Как производится работа с конкурсами и тендерами

Перед оглашением тендера необходимо еще раз задуматься, насколько это необходимо. Работа с тендерами требуется в случае простоя персонала и оборудования. Отдел продаж должен иметь много свободного времени, но вместе с тем иметь возможность выполнять свои основные задачи.

Как начать?

Когда тендерная работа имеет периодический характер, то и результаты будут не совсем ожидаемые. Чем чаще компания будет принимать участие в тендере, тем меньше времени будет уходить на подготовку, так как появится стандартный пакет предложений. В этом случае качество начнет повышаться, как и число побед.

Чтобы достигнуть желаемого положения на рынке, начинать обучение для работы с тендерами, необходимо с малых заказов и клиентов, которые не представляют особой важности. Руководитель предприятия не должен сильно отвлекаться на продажи. Для этого предварительно следует подготовить одного или группу человек, которые смогут самостоятельно участвовать в тендере от имени фирмы.

Функции тендерного отдела

Для создания тендерного отдела выбирают сотрудников, которые умеют общаться, имеют презентабельную внешность и не допускают в работе мелких ошибок. Они должны неоднократно пройти путь создания тендерного предложения и участия в торгах.

На начальном этапе тендерный отдел должен подготовить план работы компании, который будет отображать подготовительный и основной процесс участия в тендере. Перед подачей заявки на участие руководство компании должно проконтролировать исполнение данного плана.

При работе с тендером могут возникнуть диалоги, переговоры, презентации. В этом случае представитель предприятия должен получить четкие указания по их ведению и рамкам своих полномочий. Ему необходимо знать, до какого предела можно снижать цену, корректировать сроки и как реагировать на просьбу об «откате».

Как себя вести при работе с тендером?

На протяжении всего процесса проведения торгов необходимо запомниться организаторам. Здесь большое значение имеет личная встреча с ними, во время которой следует постараться в естественной форме вызвать к себе симпатию и уважение. Можно также постараться найти общий язык с секретарем и иными представителями заказчика.

Прежде всего, необходимо выяснить информацию, касающуюся фирмы, объявившей тендер:

• сроки приема заявок и дату оглашения результатов;
• какие компании ранее и по какой причине заключили договор на поставку с данным предприятием;
• насколько важен критерий цены;
• основные требования к предложениям.

Кроме этого, стоит позаботиться и о личных интересах продавца:

• выяснить имена контактных лиц;
• узнать дни рождения представителей компании и другие важные для них даты;
• контактную информацию продавца и лиц, принимающих решение.

Когда выясняется, что тендер не предполагает открытого общения, и вопросы принимаются только в письменном виде, то необходимо быть максимально бдительным. Ведь это может означать нечестный тендер – работа по участию в таких торгах уже не имеет смысла, так как известен победитель, а все остальные лишь часть необходимой массовки.

Задачи тендерной работы

Во время проведения работы с тендером, фирма-участник выясняет свои возможности и конкурентоспособность. Выявление слабых мест показывает, с чем еще необходимо дополнительно работать. Неоднократное участие позволяет стандартизировать документы и процесс участия.

Основными задачами тендера является необходимость запомниться, приобрести новые связи и знакомства для возможного сотрудничества. А победа в торгах – это главная цель, достигнув которой, компания получает прибыль, новое оборудование, квалифицированных сотрудников.

Обучения по тендерам та работа с ними: Видео

Как работать с тендерной документацией?

Работа по тендерам предполагает подготовку необходимых бумаг для участия в торгах, которые следует полностью подготовить за три дня до даты подачи заявок на участие. За это время все документы проверяются еще раз тендерным отделом, вносятся поправки и изменения в соответствии с требованиями фирмы-заказчика. После доведения их до совершенства руководитель компании просматривает бумаги лично и заверяет.

При возможности, лучше показать подготовленный пакет документов в неофициальной форме кому-либо из представителей заказчика. Таким образом, можно получить ценные советы относительно правильности заполнения и обязательных поправок.

Каждый из документов должен быть оформлен правильно и аккуратно. Презентабельный внешний вид, наличие логотипов и контактной информации компании-участника позволит иметь некоторое преимущество – педантичность в мелочах ценится. Детальнее о том, как правильно выполнить подготовку документов для участия в тендерах можно узнать здесь.

Ценовые критерии

Предложенная цена может зависеть от нескольких факторов и назначаться, исходя из целей участника:

• необходимость избежать простоя оборудования и сотрудников;
• желание получить прибыль;
• получить связи и рекомендации клиента.

В любом варианте могут быть «подводные камни», которые следует учитывать и стараться их избегать:

• если принимается решение ставить цены ниже обычных, появляется вероятность, что об этом узнают нынешние клиенты компании;
• тендер, как правило, проводится в несколько этапов, поэтому существует вероятность закладывания процента для торга, но при слишком завышенной цене второго шанса может не быть;
• участник должен учитывать границу рентабельности;
• тендер может затребовать большее количество времени, чем было установлено на первых его этапах, поэтому оборудование может простаивать гораздо больший временной отрезок, что повлечет новые сроки исполнения, которые поставят под угрозу другие заказы;
• при работе с крупным заказчиков срок оплаты может сдвигаться.

При неоднократном участии уже не будет стоять вопрос: работа с тендерами – что это. Все участники тендерного отдела смогут достойно повторить процесс торгов и принести победу своей компании. При любом исходе торгов необходимо задуматься о результате и сделать выводы для будущих тендеров. Стоить выяснить, по каким критериям происходил выбор победителя, поблагодарить заказчика за возможность участия в торгах и узнать о вероятности дальнейшего сотрудничества.

Источник https://otendere.com/pro-tendery/tendery/rabota-s-tenderami.html

Источник

Источник

Источник