Документация о закупке по 44-фз: состав, требования, сроки хранения

В тендерной документации обозначают как технические, так и коммерческие нюансы сотрудничества.

В технической части указывают сведения, касающиеся объекта торгов:

• инструкции для поставщиков;
• информационные карты, в которых отражают порядок выполнения и подачи;
• наименование товара, виды работы;
• ссылки на стандарты, которые должны быть соблюдены при выполнении контракта;
• иные сведения и графики, касающиеся исполнения задачи, поставленной заказчиком.

Более подробный список сведений, входящих в техническую часть технической документации:

Техническая часть тендерной документации

Коммерческая часть состоит из информации о выставленных расценках, порядка исчисления цен, графика платежей, источников финансирования контракта. Здесь же указываются гарантии, предоставляемые заказчиком.

Помимо сведений, необходимых конкурсантом, в конкурсной документации указывают данные о пакете бумаг, который должен подготовить исполнитель/поставщик.

Обычно для участия в конкурсе желающие представляют:

• заявку;
• справку из банка, подтверждающую отсутствие задолженности;
• документы, содержащие технические, качественные и иные сведения, отражающие свойства предлагаемых материалов и товаров;
• проект договора о запланированных закупок;
• методические указания, необходимые для проведения расчётов по тендерной заявке;
• валюта, которая используется для проведения сделок;
• требования к тендерным заявкам;
• сроки окончания конкурса и место (способ) приёма заявок;
• дата и место открытия конвертов с полученными предложениями от претендентов;
• опись документации, прикладываемой к заявке.

Участник вправе обратиться за разъяснениями условий конкурса не позднее, чем за 10 дней до вынесения решения. Сам организатор тендера, получив прошение о пояснении положений конкурса, обязан разослать соответствующие разъяснения, но уже всем претендентом.

Заявка на участие в тендере

В этом разделе тендерный комитет в зависимости от предмета торгов определяет состав, содержание и формы представления информации. Приведенные в приложениях настоящих Рекомендаций формы представления не приведены в полном объеме и даны в виде иллюстраций.

Претендент, решивший принять участие в торгах, представляет в тендерный комитет следующие документы:

заявку на участие в подрядных торгах, в которой сообщается решение претендента об участии в торгах на условиях, приведенных в тендерной документации, или приводятся альтернативные предложения. В заявке указывается наименование, юридический адрес и банковские реквизиты претендента. Заявка подписывается руководителем, уполномоченным заключить контракт, и скрепляется печатью;

копию платежного документа, подтверждающего внесение первого задатка, и временное поручительство в форме гарантии банка;

справку о заключенных за последние 12 мес. контрактах с указанием основных условий контрактов с перечнем субподрядчиков, иностранных партнеров (если они имеются);

оферту, разработанную в соответствии с настоящей инструкцией, которая состоит из следующих частей:

При консорциуме эти же сведения предоставляет каждая партнерская фирма, если они имеются, а также перечень субподрядчиков.

Особенности участия субъектов ИП в аукционах

Законодательство Российской Федерации предусматривает право заказчика на выбор преимущественных предприятий. Чаще всего преимущество предоставляется малому бизнесу. Но Федеральное законодательство предусматривает такие случаи:

• преимущество может оказываться тем организациям и учреждениям, которые являются частью уголовно-исполнительной системы
• если участники тендера – организации инвалидов
• некоммерческие организации, которые имеют социальную ориентацию

Но чаще всего преимущества предоставляются именно ИП, как самому распространенному виду малого бизнеса.

На самом деле прибыльным предприятие может стать только тогда, когда будет принимать участие в тендерных торгах. Такие аукционы могут стать полезными не только для больших предприятий, но и для индивидуальных предпринимателей, которым очень выгодно участвовать в тендерных закупках.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Инструкция по заполнению заявки

Описанное выше можно также увидеть в инструкции по заполнению заявки, которая приложена к рассматриваемой закупке. Здесь заказчик приводит примеры того, как поставщику следует сформулировать характеристики предлагаемого товара. На следующем изображении приведена выдержка из инструкции в виде таблицы, где приводятся такие примеры:

Распространенный пример субъективного толкования — знак «/». В закупке, фрагмент инструкции которого приведен на следующем изображении, заказчик использует это знак в значении союза «или». Если в ТЗ указано, что нужно изделие шириной 90/100 см, поставщик в заявке должен указать «ширина 90 см» или «ширина 100 см». Тут же заказчик указывает, что если этот знак применяется в соответствии с типовыми правилами обозначений, то он не интерпретируется как союз «или». Приводится пример такого использования — он встречается в названии сухого трансформатора:

Тот же самый знак «/» может быть интерпретирован иначе. Например, запись «90/100» может обозначать любое значение в диапазоне от 90 до 100

Поэтому важно убедиться, что поставщик понял смысл, который в подобные обозначения вложил конкретный заказчик

Документы для участия в открытом конкурсе

В Федеральном законе №44 ст. 51 прописана процедура оформления заявок. Основным залогом успеха при подаче заявки на конкурс становится правильное оформление документов, которые должны соответствовать всем стандартам

Не менее важно следить за требованиями заказчиков, особенно если это негосударственные предприятия, а частные, так как их требования могут сильно отличаться

Для ознакомления со всеми требованиями стоит внимательно ознакомиться с конкурсной документацией. В ней можно найти всю необходимую информацию о сроках проведения тендера и месторасположения конкурсной комиссии.

Для получения заказчиком исчерпывающей информации о претенденте на тендер, необходимо представить такие документы:

1. Если претендентами являются юридические лица, в заявке нужно указывать название фирмы, адреса – фактический и юридический, ИНН, фамилию, имя, отчество главного руководителя предприятия.
2. Если участниками конкурса выступают физические лица, то необходимо указывать паспортные данные, полное имя, адрес фактического проживания, номер контактного телефона.
3. Для ИП необходимо сделать выписку из ЕГРИП или же сделать копию и заверить ее у нотариуса.
4. Для физических лиц нужно представить бумаги, которые подтверждают личность гражданина.
5. Доверенность или другой документ, который может подтвердить полномочия представителя участника тендера.
6. Сертификаты, лицензии на деятельность и другие бумаги, которые подтверждают соответствие претендента установленным требованиям.
7. Учредительные бумаги (их копии).
8. Решение о подписании большой сделки.
9. Если в стране введен специальный национальный режим, то предприятие должно представить документы, которые подтверждают соответствие такому режиму.
10. Если заказчик указывает в списке требований отдельный вид организаций, то участникам нужно подготовить документы, которые подтвердят их принадлежность к этому типу предприятий.

Кроме того, претендент должен указывать такую информацию:

• стоимость товара, который предлагается заказчику, его предполагаемые объемы, страна-производитель
• если комиссия требует, то еще нужно сделать копии бумаг, которые подтверждают соответствие товаров всем нормам и стандартам Российской Федерации
• если цена на контракт по тендеру установлена участником на четверть ниже той, которая изначально предполагалась заказчиком, то участнику конкурса необходимо предоставить бумаги, которые подтвердят добросовестность его намерений, а именно уже исполненные по такой цене контракты
• тендерное обеспечение, а именно документ, который подтвердит перевод необходимой для выполнения всех условий суммы или же банковской гарантии на нее

Должна быть выполнена нумерация всех документов. Их нужно скрепить, прошить. На каждом необходимо проставить печать организации и подпись руководителя или другого лица, у которого есть на это полномочия. Такой шаг необходим для того, чтобы заверить достоверность всех предоставляемых документов.

Что входит в закупочную документацию

Под закупочной документацией понимается совокупность всех документов, регламентирующих проведение тендера. Она включает, в частности, включает информацию:

• технического характера — описание предмета, его характеристик;
• юридического характера — на каких условиях должен исполняться контракт, какие санкции налагаются за его нарушение, права и обязанности сторон и так далее.

По сути, полный комплект документов, без которого невозможно проведение закупки, и составляет закупочную документацию.

Закрытые процедуры по упомянутым законам проводятся по другим правилам. Документация в открытом доступе не размещается. Познакомиться с ней могут те поставщики, кто получил приглашение поучаствовать в закрытой закупке. Если такое предложение заинтересовало, и поставщик хочет ознакомиться с документацией, то он делает заказчику соответствующий запрос.

В коммерческих торгах все иначе. Они не регулируются законами 44-ФЗ и 223-ФЗ, и для них не установлено требований о доступности документации. Поэтому размещаться она может на площадках, где проводятся торги. Доступ к ней могут получить только зарегистрированные пользователи ЭТП, а порой за это нужно платить дополнительно.

Проект контракта

Необходимо крайне внимательно ознакомиться с проектом контракта. Это нужно сделать на этапе принятия решения о том, стоит ли вообще участвовать в закупке. У поставщика должна быть полная уверенность в том, что он может качественно выполнить все пункты контракта. Ведь если хотя бы что-то не будет сделано либо будет исполнено некачественно, он не только потеряет обеспечение, но и попадет в Реестр недобросовестных поставщиков. Это значит, что в ближайшие 2 года он не сможет принимать участие в закупках.

При возникновении любых вопросов по тексту контракта стоит запросить разъяснение у заказчика. Не нужно рассчитывать на то, что можно будет уладить все спорные моменты потом. В рамках процедуры заключения контракта есть однократная возможность подать протокол разногласий, но это не относится к существенным условиям контракта. Через протокол можно указать закачку, что он, например, ошибся при внесении данных контракт, допустил отпечатки и так далее. А вот, допустим, изменить срок исполнения контракта, цену и другие существенные условия нельзя. Также нельзя и отказаться от исполнения контракта, когда одержана победа в тендере. Если победитель не подпишет контракт или не внесет в срок обеспечение контракта, он будет признан недобросовестным.

Как подготовиться к тендеру

Прежде чем регистрироваться на электронной торговой площадке, нужно понять, что такое тендер, как это работает и в какой последовательности нужно действовать. Для участия в тендере, независимо от его вида, необходимо пройти несколько стандартных этапов.

Этап 1. Поиск тендера

Все закупки государственных и муниципальных организаций проводятся в Единой информационной системе (ЕИС), сайт которой находится по этому адресу: www.zakupki.gov.ru. На портале обязаны регистрироваться все заказчики, проводящие тендеры по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

В ЕИС помимо собственно конкурсной документации размещаются планы закупок организаций (это позволяет поставщикам планировать и свою деятельность по участию в тендерах). Также здесь находится реестр недобросовестных поставщиков, реестр жалоб, сведения об исполнении контрактов, данные о формировании начальных максимальных цен и много другой полезной информации, помогающей участникам тендеров.

Закупки частных компаний можно искать самостоятельно, но это не слишком продуктивно: вручную пересмотреть сотни интернет-ресурсов в короткие сроки невозможно. Выход есть: сведения о закупках аккумулируются на сайтах электронных торговых площадок компаний. В структурированном виде с хорошим поиском по десяткам параметров информация о тендерах коммерческих и государственных компаний сводится воедино в агрегаторах закупок (my-tender.ru, findtenders.ru, synapsenet.ru, tenderplan.ru и другие). Эти сервисы работают как на бесплатной, так и на коммерческой основе. Скажем, на synapsenet.ru годовой пакет услуг по подбору тендеров по вашим параметрам обойдется в 4800 рублей.

Этап 2. Оценка тендера

Даже если вы нашли подходящий по профилю вашей деятельности тендер, его необходимо грамотно оценить на вероятность победы. Огромное количество закупок – как государственных, так и коммерческих, – «заточено» под конкретных поставщиков. И подавая заявку на такой конкурс, вы просто потеряете время.

Отличить фиктивный тендер от реально конкурентного можно по наличию специфических требований. Если закупка автомобиля предполагает комплектацию, в точности совпадающую с аналогичной в самом крупном городском автосалоне, это повод задуматься. А если изучая историю тендеров заказчика, вы наткнулись на конкурс, когда-то уже выигранный тем самым автосалоном, значит сомнений быть не может: техзадание написано под конкретного участника.

Также на этом этапе просчитывается экономическая выгода от участия в тендере и процент от начальной цены, на который можно «подвинуться», участвуя в торгах.

Этап 3. Оформление электронной подписи

Чтобы зарегистрироваться на торговой площадке, нужно получить электронную цифровую подпись (ЭЦП) в одном из удостоверяющих центров. ЭЦП – это компьютерные файлы с уникальной кодировкой, сделанной специально для владельца подписи. После установки на компьютер ЭЦП можно удостоверять все электронные документы, направляемые для участия в тендерах.

Для оформления подписи нужно предоставить учредительные документы (для юрлиц) или паспорт и ИНН (для физлиц и ИП). Стоимость ЭЦП для участия в торгах начинается от 4000 рублей. Можно оформить электронную подпись для разных торговых площадок – это будет стоить дороже, но такая ЭЦП эффективнее, поскольку можно будет участвовать в широком спектре тендеров.

Этап 4. Подготовка документов

В зависимости от вида тендера – электронный аукцион, запрос котировок или запрос предложений – отличается объем необходимой документации, но базовый пакет для всех типов закупок одинаков. Несмотря на то, что законодательство позволяет подавать документы в бумажном виде, для участия в торгах на электронной торговой площадке требуется размещать отсканированные копии документов.

Документы, которые предоставляет участник (поставщик)

• Копия свидетельства о регистрации или выписки из ЕГРИП/ЕГРЮЛ
• Копия устава организации
• Свидетельство о постановке на учет в налоговой (ИНН организации)
• Подтверждение финансовой состоятельности (справка из банка о состоянии счета, бухгалтерский баланс за последний период).
• Сертификаты и лицензии на товар (если нужны).
• Для большинства тендеров требуется обеспечение участия – денежная сумма, которая передается заказчику в залог того, что участник всерьез намерен бороться за победу. Залог возвращается, если участник выполнил все требования. Немногие компании могут направлять на эти цели живые деньги, поэтому обычно в качестве залога передается документ – банковская гарантия.

Документы, предоставляемые заказчиком

• подробное описание предложения товаров или услуг;
• начальная максимальная цена (если предполагается);
• устав, свидетельства, лицензии;
• другие требуемые документы.

Специфика работы с порталом zakupki.gov.ru

Как уже отмечалось ранее, нужные тендеры можно найти на www.zakupki.gov.ru. С этой целью регистрируются на главной странице сайта. Стоит иметь в виду, что для создания личного кабинета на сайте требуется сертификат для работы на нём и специальное программное обеспечение.

Далее необходимо проверить, соответствует ли ваш компьютер тем требованиям, которые предъявляются для работы с вышеназванным сайтом.

Зарегистрированные могут выполнять следующие действия:

• вносить данные о подписанном контракте, об участниках заказа, сроках заявок, конкурсной документации, изменений и т. д.;
• формировать и размещать заказы различными способами;
• формировать протоколы, прикреплять документацию к карточке заказов, заключать сопутствующие договоры в онлайн-режиме;
• формировать и размещать планы и планы-графики;
• получать исчерпывающую информацию о контрагентах, которая позволит адекватно оценить их возможности;
• в разделе «Жалобы» смотреть информацию о недобросовестных компаниях;
• мониторить закупки;
• выбирать заказы, воспользовавшись поиском. Можно искать по предмету контракта, его цене, по организации, по месту поставки и даже по прикреплённым файлам. Есть возможность простого и расширенного поиска;
• настроить уведомления об интересующих заказах или другой информации, значительно сэкономив своё время на поиск.

Прежде чем создать аккаунт на сайте zakupki.gov.ru, необходимо получить специальный сертификат для работы на нём

На сайте есть возможность запустить как быстрый поиск тендеров, так и расширенный.

Быстрый поиск осуществляется следующим образом:

• вводится наименование заказа, заказчика, лота или номер извещения в поле ввода поискового запроса;
• нажимается кнопка «Найти»;
• далее выполняется поиск, и отображаются результаты в центральной части страницы;
• поиск выполняется по объединённому реестру заказов и закупок по введённому поисковому запросу (т. е. как по закупкам, проводимым в рамках 44-ФЗ, так и по закупкам, проводимым в рамках 223-ФЗ).

Быстрый поиск актуален лишь в том случае, если известно наименование заказа (лота, заказчика) или номер извещения. Для более подробного поиска лучше использовать расширенный поиск, т. е. перейти по соответствующей вкладке на сайте.

Расширенный поиск предполагает следующие действия:

• введение в поисковую строку запроса (здесь вводится полностью или часть номера извещения, наименование заказа или лота, полного наименования заказчика);
• дальнейшая настройка необходимых параметров поиска.

Тендеры давно уже пользуются популярностью у юридических и физических лиц не только за рубежом, но и в России. Участие в тендерах даёт возможность привлечь новых клиентов, при благоприятном стечении обстоятельств — заключить контракты с крупными компаниями, что, в свою очередь, сказывается на прибыли участников торгов. Тендер — это отбор в виде конкурса, организованный исходя из предпочтений заказчика. Участники подобной процедуры предоставляют свои предложения в соответствии с условиями, которые объявлены в правилах тендера. Заказчик делает выбор в пользу той компании или ИП, чьи условия показались ему наиболее выгодными.

Автор статьи: Александр Бережнов

Предприниматель, маркетолог, автор и владелец сайта «ХитёрБобёр.ru» (до 2019 г.)

Закончил социально-психологический и лингвистический факультет Северо-Кавказского социального института в Ставрополе. Создал и с нуля развил портал о бизнесе и личной эффективности «ХитёрБобёр.ru».

Бизнес-консультант, который профессионально занимается продвижением сайтов и контент-маркетингом. Проводит семинары от Министерства экономического развития Северного Кавказа на темы интернет-рекламы.

Лауреат конкурса «Молодой предприниматель России-2016» (номинация «Открытие года»), молодежного форума Северного Кавказа «Машук-2011”.

Техническое задание

В Техническом задании (ТЗ) содержится требования к объекту закупки. Изучив его, поставщик должен дать себе отчет в том, сможет ли он исполнить контракт, то есть поставить нужные товары или выполнить работы. ТЗ должно содержать максимально подробное описание объекта закупки и его конкретные параметры.

Читая техническое задание, важно обращать внимание на формулировки, которые применяет заказчик. Некоторые из них толкуются неоднозначно. Бывает, что заказчик вкладывает в формулировку один смысл, а поставщик понимает это по-другому

В итоге возникает ошибка при заполнении заявки, и заказчик ее отклоняет. Например, такие фразы как «не больше», «не меньше», «от… до…», знаки, символы и прочее. Дело в том, что если заказчик пишет, например, что ширина должно быть «не менее 90 см», он может подразумевать следующее:

Бывает, что заказчик вкладывает в формулировку один смысл, а поставщик понимает это по-другому. В итоге возникает ошибка при заполнении заявки, и заказчик ее отклоняет. Например, такие фразы как «не больше», «не меньше», «от… до…», знаки, символы и прочее. Дело в том, что если заказчик пишет, например, что ширина должно быть «не менее 90 см», он может подразумевать следующее:

• поставщик должен поставить изделие шириной более 90 см включительно (как того требуют правила математики), то есть 90 см входит в этот диапазон;
• 90 см не включается в диапазон, хоть это и противоречит математическим правилам.

На изображении выше в графе 6 представлено пояснение для участников закупки о том, как именно они должны указывать характеристики товаров. Например, про параметр «Назначение» оговорено, что его нужно перенести в заявку в том виде, как сформулировал заказчик (то есть менять формулировки нельзя). А вот насчет некоторых других параметров правила иные. Заказчик указывает в Техническом задании, что товар (марля медицинская) должен иметь поверхностную плотность «не менее 39» г/кв. метр и ширину «не менее 90» см. И тут же он поясняет, что в заявке поставщик должен указать единственное значение в отношении этих параметров, то есть точную ширину конкретно той марли, которую он предлагает к поставке. Она должна быть равна или больше установленного заказчиком размера. Таким образом, поставщик должен указать, что предлагает марлю шириной, например, 90 см (или 100, 110 и так далее). А вот если написать, что ширина марли «не менее 90 см», заявку отклонят. То же самое произойдет, если указать ширина 80 см, поскольку это значение не входит в диапазон, установленный в ТЗ. Такие же условия прописаны и для параметра «поверхностная плотность».

Тендерный отдел и управление процессом

Руководитель (начальник) тендерного отдела осуществляет управление процессом, выполняя планирование, мониторинг, контроль, анализ и принятие управленческих решений. В различных компаниях тендерная работа и процесс управления может быть организован различными вариантами. Но мы рассмотрим стандартный вариант, когда функции руководства тендерного отдела осуществляет руководитель тендерного отдела.

Руководитель тендерного отдела планирует ход процесса в соответствии с количеством согласованных тендеров, используя следующую информацию:
• информация об объявленных тендерах,
• требования организатора закупки, изложенные в закупочной документации,
• информация о результатах участия в торгах

Руководитель тендерного отдела фиксирует результаты планирования во внутренних документах отдела. На практике планировать подготовку тендеров можно используя Excel. То есть вести таблицу с информацией по заказчику, предмету закупки, начальной (максимальной) цене, цене участника, сроках окончания приема документов, сроках подведения итогах и прочей информацией, которая может быть полезна в работе. Данную таблицу можно использовать для отчетности руководству.

Как альтернатива данному варианту, отчетность можно вести в специализированных сервисах и программах.

Документы для тендеров, которые готовит заказчик

Сам заказчик также должен подготовить извещение, ориентируясь на требования ст. 42 ФЗ N 44, а также бумаги, которые необходимы согласно ст. 50, 64 и 87 ФЗ N 44.

Организатор обязан предоставить:

• проект контракта (требования к нему установлены в ст. 34 ФЗ N 44);
• техническое задание (ст. 33 ФЗ N 44);
• документальное обоснование цены контракта, которая определена с помощью методов, закреплённых в ст. 22 ФЗ N 44;
• проектно-сметные бумаги (необходимы для выполнения подрядных работ).

При рассмотрении заявок от поставщиков/исполнителей заказчик публикует протоколы о соответствии поданных заявок установленным им требованиям.

Заказчику понадобится подготовить и протокол отказа от подписания контракта. Документ может потребоваться в случае, если заказчику потребуется отказаться от услуг победителя конкурса уже на стадии подписания договора.

По ходу процедуры определения исполнителя заказчик обязан документировать в протоколах каждый этап. Понадобится составить документы, отражающие процесс допуска и отклонения участников, а также протокол по итогам торгов.

Подготовка документации для участия в тендерах:

Оформление тендерной документации — практический пример (полный текст документов на участие в тендерах):

Документы для скачивания (бесплатно)

Тендерная документация образец

Шаг 1. Подготовка необходимых документов

Пошаговая инструкция по участию в тендерах для начинающего ИП (индивидуального предпринимателя) и ООО (общества с ограниченной ответственностью) начинается с подготовки документов. Вот что нужно для участия в госзакупках по 44-ФЗ:

• уставные документы;
• документы, подтверждающие правомочия генерального директора;
• решение об одобрении крупной сделки;
• лицензии, если деятельность, которую осуществляет организация, подлежит лицензированию;
• свидетельство СРО, если в соответствии с законодательством участие в СРО является для организации обязательным.

Могут понадобиться копии выполненных договоров и актов к ним, документы о квалификации сотрудников, справки об отсутствии задолженности по налогам и сборам.

Источник https://sro-lex.ru/tendernaa-dokumentacia/

Источник

Источник

Источник