводительной документации помогает заинтересованным сторонам понять, чего вы пытались достичь за время совместной работы.

В-третьих, заранее определите, как вы будете собирать информацию на встрече с заказчиком. Задавать вопросы, зондировать, записывать ход встречи сложно. Запись заметок очень важна, но сбор точной информации – это ваша цель. Поскольку требования различаются по деталям и важности для проекта, классификация требований поможет реализаторам различать обязательные, важные и полезные требования.

Хорошая практика – использовать единый язык во всех сборах требований. Требования заинтересованных сторон должны начинаться с «Пользователь запрашивает . ». Функциональные и нефункциональные требования должны начинаться с «Решение должно . » или «Система должна . ».

По мере того как вы записываете эти требования, их необходимо сделать отслеживаемыми, чтобы зафиксировать, кто определил требование или сделал запрос, когда он был записан, кто был автором (один человек или команда) и т.д. Очень важно, чтобы люди, получившие результаты, могли связаться с нужным ресурсом при поиске каких-либо разъяснений.

В-четвертых, необходимо утвердить требования. После того как вы проверили и утвердили требования с каждой из заинтересованных сторон, пакет готов для утверждения заказчиком и спонсором проекта. После получения одобрения они становятся базовыми требованиями, и любые изменения с этого момента должны будут соответствовать предписанному процессу управления изменениями , чтобы понять влияние изменения в контексте всего проекта.

Виды сбора требований в бизнес-анализе

Подготовка к встрече с заинтересованными сторонами должна проходить на серьезном уровне. Прежде чем услышать их требования, необходимо изучить кое-какую информацию, чтобы гарантировать, что понимание аналитика согласуется с фактическими желаниями или намерениями заинтересованных сторон.

Готовясь к взаимодействию с заинтересованными сторонами, сначала соберите письменный материал в виде анализа процессов и вариантов использования:

• документы, детализирующие выполняемые работы;
• проверка артефактов, таких как формы, отчеты, характеристики и т.д.;
• понимание моделей в виде блок-схем, например;
• предоставление прототипов. Визуальное представление ожидаемого результата.

Заинтересованные стороны должны быть вовлечены на протяжении всего процесса сбора требований. Они предоставляют возможность квалифицировать, количественно оценивать, проверять и подтверждать другие выполненные аналитические действия, а также позволяют проверять ваши основные предположения, быстро предоставляя обратную связь.

Взаимодействие с заинтересованными сторонами может осуществляться несколькими способами:

• Собеседование. Отлично подходит для получения подробной информации от отдельных лиц.
• Мозговой штурм. Групповая техника, которая предоставляет широкий спектр идей и информации для дальнейшего анализа.
• Наблюдение за работой. Оценка роли или процесса, с точки зрения взаимодействия с пользователем.
• Опрос. Способ получить информацию от многих людей за короткий период времени.

Неспособность собрать требования к качеству на этапе планирования проекта только вызовет гораздо большие проблемы и нехватку времени на более поздних этапах выполнения и тестирования. Процесс определения, анализа, документирования и передачи требований является неотъемлемой частью роли бизнес-аналитика, и риск успеха или неудачи проекта зависит от качества зафиксированных требований.

Чтобы убедиться, что вы собрали важные требования, просмотрите каждое из них по 10 основным контрольным вопросам качества требований. Данное требование:

1. Необходимое?
2. В рамках проекта?
3. Конкретное?
4. Измеримое?
5. Достижимое?
6. Реалистичное?
7. Отслеживаемое?
8. Грамматически правильное?
9. Правильно определенно и организованно?
10. Отвечает ли оно на вопрос «Что», а не «Как»?

Сбор требований к качеству является обязательным условием для определения того, что именно запрашивают заинтересованные стороны.

Сбор требований через собеседование

Поскольку участие заинтересованных сторон упоминалось как одна из трех главных причин успеха проекта, собеседование дает пользователям возможность участвовать в проекте, предоставляя подробную информацию и тем самым обеспечивая более высокие требования к качеству.

Аналитики часто забывают, что во время собеседования они должны быть настроены на вопросы, а не спешить с поиском решения. Они должны узнать о реальной проблеме или возможности, а также о людях, которые работают в рассматриваемой сфере. Им нужны факты.

Структура процесса собеседования важна для построения взаимопонимания и доверия с заинтересованной стороной. Для начала необходимо подготовить и запланировать собеседование. Разошлите запрос на встречу с определенной целью, повесткой дня и любыми сопутствующими материалами.

Далее вам необходимо использовать методы захвата требований. Они выступают в виде опроса, который помогает вам получить информацию. Для этого используйте четыре метода опроса:

• Начинайте с открытых вопросов (Кто? Что? Когда? Где? Почему? Как?). Используйте их для того, чтобы люди говорили и предоставляли информацию. Например, «В чем основная причина вашего желания внести это изменение?», «Кто еще в этом будет участвовать?».
• Затем переходите к закрытым вопросам. Используйте эти вопросы, уточняя информацию и спрашивая о предпочтениях. Например, «вы бы предпочли вариант А или Б, если …?».
• Фактические вопросы используются для получения конкретной информации, например, «сколько товара создается в час?» или «сколько требуется одновременных входов в систему?».
• Эмоциональные вопросы используются для выявления болевых точек, опасений и воздействий. Например, «Расскажите мне, когда в последний раз вас разочаровывал текущий процесс?».

С помощью этих вопросов вы получите достаточно информации, но не забывайте прислушиваться к требованиям. Для этого вам необходимо продемонстрировать свои навыки слушания, о которых мы писали в нашей статье «Правила эффективного слушания. Трудности, определение слабых сторон, практика» .

В процессе собеседования требования бывают двух форм: явные и предполагаемые. Явные требования легче всего услышать. Пользователь очень четко описывает свои потребности или предложения по улучшению: «Мне нужна пропускная способность 50 упаковок в минуту» или «Наша служба должна соответствовать стандарту ISO …, раздел 15, пункт 4.2».

Предполагаемые требования выражаются в виде жалобы или недовольства пользователя. Например, «Почему мне нужно снова вводить всю информацию о поставщике, если она уже хранится где-то еще?».

Прислушиваясь к этим эмоциональным ответам, задавая фактические и закрытые вопросы, вы создадите требования заинтересованных сторон. Например, «Пользователь (Отдел продаж) запрашивает функцию поиска клиентов, основанную на названии продавца, для получения информации о поставщике, уже хранящейся в системе Х, включая имя, адрес, сведения о доставке и заполнение этих деталей в Системе продаж, в разделе новых заказов». Теперь это требование выглядит конкретным, измеримым, достижимым, реалистичным и отслеживаемым.

Хороший аналитик задает проницательные вопросы и прислушивается к запросам, потребностям, проблемам, комментариям, предложениям, идеям, мыслям, руководящим принципам, правилам и показателям для разработки списка потенциальных требований. И, наконец, информация, собранная во время собеседования, должна быть немедленно зафиксирована и подтверждена пользователем.

Сбор требований через мозговой штурм

В работу команды и проекта вкладывается множество разных идей, и зачастую вам, как бизнес-аналитику, нужно убедиться, что у вас есть достаточно хороших идей для продвижения проекта. Мозговой штурм – это кратковременное групповое занятие, во время которого каждому разрешается сказать все, что он считает важным по обсуждаемой теме.

Организатор или фасилитатор проводит группу через процесс, следя за тем, чтобы все участники соблюдали основные правила мозгового штурма. Начните с четкого определения цели и ожидаемых результатов сессии. Цель состоит в том, чтобы генерировать как можно больше идей за счет участия всех присутствующих. Должен выступить каждый участник, и здесь не может быть плохих идей, критики или споров.

Сосредоточьтесь на временных рамках обсуждения. Вы гарантируете, что идеи и информация, не относящиеся к теме, будут собраны для дальнейшего обсуждения. Как только информация будет собрана, постарайтесь объединить все идеи.

Мы уже описывали процесс мозгового штурма в нашей статье «Стратегическое планирование. Практические шаги по поиску перспективных проектов» , но здесь затронем 4 шага, которые будут относиться к определению требований.

Шаг первый: установите основные правила. Сообщите людям, что это мозговой штурм, где все идеи имеют ценность. Это могут быть плохие идеи, но они могут привести к продуктивному обсуждению. Самое главное – следить за тем, чтобы люди не критиковали какие-либо идеи.

Шаг второй: установите ограничение по времени. Исследования показывают, что творческое мышление более эффективно, когда есть ограничение по времени. Установите ограничение на время сеанса в 20 минут.

Шаг третий: определите отправную точку. Поскольку вы определяете требования к конкретному продукту или услуге, у вас есть контекст. Определяя общие цели бизнеса для конкретного проекта и записывая их перед встречей, вы способствуете подсознательному обдумыванию идей.

Шаг четвертый: запишите идеи. Все присутствующие в комнате делятся идеями по мере их поступления. Запишите их, но не редактируйте. Не пытайтесь собрать все идеи в организованные списки. Это не время для структуры. На этом этапе ставьте количество важнее качества.

Когда пришло время разобраться с идеями, сначала отметьте требования, которые следует учитывать. Затем вы классифицируете требования по важности для достижения результатов проекта, попросив группу определить, являются ли они обязательными, важными или полезными. Каждый должен оценить каждое требование.

Затем вы просите всех присутствующих расставить требования по приоритетности. Не все предписания обязательны на 100%. Таким образом, каждый оценивает требование по пятибалльной шкале, где пять баллов является наивысшим числом. Со своей стороны, вы должны объяснить, как следует оценивать идеи. После того как вы подсчитали баллы, у вас есть первый набор требований, упорядоченный по приоритетам и категориям.

Мозговой штурм не является ключом к написанию документа с требованиями, но он действительно подводит вас к отправной точке, когда вы сталкиваетесь с клиентами, которые не знают, чего они хотят.

Сбор требований через наблюдение за работой

Использование методов наблюдения лучше всего применять там, где должен отслеживаться текущий процесс. Заинтересованным сторонам трудно объяснить, что они делают или каковы их потребности. Оценка процесса или системы, с точки зрения взаимодействия с пользователем – это мгновенный способ выявить требования.

Оценка действий, предпринимаемых заинтересованными сторонами в рабочей среде, позволяет вам наблюдать за их работой, чтобы понять ход и последовательность действий. Процессы используются для создания выходных данных, а система представляет собой просто набор подобных процессов. Каждый процесс принимает входные данные, выполняет действия и создает результат.

Наблюдение за этими процессами может осуществляться пассивно с помощью копирования заданий, при котором вы фиксируете выполняемые шаги и рабочие процедуры. Затем вы задаете уточняющие вопросы или активно взаимодействуете с заинтересованными сторонами во время выполнения работы и фиксируете, почему что-то делается, и почему это делается именно так.

Регистрация действий, шагов и принимаемых решений может быть наилучшим образом отображено с помощью отдельных блок-схем процессов или диаграмм действий, обычно известных как диаграммы «плавательных дорожек» (swimlanes). Моделирование процесса – это визуальное представление последовательного потока и логики управления для набора связанных действий, которые фиксируют, кто их выполняет.

Оба метода эффективны для демонстрации того, как обрабатывать большое количество основных, альтернативных сценариев и сценариев исключений. Эти графические инструменты – отличный способ зафиксировать текущее состояние так, как оно есть.

После регистрации текущих процессов как они есть, наступает время обратить внимание на разработку требований для будущего состояния. На этом этапе необходимо учитывать ряд факторов, чтобы найти лучший концептуальный дизайн, оставаясь в рамках проекта и удовлетворяя потребности бизнеса и пользователей.

Просмотрите каждый шаг процесса и определите, что работает и что они хотят сохранить, а что устарело и необходимо удалить, что отсутствует и что необходимо добавить, и, наконец, что не работает и что необходимо изменить. Учитывая эти четыре условия и всю информацию, которую вы собрали во время инициации и анализа, сверив их с людьми, за которыми вы наблюдаете, создает хорошее начало для определения будущего состояния.

Сбор требований с помощью опросов

Опросы – это метод сбора информации от отобранной группы людей с использованием стандартных анкет. В то время как многие люди думают об анкете как об опросе, анкета – это лишь часть процесса опроса. Опросы также требуют отбора заинтересованных сторон и определения методов опроса (по телефону, бумажные формы или через интернет), а также анализа полученных от них результатов.

Опросы позволяют аналитикам собирать информацию от многих людей за относительно короткий период времени. Но поскольку они, по сути, являются односторонним общением, анкеты мало помогают устранить несоответствия. У них также есть ограничения, заключающиеся в том, что ответы могут быть не полностью поняты без личного взаимодействия.

Цель написания вопроса для опроса – разработать запрос, который каждый потенциальный респондент будет одинаково его интерпретировать, то есть сможет точно на него ответить. Опросы делятся на две категории: открытые и закрытые.

В открытых вопросах участники отвечают на вопросы своими словами. Вопросы такого типа полезны для определения глубины проблемы. Они должны быть написаны таким образом, чтобы исключить возможность односложных ответов, таких как «да» или «нет». Открытые вопросы предоставляют много информации по выбранным темам, но их труднее анализировать, поскольку они могут охватывать широкий круг тем.

Набор ответов может включать категоричные или масштабированные ответы. Наборы категоричных ответов на вопросы не имеют внутренней упорядоченности. Категоричный вопрос о поле звучит таким образом: мужской/женский, как и вопрос о транспорте на работу: машина, автобус, такси, велосипед, пешком. Масштабированные ответы, с другой стороны, имеют некоторый тип прогрессивного порядка, когда вопросы просят респондентов оценить свое согласие или удовлетворение по определенной шкале.

При подготовке опроса рассмотрите следующие шаги:

• Начните анкету с простых вопросов. Используйте краткие заявления. Делайте вопросы как можно короче, но обеспечивайте достаточный контекст, чтобы респонденты могли понять вопрос.
• Используйте слова и язык, который понятен респондентам.
• Включите вариант ответа «Неизвестно», «Ни один из вариантов». Респонденты, которые не знают или не имеют опыта работы с темой вопроса, не должны оценивать или комментировать ее.
• Создайте категории, охватывающие все возможные ответы.
• Оставьте достаточно места для письменных комментариев. Поощряйте респондентов писать больше, предоставляя достаточное количество строк для ответов.
• Анкета должна быть как можно короче. Уменьшение длины анкеты увеличивает количество откликов.
• Укажите дату, до которой должны быть отправлены ответы.

Опросы могут использоваться разными способами для выявления, классификации и определения приоритетности требований. Опросы – мощный способ охватить те заинтересованные стороны, которые могут чувствовать себя некомфортно, делясь своими мыслями и комментариями на публике или при личной встрече, где их идеи могут быть оценены по-разному.

Всегда помните, зачем вы отправляете опрос. Все дело в требованиях. И как мы знаем опросы – это всего лишь один из методов вовлечения заинтересованных сторон, который должен подкрепляться другими методами, обсуждаемыми в этой статье.

Использование бизнес-правил и матрицы отслеживания требований

У вас может быть очень хорошо продуманный набор бизнес-требований, но необходимо больше, чтобы ваш комплекс требований был более идеальным. И здесь стоит поговорить о бизнес-правилах и матрице отслеживания требований.

Давайте сначала поговорим о бизнес-правилах. Если вы сами управляете бизнесом , вы, вероятно, не будете продавать новый продукт клиенту, у которого уже есть просроченный остаток на счету. Но если эта просрочка составляет всего 100 рублей? Это пример бизнес-правила. Какой просроченный баланс, если таковой имеется, может привести к прекращению продажи продукта покупателю?

Это важные соображения, которые необходимо уточнять, называются граничными условиями, и они фокусируют внимание на ваших бизнес-требованиях. Другие типичные бизнес-правила включают решения о том, как должен выполняться процесс.

Например, «клиентам банка не будет разрешено снимать наличные в банкомате или в кассе более трех раз в день, чтобы защититься от возможного мошенничества». Это ограничение, не более трех транзакций, ограничивает выполнение процесса.

Есть также бизнес-правило в виде рекомендации по продвижению процесса: «процесс выполнения заказа на критически важную деталь может не продолжиться, если оставшиеся запасы станут критически низкими». Другими словами, заказ может быть выполнен только тогда, когда уровень запасов детали равен x или выше.

Матрица отслеживания обычно записывается в электронную таблицу и предоставляет следующую важную информацию:

1. Она документирует источник всех требований. С помощью этой информации разъяснение или проверка требований по мере раскрытия дополнительной информации помогает обеспечить эффективное и действенное создание вашего пакета требований. Это помогает обеспечить выполнение всех требований.
2. В случаях, когда временные или финансовые ограничения сокращают проект, понимание требований помогает поддерживать сбалансированные решения и приоритизаровать определенные направления проекта.
3. Помогает отследить доставку того, что заказчик просил и за что заплатил. Согласование объема/цели – это когда мы не обеспечиваем недостаточное или избыточное выполнение, обеспечивая соответствие требований достижению одного или многих пунктов объема проекта .
4. Матрица отслеживания помогает в тестировании и контроле качества. Она фиксирует, как будет проверяться каждое бизнес-требование, и кто будет проводить это тестирование.

Цель использования отслеживания требований состоит в том, чтобы вы не сбились с пути и собирали необходимые данные. Оно помогает вам двумя способами: отслеживает, как развивались требования, и как вы собираетесь обеспечить выполнение и проверку этих требований.

Существует ряд моментов, в которых отслеживание требований может быть добавлено к вашим планам для обеспечения защиты вашего бизнеса посредством включения требований в проектные мероприятия и обеспечения того, чтобы эти мероприятия удовлетворяли цель самих требований.

Вот несколько рекомендаций по вопросам, где и как элементы отслеживания требований могут быть добавлены в планы требований и, в свою очередь, в общие планы проекта:

• Во-первых, определите предполагаемое происхождение требований и того, кто их предоставил. Ваш план требований должен включать области вашего бизнеса, в которых необходимо собирать требования, и кто их предоставил.
• Во-вторых, убедитесь, что все ваши требования соответствуют приоритетным бизнес-целям. Запланируйте конкретные проверки после того, как вы соберете свои требования, чтобы увидеть, насколько они соответствуют целям по отдельности и в совокупности.
• В-третьих, после того как составлены планы разработки продуктов проекта, сопоставьте потребности с результатами, которые будут удовлетворять этим требованиям. Составление карты и обзоров должны быть важными событиями, которые отражены в ваших планах.
• В-четвертых, укажите риски вашего проекта. Наиболее значительными рисками в проекте обычно являются те, кто напрямую влияют на бизнес. Убедитесь, что любые обзоры рисков являются частью ваших планов бизнес-анализа и что вы по возможности напрямую связываете риски с бизнес-требованиями.
• В-пятых, обеспечьте тестирование результатов проекта. План тестирования нужен и бизнес-аналитику, и проекту в целом.

Матрица отслеживания, которую мы рассмотрели чуть выше, может стать отличным инструментом для обеспечения того, чтобы потребности вашего бизнеса оставались актуальными, с четкими приоритетами и поддерживались вашей проектной деятельностью, даже если мир вокруг вас меняется.

Перечислим некоторые события, которые могут повлиять на пересмотр вашей матрицы отслеживания требований:

1. реорганизация или смена ключевого участника;
2. влияние другого проекта на требования вашего проекта;
3. конкурент объявляет о выпуске продукта, который будет конкурировать с тем, что вы производите;
4. серьезные финансовые изменения начинают влиять на проект.

В каждом из этих случаев матрица отслеживания важна для гарантии того, что любые изменения, которые влияют на ваш проект, могут быть точно отражены в запланированных мероприятиях проекта.

Как понять, что у вас достаточно требований перед началом проекта

Аналитический паралич – это осознанная необходимость продолжать изучать возможности и варианты, чтобы убедиться, что ваш комплекс требований является точным и полным. Это приводит к задержкам реализации проекта по улучшению бизнеса. Противоположность аналитическому параличу является синдром «Я понял». Когда вы думаете, что полностью все понимаете и больше не тратите время на сбор информации и проверку требований, что приводит к неправильному пониманию запросов заказчиков.

Как вы можете избежать этих двух опасных точек состояния и определить, что у вас есть полное понимание потребностей заинтересованных сторон? Первое – это когда заинтересованные стороны соглашаются с тем, что вы понимаете их потребности. Чтобы добиться этого, вы должны работать с каждым отделом или бизнесом, затронутым проектом.

Второе – это когда вы можете описать всю схему процесса, включая шаги, решения, основные и вспомогательные роли на каждом этапе, а также любые бизнес-правила, которые относятся к каждому процессу в бизнес-среде. Если заинтересованные стороны незначительно корректируют ваше описание процесса, значит, у вас есть понимание требований.

Третье – это когда вы и ваша команда готовы создавать сценарии использования и сценарии для тестирования. Четкая и полностью понятная бизнес-среда рисует картину, которая дает варианты использования и планы тестирования с минимальной потребностью в разъяснениях или дополнительной информации от заказчика.

Четвертое – когда заинтересованные стороны могут использовать лифтовую презентацию , чтобы коротко и ясно описать предлагаемые вами улучшения бизнеса. Это является гарантией того, что у вас имеется хороший набор требований и вы готовы к выполнению работы.

Требования, которые вы собираете с помощью различных методов опроса, создания бизнес-правил и обеспечения прослеживаемости требований до масштабов и целей проекта, закладывают основу для обеспечения того, чтобы вы собрали достаточно требований.

Источник https://www.your-mentor.ru/business/167-planirovanie-i-sbor-trebovaniy-k-proektu

Источник

Источник

Источник