Управление закупками

В данной схеме представлены все этапы оформления закупок — начиная с момента регистрации условий закупок (цен поставщика, условий оплаты и т. д.) до момента возврата поставщику некачественного товара.

Регистрация информации по поставщикам

Регистрация полученных от поставщика первичных документов (приходная накладная, прайс-листы и т. д.) в большинстве случаев требует указания номенклатуры. Возможна ситуация, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих же товаров, зарегистрированных в информационной базе. Для разрешения данной ситуации предусмотрена возможность хранения информации о соответствии номенклатуры поставщика и той номенклатуры, которая зарегистрирована в информационной базе.

• прайс-лист поставщика регистрируется в рамках соглашения с поставщиком;
• предусмотрена возможность регистрировать цены в соответствии с различными условиями.

Цены поставщика будут зарегистрированы только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы. Загрузить цены поставщика можно из опубликованного на сайте прайс-листа поставщика, используя внешнюю обработку. Также можно регистрировать не только цены поставщиков, у которых закупается товар, но и цены конкурентов.

Условия закупок

• указать поставщика;
• определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров);
• указать срок поставки товаров — используется для расчета предполагаемой даты поставки;
• указать склад поставки товаров от поставщика и др.

В рамках соглашения с поставщиком может быть оформлен договор с поставщиком. При этом договор с поставщиком формируется на основании данных соглашения.

Оформление заказов поставщикам

Для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, порядке и сроках оплаты предусмотрено использование заказов поставщикам. Заказ поставщикам — инструмент, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств.

Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами в соответствии с параметрами обеспечения (сроком поставок товаров от поставщика, среднедневного потребления и т. д.).

Также заказ поставщику может быть введен на основании ранее оформленных заказов покупателей, сделки с клиентом. При оформлении заказа в рамках соглашения автоматически заполняются основные условия закупок (валюта, вид цены поставщика, параметры оплаты, использование договоров и т. д.).

Контроль оплаты товаров по заказам поставщиков производится в соответствии с датой оплаты, указанной в заказе поставщику. В заказе можно указать желаемую дату поступления товаров. На основе анализа предполагаемых дат поставки товаров можно составить график поставок товаров.

Контроль выполнения обязательств поставщиком осуществляется при помощи статусов и состояний документа. Статусы для документа присваиваются вручную. Состояние — информация о заказе, которая рассчитывается автоматически, исходя из имеющихся в информационной базе данных (статус, оплата, наличие на складе и т. д.).

Оформление поставок товаров от поставщика

• Закупка товаров у поставщика;
• Закупка товаров через подотчетное лицо;
• Прием товаров на комиссию;
• Закупка импортных товаров;
• Ввоз товаров из стран ЕАЭС.

Операции поступления товаров от поставщика регистрируются документом Приобретение товаров и услуг.

Поставка товаров может быть оформлена в рамках заказа поставщику, нескольких заказах поставщикам, соглашения или как отдельная поставка товаров.

Зарегистрировать поступления товаров на склад можно по одной накладной сразу на несколько складов. Для этих целей в табличной части документов закупки доступна возможность выбора складов.

• предусмотрена возможность зачета аванса, перечисленного поставщику;
• оплату можно переносить с одного заказа поставщику на другой.

Если на складе используется ордерная схема, поступившие товары приходуются на склад, только после оформления приходного ордера на товары.

Корректировка и возврат товаров поставщику

После оформления документов поставки может возникнуть необходимость их корректировки. Например, товары могут быть получены фактически после поступления документов и в неполном количестве, или поставщик пришлет исправленные документы с другой ценой за единицу.

• исправление ошибок — регистрация полученного счета — фактура;
• корректировка по согласованию сторон — регистрация полученного корректировочного счета –фактуры.

В корректировке приобретения вводится информация о товарах по данным новых документов поставщика.

• возникшие расхождения в количестве товаров можно отнести на нехватку на складе, которую необходимо перепроверить при инвентаризации;
• принять лишний товар как увеличение закупки, за которую нужно рассчитаться с поставщиком;
• учесть изменение цен как прочий доход.

Для отражения операции возврата поступивших товаров предусмотрен документ — Возврат товаров поставщику, использование которого изменяет состояние расчетов с поставщиком и отражает переход прав собственности на товар. Возврат товаров от поставщика может быть оформлен на основе данных о поступлении товаров и услуг.

Закупка импортных товаров

• поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления;
• поставка импортных товаров, которые требуют таможенного оформления;
• поставка товаров из стран ЕАЭС.

Ведется автоматический учет номеров грузовой таможенной декларации и стран происхождения. Поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления и присвоены номера ГТД, оформляется как обычная поставка.

Если поставка импортного товара не требует декларирования, то она оформляется как обычная поставка с регистрацией номеров ГТД и стран происхождения. Все расходы, связанные с доставкой такого груза, оформляются как дополнительные расходы, которые могут быть распределены на себестоимость товаров, направление деятельности, прочие расходы и т. д.

При варианте закупки импортных товаров, которые требуют таможенного оформления, регистрируется не только факт поставки товаров, но и факт прохождения его через таможню. При таком варианте поставки товаров поддерживается возможность отслеживать все этапы прохождения товаров через таможню при помощи соответствующих статусов.

При поступлении и продаже (списании, перемещении, сборке) импортных товаров предусмотрена возможность контроля указания номеров ГТД. Таможенная декларация может быть оформлена по одному или нескольким документам поставки. Предусмотрена также возможность оформления нескольких таможенных деклараций по одному документу поставки.

Оплата таможенных расходов может производиться как перечислением аванса, так и по факту после прохождения таможни. Услуги таможне можно оплачивать как напрямую, так и через таможенного брокера.

• поставка товаров из стран ЕАЭС;
• регистрация заявления на оплату налогов в ФНС;
• оплата налогов на расчетный счет ФНС;
• подтверждение факта оплаты от ФНС;
• оплата поставщику.

Прием товаров на комиссию

• поддержание актуальной информации о комитентах;
• хранение, анализ и сопоставление условий работы с комитентами;
• регистрация заключенных с комитентами договоров;
• планирование поступления комиссионных товаров с использованием заказов комитенту;
• оформление поступления и возврата товаров и их обособленный учет;
• оформление продажи и списания комиссионных товаров;
• расчет и формирование задолженности по комиссионному вознаграждению;
• регистрация полученных от комитентов счетов- фактур.

Операция приема товаров на комиссию оформляется в рамках соглашения с видом операции Прием на комиссию, использование которого позволяет задать размер комиссионного вознаграждения.

Порядок ведения расчетов с комитентом отличается от обычной закупки. Доступны следующие варианты: по договору и по отчетам по комиссии.

Для регистрации хозяйственных операций при приеме товаров на комиссию используется тот же комплект документов, что и для регистрации хозяйственных операций купли-продажи. Прикладное решение позволяет оформлять отчет комитенту (принципалу) о продажах, как при продаже, так и при списании комиссионных товаров.

Отчет комитенту формируется на основе данных о проданных или списанных товарах.

Списание комиссионных товаров фиксируется автоматически в момент оформления операций, которые не относятся к продажам: списание товаров, передача товаров на внутренние нужды, использование комиссионного товара при сборке товаров.

4 этапа в конкурсном выборе поставщика: как все организовать и задокументировать

Практически все компании периодически бывают недовольны условиями работы со своими поставщиками: то цены слишком высокие, то качество откровенно низкое, то сроки поставок необоснованно велики. Вы наверняка сталкивались с тем, что после подписания договора с поставщиком вас все устраивает, а потом начинаются проблемы с качеством и сроками поставок, обслуживанием и т.п. И у вас снова возникает необходимость искать поставщиков, которые максимально смогут удовлетворить ваши потребности.

Выбор поставщика – это одна из ключевых проблем в управлении закупками материально-технических ресурсов (МТР) и услуг: из многообразия потенциальных поставщиков товаров и услуг нужно выбрать самого эффективного, выгодного и надежного.

Перечень потенциальных контрагентов необходимо проанализировать по специальным критериям. Количество критериев не ограничивается ценой и качеством МТР и услуг и может составлять от трех до нескольких десятков. Конечно, каждая компания определяет для себя наиболее значимые критерии в зависимости от специфики своей деятельности. Как правило, основными являются следующие:

• сроки выполнения заказов;

• наличие сервисного обслуживания;

• удаленность поставщика от потребителя;

• минимальный размер партии товара;

• соответствие требованиям компании в области охраны труда, промышленной безопасности и охраны окружающей среды;

• финансовое состояние поставщика, его кредитоспособность;

• репутация поставщика и др.

В результате анализа и оценки потенциальных поставщиков по основным критериям формируется перечень конечных контрагентов, с которыми проводится дальнейшая работа по установлению договорных отношений.

Наш совет

Оценку поставщиков нужно проводить не только на стадии поиска новых контрагентов, но и в процессе работы с уже имеющимися поставщиками. Многие компании проводят мониторинг деятельности своих поставщиков, чтобы убедиться в том, что они продолжают удовлетворять их требования и соответствуют ситуации на рынке. Как правило, для оценки их работы используют метод ранжирования[1], который позволяет выявить все минусы в работе и дает понимание того, какие критерии для вас в настоящий момент наиболее важны.

Важно!

Вступая в договорные отношения с неизвестным контрагентом, вы рискуете! В случае его недобросовестности или несостоятельности у вас могут возникнуть срывы в выполнении плана работ или даже прямые финансовые потери. Возмещение понесенных убытков – дело хлопотное и нелегкое. Необходимо отнестись к выбору поставщика обстоятельно и использовать все возможные способы для выявления ненадежных или «рискованных» поставщиков, в том числе проводя конкурсы и изучая всю доступную информацию о претендентах до заключения с ними договора.

Нормативная база закупочной деятельности

Процесс закупок регламентирован Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (в ред. от 05.04.2016; далее – Федеральный закон № 223-ФЗ). Закон устанавливает общие принципы закупки товаров, работ, услуг и основные требования к закупке товаров, работ, услуг государственными корпорациями, государственными компаниями, субъектами естественных монополий, а также компаниями с 50%-м участием государства.

Обратите внимание!

Полный перечень компаний и хозяйствующих субъектов, подпадающих под действие Федерального закона № 223-ФЗ, вы можете найти в распоряжении Правительства РФ от 21.03.2016 № 475-р «О Перечне конкретных юридических лиц, которые обязаны осуществить закупку инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, в том числе у субъектов малого и среднего предпринимательства» (ред. от 16.07.2016).

Следует отметить, что все перечисленные в нем госучреждения и организации осуществляют свои закупки только через конкурсные процедуры. Для всех остальных компаний этот метод выбора поставщика является одним из многих.

Помимо Федерального закона № 223-ФЗ при закупке товаров, работ, услуг необходимо руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции» (в ред. от 03.07.2016).

Кроме того, в организации разрабатываются локальные нормативные акты (ЛНА) по закупкам, например: Политика в области закупочной деятельности, Положение о закупочной деятельности, Положение о комиссии по закупкам, Положение о договорной работе. ЛНА не должны противоречить федеральным законам и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, регламентирующим правила закупок.

Любой из специализированных документов о закупочной деятельности (процедура, положение, инструкция) разрабатывается с учетом структуры и специфики деятельности конкретной организации.

Как выбирать?

Поставщиков можно выбирать:

• из числа организаций, которые уже были или являются вашими поставщиками. Это облегчает выбор, т.к. отдел закупок/ответственный закупщик располагает точными данными о деятельности этих компаний;

• из числа новых организаций по результатам анализа рынка. Это отнимает много времени и ресурсов, но приносит прибыль для компании, т.к. цены потенциального поставщика могут быть ниже цен существующих поставщиков.

Методы, используемые для поиска потенциальных поставщиков, у каждого свои:

• изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, торговых журналов, прайс-листов, объявлений в СМИ;

• посещение выставок и ярмарок;

• переписка и личные контакты с потенциальными поставщиками;

• объявление конкурса (тендера).

Первые три метода, как правило, вопросов не вызывают, их процедура более-менее понятна. Остановимся подробнее на конкурсном и бесконкурсном выборе.

Бесконкурсный выбор. К бесконкурсным способам относятся внеконкурсный и безальтернативный выбор контрагента.

Если контрагент по своим конкурентным качествам объективно превосходит остальных контрагентов, присутствующих на рынке, можно выбирать поставщика на внеконкурсной основе. Например, контрагент предлагает уникальную технологию/товар, или из-за нехватки времени вы не успеваете найти приемлемую схожую технологию/товар. Кроме того, внеконкурсный выбор может быть сделан в силу экономических причин: контрагент предлагает уникальные условия, приемлемую технологию, цены и допустимый для вашей компании уровень рисков.

Иногда выбор просто безальтернативен, т. к. в рассматриваемом секторе МТР/услуг просто нет конкуренции, и претендент всего один.

Конкурсный выбор. Большинство вопросов всегда вызывают методы, связанные с конкурсными про­цедурами.

Конкурсный выбор – это процесс подачи заявок с участием двух или нескольких конкурсантов, имеющий целью получение ценовых предложений о предоставлении МТР/услуг. Конкурс проводится, если планируется осуществить закупку на крупную сумму или наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем.

Конкурсный выбор оправдан в тех случаях, когда есть большой выбор квалифицированных и готовых к участию конкурсантов, т.к. является наиболее прозрачным и приносит максимальную выгоду организации.

Внеконкурсные способы выбора поставщика используются нечасто, поэтому далее в статье мы подробно рассмотрим конкурсный (тендерный) выбор.

Конкурсный выбор состоит их нескольких этапов:

ЭТАП 1: сбор предложений

Выбор контрагента на конкурсной основе начинается с предложения делать оферты.

Предложение делать оферты (ПДО) – это комплект документов, направляемых в адрес потенциальных контрагентов или размещаемых на сайте компании и/или в средствах массовой информации, содержащий основные параметры планируемого сотрудничества с контрагентами и имеющий своей целью получение оферт от потенциальных контрагентов для возможного последующего акцепта наиболее ценной оферты.

Где размещать ПДО

ПДО размещается на информационных ресурсах в открытом доступе и/или направляется закрытому перечню квалифицированных поставщиков или подрядчиков (как правило, это контрагенты, с которыми компания уже работает или работала в прошлом). Это делается для привлечения максимального количества участников, чтобы получить наиболее выгодные условия.

Если информация размещается в открытом доступе, то это можно сделать:

• на сайте организации в соответствующем разделе «Закупки» (где отражена информация обо всех текущих и ранее совершенных закупках компании);

• в бумажных СМИ (например, в отраслевом издании, охватывающем круг потенциальных поставщиков);

• в электронных СМИ;

• на закупочных площадках (www.zakupki.gov.ru, www.roseltorg.ru, www.etp.zakazrf.ru, www.etp-micex.ru и т.п.).

Перед объявлением конкурсного выбора нужно четко определить условия размещения ПДО, критерии/результаты предквалификации, методику оценки оферт, подход к последующим переговорам и переговорной стратегии, а также составить график проведения конкурсных процедур.

Обратите внимание

Извещение о проведении конкурса всегда размещается не менее чем за 20 дней до дня окончания подачи заявок на участие в конкурсе.

Кто размещает

В зависимости от структуры и специфики организации эти задачи выполняет закупочная комиссия в рамках отдела закупок или уполномоченный на закупки сотрудник какого-либо департамента (зачастую административного). Ответственный закупщик готовит пакет ПДО и заявку для размещения в открытом доступе и/или адресной рассылки и организует ее размещение.

Закупочная комиссия, как правило, состоит из представителя отдела закупки, представителей структурных подразделений (бизнес-заказчика) и/или технического специалиста.

Закупочная комиссия ответственна за подготовку инфор­мации для разработки критериев квалификационного отбора и ПДО и оценку контрагентов на соответствие утвержденным критериям, она участвует в переговорах с контрагентами (в соответствии со стратегией переговоров). При рассмотрении вопроса о дисквалификации контрагента закупочная комиссия предоставляет информацию о его несоответствии критериям квалификационного отбора и участвует в подготовке рекомендаций по выбору другого контрагента.

Пакет ПДО

Примерный пакет документов ПДО, который мы обычно используем в процессе выбора поставщиков, включает в себя:

1. Письмо-извещение с описанием сути оферты, информацией о контактных лицах, сроках приема и акцепта оферт, требованиями (инструкциями) по подготовке и предоставлению оферт (например, порядок подачи оферт, формы предоставления технических и коммерческих условий и другая необходимая информация):

2. Документы, содержащие установленные требования к качеству, техническим характеристикам товара/работы/услуги, к их безопасности, функциональным характеристикам (потребительским свойствам) товара, к размерам, упаковке, отгрузке товара, к результатам работы и иные требования, связанные с определением соответствия поставляемого товара/выполняемой работы/оказываемой услуги нашим потребностям (описанным заказчиком в заявке на закупку).

3. Максимально возможный объем работ, оформленный в виде лотов и/или спецификаций и технических заданий.

Обратите внимание

Спецификации на оборудование не должны содержать ссылок на конкретные модели оборудования или названия производителей, если только это четко не оговорено в утвержденной стратегии конкурса.

4. Графики поставки товаров/выполнения работ/оказания услуг.

5. Сведения о начальной/максимальной цене договора/цене лота (часто помогает на начальном этапе отсеять заведомо непроходных конкурсантов).

6. Порядок формирования цены договора/лота (с учетом или без учета расходов на перевозку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей).

7. Требования к участникам конкурса и перечень документов, представляемых участниками для подтверждения их соответствия установленным требованиям (фирменное наименование, сведения об организационно-правовой форме и месте нахождения, почтовый адрес, банковские реквизиты; документ, подтверждающий полномочия лица на осуществление действий от имени участника конкурса, в том числе подписание заявки; копии учредительных документов; при необходимости копии специальных разрешений – лицензий, допусков, членства в саморегулируемых организациях и т.д.).

8. Требование получения от контрагента письменно подтвержденного списка организаций, которые могут действовать от его имени в качестве агентов, дилеров, представителей или торговых домов (при закупке МТР).

9. Требование раскрытия информации об аффилированных лицах, которые участвуют или могут участвовать в конкурсных процедурах одновременно с контрагентом.

10. Проект договора, включающий требования компании в области охраны труда, промышленной безопасности и охраны окружающей среды, антикоррупционную оговорку.

11. Контактные данные лица, ответственного за организацию конкурсных процедур и предоставление разъяснений потенциальным контрагентам по существу ПДО.

12. Иные документы при необходимости.

Заявки участников конкурса

Участники конкурса подают свои заявки в письменной форме в запечатанном конверте (кроме случаев проведения закупки в электронной форме).

Одновременно с заявкой, подаваемой в письменной форме, предоставляется электронная копия заявки на одном или нескольких компакт-дисках CD-R или DVD-R со всеми документами, составляющими заявку участника. Требования к формату файлов, содержащихся в электронной копии заявки, также определяются в ПДО.

Ответственный закупщик регистрирует каждый поступивший конверт с заявкой, фиксируя дату и время его поступления. Прием оферт завершается в момент наступления даты и времени окончания, указанных в ПДО. На следующий после окончания приема оферт рабочий день ответственный закупщик составляет и подписывает протокол об окончании приема оферт:

В случае если в ответ на ПДО поступило не более одной оферты, ответственный закупщик может инициировать вопрос о продлении срока приема оферт или повторной рассылке (опубликовании) ПДО, разместив оповещение об этом на тех же ресурсах, где размещалось ПДО:

На этом этап сбора предложений закрыт. Теперь наступает необходимость оценить полученные предложения и выбрать наиболее выгодные.

ЭТАП 2: оценка предложений

Процедура вскрытия конвертов с заявками

Процедура вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе проводится ответственным закупщиком в присутствии членов закупочной комиссии и представителей каждого из участников конкурса (по желанию), своевременно представивших конкурсную заявку.

В ходе этой процедуры члены закупочной комиссии обязаны вскрыть каждый поступивший конверт и огласить следующую информацию, исходя из представленных в конкурсной заявке документов и сведений:

• наименование и реквизиты конкурса;

• начальную/максимальную цену договора/цену лота (если устанавливалась);

• о содержимом конверта (заявка на участие в конкурсе, ее изменение, отзыв);

• наименование, ИНН и/или адрес места нахождения и фактический адрес участника конкурса;

• краткое описание указанного в заявке предмета конкурса и цену заявки (или иное указание на общую стоимость предложения участника конкурса);

• для конвертов с изменениями и отзывами заявок — существо изменений или факт отзыва заявки;

• если заявка не прошита должным образом — информацию об этом;

• любую другую информацию, которую члены закупочной комиссии сочтут нужным огласить (в одинаковом объеме в отношении каждой из заявок).

По результатам процедуры вскрытия конвертов с заявками закупочная комиссия подписывает протокол вскрытия конвертов, который должен содержать следующие сведения:

• дата и место проведения процедуры вскрытия конвертов;

• дата вступления в силу протокола вскрытия конвертов;

• общее количество поступивших конвертов;

• наименование, ИНН и/или адреса участников конкурса, отозвавших заявки (если были);

• наименование, ИНН и/или адреса участников конкурса, изменивших заявки (если были), а также суть таких изменений.

Документацией о закупке может быть предусмотрена раздельная подача и вскрытие заявок из нескольких частей (квалификационная часть, техническая часть, коммерческая часть).

Рассмотрение заявок

Рассмотрение заявок происходит в следующем порядке:

• проведение отборочной стадии – решение по отклонению неприемлемых заявок (допуск к участию в конкурсе);

• проведение оценочной стадии – выбор наилучшей заявки среди прошедших отборочную стадию.

Оценка поступивших оферт происходит согласно заранее определенной методике оценки оферт.

Различают совмещенную и раздельную оценку.

Совмещенная оценка подразумевает одновременное проведение технической и коммерческой оценки предложений контрагентов.

Раздельная оценка подразумевает анализ поступивших предложений в два этапа:

• оценка технической приемлемости предложения (техническая оценка);

•выбор коммерческого предложения из технически приемлемых оферт.

Техническая оценка предполагает оценку технической приемлемости контрагента:

• соответствие оферты технологическим требованиям, техническим стандартам организации, требованиям в области охраны труда, промышленной безопасности и охраны окружающей среды;

• наличие необходимых ресурсов и технологических инноваций;

• готовность контрагента к различным сценариям производственной деятельности организации.

Техническая оценка всегда предшествует коммерческой.

Коммерческая оценка – выбор коммерческого предложения среди технически приемлемых согласно методике оценки оферт. Она заключается в сравнении цен предложений среди технически приемлемых и проводится по одинаковым параметрам (единицы измерения, валюта предложения, условия платежа, комплектация, структура ценообразования, дополнительные необходимые расходы и т.д.) и с использованием единого подхода. Если параметры различаются, то их необходимо привести к единому базису.

Закупочный орган присваивает каждой заявке место, начиная с первого, относительно других по мере уменьшения степени предпочтительности. Ранжирование заявок выполняется на основании содержащихся в них условий, а если предпочтительность измеряется в баллах – исходя из количества баллов.

Для оценки разрабатывается специальная шкала, позволяющая рассчитать рейтинг поставщика:

№ п/п

Критерий выбора поставщика

Значимость критерия (удельный вес)

Оценка поставщика по данному критерию (от 10 до 100 баллов)

Источник https://v8.1c.ru/trade/upravlenie-zakupkami/

Источник https://www.profiz.ru/sr/8_2016/provodim_tender/

Источник

Источник