Как пользоваться корпоративной картой: ликбез для руководителя, подсказка бухгалтеру

Корпоративные карты давно заменили организациям чековые книжки и выдача наличных под отчет тоже уходит в прошлое. Но пользоваться бизнес-картами нужно не так, как обычными дебетовыми. Сегодня мы расскажем о том, кому можно доверить корпкарту, на что можно тратить с нее деньги, чем подтвердить расходы, почему бухгалтер недоволен некоторыми тратами и при чем тут 115-ФЗ.

Под корпоративными картами понимаются любые карты, которые используются в бизнес-целях. По типу они делятся на дебетовые и кредитные, по используемой валюте на рублевые и валютные, по персонификации на именные и неименные.

Какими бывают бизнес-карты

Рублевые дебетовые карты используются для обычных расчетов, например, покупки канцелярии, оплаты гостиницы в командировке и т.п., при этом расходуются собственные средства организации, в отличие от кредитных, где средства предоставляет банк. Валютные карты применяют в зарубежных командировках.

Именные карты выдаются конкретному сотруднику и могут использоваться только им. Если сотрудник увольняется, карта блокируется.

Неименные бизнес-карты может использовать любой сотрудник организации, который ее получит. Например, в компании несколько сотрудников, которые иногда ездят в командировки, они могут передавать карту друг другу.

Порядок пользования неименной картой лучше прописать во внутреннем регламенте организации, чтобы не возникало путаницы. Каждый работник должен отчитываться за совершенные траты.

Как открыть корпкарту

Можно просто получить карту, привязанную непосредственно к расчетному счету, либо открыть отдельный карточный счет, к которому привязывается одна или несколько карт.

Первый вариант — для руководителя компании, второй — для сотрудников. Бухгалтеру и руководителю легко контролировать расходы и устанавливать ограничения (лимиты) для подотчетных лиц с использованием карт. А все движения по счетам отражаются в выписке.

Ак Барс Банк предлагает при открытии счета сразу выпустить бизнес-карту , или вы можете получить ее позднее.

Как пользоваться бизнес-картой, нужна ли для этого доверенность

Выдача корпоративной карты регулируется внутренними регламентами компании, мы уже упоминали, что именные карты не должны передаваться другому лицу, для прочих таких ограничений нет.

Может прозвучать странно, что для расчета картой иногда требуется доверенность , но это действительно так. Например, если вы хотите оплатить товар поставщику, получить от него накладную, счет-фактуру, да и сам товар тоже — придется подтвердить, что вы действительно представитель организации, для которой предназначена покупка.

Использовать корпоративную карту можно только в рабочих целях, для личных покупок — собственные карты. Не забывайте, что фактически покупки совершаются со счета организации и отвечать за расходование денег компании придется в т.ч. ее директору.

На что расходовать деньги с бизнес-карты можно, а на что — нет

Можно совершать:

• оплату поставщикам;
• покупку товаров для хозяйственной деятельности — канцелярия, офисная техника и принадлежности, инструменты, запчасти для служебных авто и т.п.;
• оплату услуг — корпоративная связь, интернет, заправка картриджей, аренда автомобиля, доставка и т.д.;
• командировочные расходы — проживание, такси, покупка материалов, бензин, билеты, а вот с суточными мы рекомендуем быть осторожными, лучше их перечислять на личную карту сотрудника или выдавать наличными.

Нельзя использовать для следующих целей:

• личные покупки в супермаркетах, заправка за счет корпкарты личного авто и другие аналогичные траты;
• крупные суммы снятия наличных — карта предназначена в первую очередь для безналичных расчетов, нетипичные расходы и частые снятия наличных — повод для сомнения в законности операций, в соответствии с 115-ФЗ банк вправе в этом случае запрашивать подтверждающие документы по произведенным расходам и направлениях расходования средств;
• выплата зарплаты и дивидендов;
• передача карты для использования несотрудниками, например, членами семьи.

Оговоримся, что вышеуказанные правила актуальны для организаций. ИП может пользоваться корпоративной картой с большей свободой, т.к. средства на его счете являются финансами физлица.

Как отчитаться за покупки

За расходы по карте должно отчитаться ответственное (подотчетное) лицо, которое ее использовало. Если картой пользовались несколько сотрудников, то каждый отчитывается за себя.

• кассовый и/или товарный чек;
• накладная;
• акт;
• договор на оказание услуг или поставку;
• бланк строгой отчетности (БСО) и другие.

Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ или того государства, где совершена покупка или оплата (если речь о валютной карте для загранпоездок).

Срок сдачи отчета зависит от внутренних положений организации, его определяет руководитель. Срок может быть указан в приказе на выдачу подотчета, если работник пишет заявление с просьбой предоставить ему корпкарту для расчетов, то срок и лимит расчета руководитель может указать в визе на заявлении.

Бухучет — проводки по корпкартам

Учет расчетов по корпоративным картам ведется по счету 55.

Вот несколько примеров проводок для отражения операций, связанных с бизнес-картами:

Дебет 55 Кредит 51 — пополнение корпоративной карты с расчетного счета;

Дебет 71 Кредит 55 — сотрудник произвел расход с карты или снял наличные (до предоставления отчета);

Дебет 10, 41, 44, 60, 76 Кредит 71 — получен отчет сотрудника по расходам, они разнесены по бухгалтерским счетам по видам затрат;

Дебет 50 Кредит 71 — сотрудник вернул часть неистраченных наличных средств;

Дебет 51 Кредит 55 — средства со счета корпкарты возвращены на расчетный счет организации.

Плюсы и минусы корпоративной карты по сравнению с обычным подотчетом

Главным плюсом можно считать жесткий контроль за расходами , а также оперативное поступление информации о тратах. Кроме того, если сотруднику в командировке потребуются деньги, то достаточно будет пополнить баланс карты со счета.

Не нужно постоянно контролировать выдачу и возврат подотчетных средств, достаточно установить правила — на что и в каком пределе может тратить деньги сотрудник, допустим, в течение месяца.

Если вы рассчитываетесь с поставщиком корпоративной картой, то на вас не распространяется ограничение по наличным расчетам до 100 тысяч рублей .

Покупки и оплата через интернет становятся доступнее.

Получать наличные средства со счета можно быстрее, чем если запрашивать их в банке по чековой книжке. Вносить средства также можно через банкоматы.

Для пользователей бизнес-карт часто действуют различные акции, скидки, предоставляется кэшбэк за покупки и другие бонусы.

Из минусов — нельзя использовать постоянно для снятия наличных . Крупные операции с наличными попадают под контроль банка, при операциях свыше 600 тысяч банк обязан сообщить о них в Росфинмониторинг. Нельзя рассчитаться с помощью корпкарты с подрядчиками-физлицами или самозанятыми.

Если не подтвердить расходы по карте документами, неподтвержденные суммы придется вернуть или заплатить с них НДФЛ 13%, а организации придется еще и перечислить страховые взносы, т.к. эти суммы ФНС признает доходом физлица, использовавшего карту.

Подводя итог, можно сказать, что при правильном использовании корпоративная карта — инструмент, с помощью которого можно легко контролировать расходы подотчетных лиц, ускорить бизнес-процессы и наладить оперативные расчеты за товары и услуги с поставщиками.

Все про Бизнес карту Сбербанка

Сбербанк позволяет предпринимателям эффективно вести бизнес, используя современные банковские технологии и продукты. Предлагая оформить бизнес-карту, финансово-кредитная организация тем самым дает возможность: иметь удобный инструмент для регулярных платежей, производить закупки по сниженным ценам, облегчить работу бухгалтеру, оптимизировать бизнес-процессы.

1. Что такое бизнес карта Сбербанка?
2. Как оформить бизнес карту для ИП?
3. Как пользоваться картой?
4. Возможности бизнес карты Сбербанк
5. Как перевести деньги с бизнес карты?
6. Снятие наличных с бизнес карты Сбербанка
7. Тарифы и условия обслуживания
8. Кэшбэк бизнес карты Сбербанк
9. Установка лимита для корпоративной карты

Расскажем, какие шаги нужно сделать, чтобы стать обладателем корпоративной карты, предоставляющей максимум преимуществ владельцу бизнеса и его сотрудникам.

Что такое бизнес карта Сбербанка?

Корпоративная бизнес карта вне зависимости от того, какие средства на ней находятся — собственные держателя или заемные в банке, позволяет прежде всего:

• иметь постоянно доступ к деньгам;
• производить безналичные расчеты без взимания комиссий;
• оплачивать командировочные, хозяйственные и представительские расходы;
• расплачиваться с поставщиками;
• осуществлять контроль операций и формировать отчетность с использованием дистанционных каналов;
• зарабатывать на покупках.

Получив корпоративную карту от Сбербанка можно не зависеть от режима работы кредитных учреждений и собственной бухгалтерии. Приобретать товары можно в стационарных торговых точках и интернет-магазинах по всему миру в любой валюте.

Сбербанк предлагает бизнес карту дебетовую и кредитную разных форматов. Особенности (плюсы и минусы) расчетных продуктов отражены в таблице:

Премиальная Visa Platinum Business

Премиальная Mastercard Preferred

Доступ к деньгам на расчетном счете

Стоимость ежегодного обслуживания (руб.)

Максимум 5 карт к одному счету

Не более 2 карт к одному счету: Visa и Mastercard

Лимит выдачи наличных (сутки)

Лимит выдачи (месяц)

Комиссия за выдачу наличных в пределах лимита

7 процентов от суммы снятия, минимум 300 рублей

Лимит на внесение наличных

Мобильный банк в месяц

Возможность оплаты покупок в интернете

Для оплаты в интернете потребуется:

• ввести номер карты, срок действия, код безопасности;

• подключить мобильный СМС-банк от Сбербанка

Кредитный лимит до 1000000 рублей

Бесплатное посещение бизнес-зала. Плата за посещение гостя списывается со счета бизнес-карты

Мгновенный выпуск и бесплатное обслуживание

Карта без пластика с полноценным функционалом

Как оформить бизнес карту для ИП?

Руководитель или официально уполномоченное лицо может выбрать способ подачи заявки на выпуск бизнес-карты Сбербанка:

• обратиться к менеджеру в отделение банка, с которым заключен договор расчетно-кассового обслуживания;
• заполнить форму заявки, находящуюся в свободном доступе на официальном сайте sberbank.ru;
• оформить карту через дистанционный автоматизированный сервис “Сбербанк Бизнес Онлайн”.

В заявке требуется указать минимальное количество данных:

• фамилию и имя контактного лица;
• адрес местонахождения организации;
• номер телефона для связи;
• официальное название компании;
• индивидуальный номер налогоплательщика.

Обязательно нужно познакомиться с условиями на передачу персональных данных и предоставить согласие. В любой момент согласие может быть отозвано путем отправки письменного уведомления.

Чтобы получить кредитную бизнес карту индивидуальному предпринимателю, необходимо соответствовать определенным требованиям:

• Осуществлять предпринимательскую деятельность в течение не менее, чем 12-месячного срока.
• Получать за календарный год от реализованных товаров и услуг сумму не более 400 миллионов рублей.
• Не иметь на момент подачи заявки на оформление ограничений со стороны налоговой инспекции.

Как пользоваться картой?

После того, как карта будет получена в отделении банка лично руководителем по паспорту или бухгалтером, которому выдана нотариально заверенная доверенность. Требуется:

• Пополнить баланс карты.
• Произвести активацию пластика:
  • через сотрудника банка;
  • путем выполнения запроса на операцию в автоматизированном терминале.

  Но можно подождать сутки, чтобы карта для ведения бизнеса была активирована автоматически.

  По большому счету, использование бизнес-карты не многим отличается от привычной процедуры обращения с платежными картами:

  • Управление деньгами и операциями через сервис интернет-банкинга “Сбербанк Бизнес Онлайн” осуществляется уполномоченными лицами посредством ввода логина и пароля. Документальным подтверждением расходов считаются:
    • чек, выданный кассиром или терминалом;
    • накладная на приобретенные товарно-материальные ценности.
    • кассе отделения при предъявлении паспорта;
    • банкомате при наличии карты и вводе PIN-кода.

    Стоит учитывать, что при обналичивании денег с карты, будет взиматься комиссионный сбор. Но процент будет существенно ниже, чем при использовании чековой книжки, позволяющей снимать требуемую сумму со счета.

    • Пополнение баланса:
      • наличными может производиться через банкомат или кассу Сбербанка. Никаких ограничений по суммам пополнения не существует;
      • безналичным переводом с расчетного счета компании через личный кабинет “Сбербанк Бизнес Онлайн”.

      Важно понимать, что в системе дистанционного сервиса для юридических лиц и предпринимателей перевести деньги только по номеру карты или мобильного телефона не получится — все поля платежного поручения потребуется заполнить и подписать электронной подписью.

      Возможности бизнес карты Сбербанк

      Корпоративная карта, эмитированная Сбербанком, действительно удобный платежный инструмент:

      • Пользоваться ее ресурсом вправе руководитель и сотрудники в любое время, вне зависимости от собственного местонахождения в момент оплаты.
      • Оплата будет производиться без необходимости обращения в бухгалтерию.
      • Предоставляется возможность регулировать траты, путем установки необходимых лимитов.
      • Использовать бизнес-карту можно для оплаты любых расходов начиная с приобретения канцелярских товаров и оплаты командировочных расходов, заканчивая покупкой дорогостоящего оборудования и организацией официальных приемов.
      • Пользоваться картой за границей, производя оплату и снимая наличные.
      • Производить бесконтактную оплату с мобильного телефона даже при отсутствии физического носителя, используя мобильное приложение или сервисы электронных платежей Pay.

      

      Использование бизнес-карты делает бухгалтерский учет более прозрачным, предотвращает возможность лишнего расхода против запланированного, исключает постоянный контроль за целевым использованием денег. Рассчитываясь с контрагентами с помощью бизнес-карты, не нужно оплачивать услуги банку, так как это происходит при безналичных расчетах.

      Бизнес-карта дает возможность совершать покупки, бронировать гостиницы, оплачивать заказы в ресторанах, не нуждаясь в наличных деньгах. Можно даже обходится без самого носителя, а производить оплату с мобильного телефона.

      При заграничных командировках не нужно будет тратить время на поиск обменника, так как деньги на карте будут автоматически конвертироваться по выгодному курсу в валюту страны местонахождения.

      Сбербанк предлагает широкий выбор бизнес-продуктов от экономичного с бесплатным обслуживанием до премиального с максимально привлекательными условиями.

      Как перевести деньги с бизнес карты?

      Осуществить перевод денег в рамках перераспределения лимита средств, с баланса одной бизнес-карты на баланс другой бизнес-карты принадлежащих одному предприятию, через интернет-банкинг просто:

      • Заходите в личный кабинет системы “Клиент Банк юридических лиц”.
      • Переводите деньги с дебетового счета на расчетный.
      • Пополняете баланс бизнес-карты с расчетного счета.

      Возможно перевести деньги, выделенные на хозяйственные расходы, обратно с корпоративной карты на расчетный счет.

      Недоступны операции перевода с бизнес-карты:

      • на личную карту руководителя или любого сотрудника;
      • на бизнес-карту другой компании.

      ИП вправе совершать бесплатно переводы денег на счета, принадлежащие физическим лицам, в размере не превышающим 150000 рублей в месяц. С юридического лица за подобную операцию взимается комиссия в размере 0,5 процента.

      Снятие наличных с бизнес карты Сбербанка

      Выдача наличных денег, снятых со счетов организации по бизнес-карте, может осуществляться в кассе Сбербанка, а также через банкомат или терминал. В пределах 170 тысяч рублей/3 тысяч американских долларов/2,6 тысячи евро в сутки и 5 миллионов ежемесячно с карт:

      • дебетовых — бесплатно;
      • кредитных — со взиманием платы за обслуживание в размере 7 процентов, минимум 300 рублей.

      Если за пределами РФ возникнет необходимость экстренно снять наличные деньги при потере или поломке корпоративной карты, то действовать необходимо следующим образом:

      • обратиться в Сбербанк по телефонной и факсовой связи;
      • получить деньги;
      • заплатить комиссию в размере 6000 рублей.

      Экстренная выдача наличных средств международной платежной системы возможна при балансе не менее 5000 американских долларов.

      Тарифы и условия обслуживания

      Начнем с того, что Сбербанк открывает и ведет бизнес-счет кредитной бизнес-карты бесплатно. Для активации карты в валюте РФ нет необходимости вносить первоначальный взнос. Предусмотрен взнос в размере 100 долларов США/100 евро только по картам в иностранной валюте.

      Годовое обслуживание составляет 2500 рублей. Плату допускается внести единовременным авансовым платежом или ежемесячно вносить по 250 рублей.

      Предприятие может открывать неограниченное количество бизнес-карт, способствующих эффективной хозяйственно-финансовой деятельности.

      Тарифы на услуги СМС-информирования по каждой бизнес-карте не превышают 60 рублей.

      Кэшбэк бизнес карты Сбербанк

      Держатели карт получают значительные привилегии:

      • Подключение к программе “Бизнес-кешбэк” позволяет при использовании карты в привычном режиме получать бонусные баллы в размере:
        • 0,5 процента на карты, ресурсом которых являются деньги предприятия;
        • 1 процент на карты, ресурсом которых являются заемные в банке деньги.

        

        При достижении 3000 баллов обменивать их аналогичное количество российских рублей.

        • Присоединение к программе для профессиональных клиентов “Лента ПРО” позволяет:
          • экономить до 9 процентов на закупках;
          • обслуживаться оперативно на специальных кассах;
          • получать дополнительные скидки.

          

          

          

          

          

          

          Установка лимита для корпоративной карты

          Индивидуальный предприниматель или руководитель организации могут установить ограничения в суммах использования по каждой отдельной карте, основываясь на принципах необходимости и рациональности. Управлять ограничениями можно самостоятельно через сервис дистанционного обслуживания или подав заявку на изменение лимитов в отделение банка.

          Установить или изменить расходные лимиты по корпоративной карте в онлайн-банкинге можно в любое удобное время. Требуется заполнить электронное заявление на изменение лимитов по конкретной карте, номер и имя держателя, которой следует указать в заявлении.

          

          Уполномоченный представитель организации — клиента Сбербанка должен, учитывая максимальный размер ограничения, установленный Сбербанком, установить собственный лимит, связанный с:

          • Получением наличных денег по карте:
            • в месяц;
            • в сутки.
            • в месяц;
            • в сутки.

            Если руководитель организации не установит значение лимита, то держатель карты будет вправе использовать максимальные лимиты по бизнес карте:

            • снимать с карты ежемесячно до 5 миллионов рублей;
            • снимать с карты ежесуточно до 170 тысяч рублей.

            Неоспоримо, что такой продукт, как бизнес карты — удобный, эффективный и выгодный расчетный инструмент, позволяющий получать высококлассный сервис, упростить расходы, экономить за счет специальных предложений. Важно не забывать устанавливать своевременно ограничения и блокировать карты уволенных сотрудников.

            Источник https://www.klerk.ru/blogs/akbars/510927/

            Источник https://www.sravni.ru/enciklopediya/info/biznes-karta-sberbanka/

            Источник

            Источник

            Похожие записи:

            1. Кредитная карта Opencard от банка Открытие; Условия и отзывы
            2. Банки-партнеры Альфа Банка
            3. Списали деньги с карты; что делать
            4. Можно ли оплатить госпошлину и налоги кредитной картой?