Как выстроить жизненный цикл проекта?

Проектом в широком смысле слова можно назвать реализацию любой идеи. Строительство дома, открытие новой торговой точки, разработка ПО, заключение контракта – всё это проекты, и для каждого из них характерно наличие жизненного цикла.

Жизненный цикл проекта – это набор последовательно сменяющих друг друга этапов от инициации (замысла) до завершения. Несмотря на то, что строительство дома внешне мало похоже на заключение контракта, оба этих процесса проходят через одни и те же этапы на пути от старта к финишу. В первую очередь, это касается управления проектами: какая бы у нас ни была инновационная идея, её реализацию можно проводить по тем же самым правилам и с теми же этапами, что и выполнение других проектов.

Именно в этом – большое преимущество проектного подхода к управлению. Поскольку большинство проектов разворачиваются по одинаковому сценарию, удаётся существенно экономить время и силы на организацию управления.

Главные стадии жизненного цикла проекта

1. Инициация.
2. Планирование.
3. Реализация (исполнение).
4. Мониторинг и контроль.
5. Завершение.

Общая логика такова: больше всего ресурсов тратится на третьем этапе (исполнение). В начале и в конце цикла их расход относительно невелик.

Чем мы ближе к началу цикла, тем проще внести изменения. Чем дальше мы продвинулись, тем сложнее становится это сделать.

От того, насколько успешно мы преодолели первые 2 стадии, зависит, сколько ресурсов будет в итоге потрачено и насколько удачным окажется результат.

Коротко разберём каждую из стадий.

Инициация

На этом этапе выдвигается идея, происходит её обоснование, начинается исследование: насколько возможна её реализация, какие потребуются ресурсы и в каком количестве.

Например, перед строительством дома выполняется исследование рельефа, грунта, чтобы определить: можно ли строить на этом месте; происходят юридические изыскания, чтобы выяснить, кому принадлежит земля. Параллельно выполняется расчёт: сколько нужно времени, денег, рабочих, чтобы построить дом в запланированный срок.

Примечательно, что на этом этапе старт ещё не дан. Если выяснится, что затраты слишком большие, или грунт не подходит для строительства, проект будет свёрнут уже на стадии инициации. И этот расклад намного лучше, чем начать реализацию, а потом столкнуться с непреодолимыми проблемами. Вот почему этап инициации не нужно стремиться преодолеть быстро.

Планирование

Принципиальное отличие от инициации в том, что старт уже дан. Настало время определить даты начала и завершения, подготовить проектные документы, назначить ответственных лиц, составить план работ.

Планирование можно считать завершённым, когда план составлен, а каждый исполнитель получил конкретное, понятное ему задание, лимит времени и необходимые ресурсы.

Реализация, контроль и мониторинг

Эти этапы объединены, поскольку они протекают одновременно.

Теоретически реализация – самый простой этап. План готов, ресурсы и исполнители имеются. Требуется лишь следить, чтобы наш дом строился в соответствии с графиком и сметой. Основное внимание уделяется именно контролю.

На практике не всё так просто, поскольку в процессе исполнения изначальный план почти всегда подвергается изменениям. Например: дом решили строить из материалов А, Б, В, но пока строили, материал Б сильно подорожал, а В оказался некачественным. В итоге дом был построен из материалов А, Г, Д. Или же мы начали делать дизайн сайта по утверждённому плану, но заказчик вмешался в процессе работы, внёс новые требования, и план пришлось изменить.

К таким корректировкам нужно относиться спокойно, они почти неизбежны. Однако в начале жизненного цикла (первые 2 стадии) стоит это учитывать и закладывать в план возможность его изменения, чтобы он был достаточно гибким.

Завершение

Последний этап включает в себя не только празднование успеха. Результат нужно сдать: дом – приёмной комиссии, новый филиал – назначенному руководителю, сайт – заказчику. Сдача предполагает устранение недостатков, предоставление всех доступов и правоустанавливающих документов. Документы, имеющие отношение к проекту, нужно собрать и отправить в архив на длительное хранение.

Каждый проект даёт работавшей над ним команде новый опыт. по завершении жизненного цикла выполняют анализ проделанной работы, удачных и неудачных решений, чтобы сделать выводы на будущее.

Чем полезна автоматизация управления жизненным циклом проекта?

Проектный подход предполагает, что каждый проект в своём жизненном цикле проходит определённые этапы. А это хорошо коррелирует с идеей бизнес-процесса.

Автоматизация управления жизненным циклом с помощью BPM-систем имеет ряд преимуществ.

1. Формализация. Можно составить полную схему проекта от начала до конца, включив в неё все этапы, а затем – ответственных лиц.
2. Унификация. Один созданный бизнес-процесс становится маршрутом, по которому проходят десятки и сотни конкретных проектов. И хотя каждый из них наверняка будет иметь индивидуальные черты, но зато создание единой схемы поможет не уделять много внимания рутинным и повторяющимся операциям.
3. Автоматическая смена стадии. При создании бизнес-процесса настраиваются условия перехода между стадиями (этапами). Как только все условия выполнены, происходит переход: задействуются новые исполнители, которые сразу получают свои задачи. Это значительно ускоряет процесс.
4. Удобный мониторинг. BPM-система позволяет видеть, на каком этапе сейчас находится каждый из проектов (нередко несколько проходят одновременно). Появляется возможность следить, где чаще всего возникают проблемы, и находить их причины. Также система помогает контролировать остатки ресурсов, что особенно важно, если похожие проекты, протекающие одновременно, потребляют одинаковые ресурсы. Это позволяет “работать на опережение” и избегать задержек.

Попробуйте BPM-решение на базе Low-code платформы Comindware Business Application Platform. Такое решение можно сначала использовать для автоматизации какого-то одного процесса, для чего потребуется 1 бизнес-аналитик и пара часов времени, а затем масштабировать.

Закажите демо, чтобы решить, подходит ли это для вашего бизнеса.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Источник https://www.comindware.com/ru/blog-%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%B2%D1%8B%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D0%B6%D0%B8%D0%B7%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D0%B9-%D1%86%D0%B8%D0%BA%D0%BB-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82/

Источник

Источник

Источник