Урок 3. Планирование дел: составление списков и приоритизация

Если начать досконально разбираться в том, какие факторы оказывают влияние на жизнь человека, в общем и целом, то их можно отыскать великое множество. Любая область жизни человека и каждая сфера его деятельности, конечно же, обладают рядом свойственных им особенностей, и порой то, что применимо к одному, совершенно неприменимо к другому. Но есть, несмотря на это, некие основополагающие принципы, которые являются действенными абсолютно во всём. К одним из таких принципов, а если говорить точнее, законов, которые вполне можно считать гарантами успеха в любой области, можно смело назвать умение планировать и расставлять приоритеты. Почему это так важно, мы выясним в представленном уроке тренинга по тайм-менеджменту.

Изучив данный материал, вы узнаете о том, что представляет собой планирование дел, и каковы его особенности, почему нужно и важно ежедневно осуществлять составление списков рабочих, личных и домашних дел. Кроме того, мы рассмотрим несколько эффективных методик и принципов планирования, часть которых рассчитана на каждый день, а часть имеет более перспективную направленность — на неделю, месяц, год и даже несколько лет. Этот урок нашего онлайн-тренинга по тайм-менеджменту будет полезен людям любых возрастов и профессий, а применять полученную информацию для достижения поставленных целей будет можно уже с первого дня.

Содержание

Что такое планирование. Виды планирования. Приоритизация

Процесс планирования

Планированием называют процесс оптимального распределения ресурсов, необходимый для достижения поставленных целей и задач, а также совокупность процессов, которые связаны с их постановкой и реализацией. Планирование является неотъемлемой частью тайм-менеджмента (управления временем) и, при умелом применении, многократно повышают его эффективность.

В самой простой и официальной интерпретации планирование характеризуется следующими этапами:

1. Этап постановки целей (задач)
2. Этап составления плана по достижению намеченного
3. Этап вариантного проектирования
4. Этап выявления требуемых ресурсов, а также их источников
5. Этап определения исполнительных лиц и брифинг
6. Этап фиксации результатов планирования в физическом виде (план, проект, карта и т.п.)

Виды планирования

Планирование, как уже замечалось, применимо абсолютно к любой сфере жизнедеятельности, но, в зависимости от этого, оно может иметь свои особенности, что, в свою очередь, выражается в различных по его форме и содержанию видах.

Виды планирования различаются:

По обязательности

• Директивное планирование – подразумевает обязательное исполнение поставленных задач, всегда имеет конкретного адресата и характеризуется повышенной детализацией. В качестве примера можно назвать постановку задач, связанных с решением вопросов государственной/национальной значимости, работой на предприятиях и т.д.
• Индикативное планирование – антипод первого: не подразумевает обязательного и точного исполнения, имеет более рекомендательный и направляющий характер. Данный вид планирования широко распространён в системе макроэкономического развития различных государств.

По срокам достижения целей

• Краткосрочное (текущее) планирование – рассчитывается на период до 1 года и может состоять из планов на сутки, неделю, месяц, квартал, полгода. Самый распространённый вид планирования. Применяется, как обычными людьми в процессе каждодневной жизни, так и руководителями различных организаций.
• Среднесрочное планирование – рассчитывается на срок от 1 года до 5 лет. Данная форма планирования распространена в деятельности государственных учреждений, фирм и предприятий, но нередко применяется и стратегически-мыслящими людьми. В некоторых случаях может совмещаться с текущим планированием, что в комплексе является скользящим планированием.
• Долгосрочное (перспективное) планирование – рассчитывается, как правило, на несколько (5, 10, 20) лет вперёд. Чаще всего этот вид планирования применяется на крупных предприятиях с целью выполнения задач социального, экономического, научно-технологического характера и т.д.

По содержанию плановых решений

• Стратегическое планирование – в основном, является долгосрочным. С помощью него определяются основные направления в деятельности организаций: расширение деятельности, создание новых направлений, стимулирование рабочего процесса, изучение рынка и его сегментов, изучение спроса, особенностей целевой аудитории и т.д. Распространено в деятельности организаций.
• Тактическое планирование – чаще всего является так же – долгосрочным. Основной его целью является создание необходимых условий для реализации возможностей, найденных посредством применения стратегического планирования. Как правило, тактическое планирование применяется при планировании экономического, социального, производственного развития организации. Распространено в деятельности организаций.
• Оперативно-календарное планирование – завершающий этап стратегического и тактического планирования. Служит, главным образом, для реализации процесса достижения поставленных результатов. При помощи него конкретизируются все показатели, и организуется, непосредственно, работа организации. Оперативно-календарное планирование подразумевает определение времени выполнения поставленных задач, осуществление подготовки реализации процесса, ведение учёта, контроля и анализа процесса. Распространено в деятельности организаций.
• Бизнес-планирование – служит для оценки целесообразности, актуальности и эффективности планируемых мероприятий. Составление бизнес-плана происходит очень тщательно, с учётом всевозможных показателей, возможностей, предложений и т.п. Распространено в деятельности организаций и работе бизнесменов.

Кроме рассмотренных видов планирования, учитывающих первостепенные аспекты, существуют и учитывающие второстепенные. Они, в свою очередь, различаются:

По степени охвата

• Общее планирование – охватывает все детали контекста.
• Частичное планирование – охватывает некоторые детали контекста.

По объектам планирования

• Целевое планирование – подразумевает определение требуемых для достижения целей.
• Планирование средств – подразумевает планирование необходимых для достижения результата средств (финансов, информации, персонала, оборудования и т.д.).
• Программное планирование – подразумевает разработку необходимых для достижения результата программ.
• Планирование действий – подразумевает определение необходимых для достижения результата действий.

По глубине

• Агрегированное планирование – происходит с учётом общих параметров.
• Детальное планирование – происходит с учётом всех деталей и особенностей.

По координации планов во времени

• Последовательное планирование – подразумевает продолжительный процесс, который состоит из нескольких более мелких этапов.
• Одновременное планирование – подразумевает единовременный непродолжительный этап.

По учёту изменения данных

• Жёсткое планирование – подразумевает обязательное соблюдение заданных параметров.
• Гибкое планирование — подразумевает возможность несоблюдения заданных параметров и появление новых.

По очерёдности

• Упорядоченное планирование – подразумевает поочерёдное выполнение планов, одного за другим.
• Скользящее планирование – подразумевает продление плана на последующий период после его завершения в текущем периоде.
• Внеочередное планирование – подразумевает реализацию плана по мере появления в этом необходимости.

Приоритизация

Приоритизацией называется процесс расстановки приоритетов – показателя преобладания важности того или иного пункта плана над остальными. Важной приоритизация является по той причине, что среди большого количества разных нюансов и особенностей, имеются, как те, что имеют наименьшую значимость и оказывают минимальное воздействие на процесс достижения цели, так и те, которые играют в этом процессе главенствующую роль. Умение расставлять приоритеты можно назвать ещё одним показателем эффективности и действенности любого процесса планирования, т.к. акцент на самых значимых пунктах плана зачастую является решающим в вопросе, будет достигнута цель или нет.

Как видно, планирование как процесс характеризуется немалым количеством различных нюансов. Любой из видов может применяться обособленно, а может и в комплексе с другими. Главное при выборе – это учитывать все особенности вашей деятельности. Но, сколько бы видов планирования не существовало, сколько бы мы их не рассматривали, сколько бы примеров не приводили, всё это не будет иметь никакой ценности, если мы не будем понимать – зачем вообще нам нужно что-либо планировать, какие в этом есть преимущества, как это поможет нам в жизни? Именно на эти вопросы мы и постараемся дать ответы в следующем разделе.

Для чего нужно планирование?

Учитывая то, что наши тренинги посвящены методам повышения личной продуктивности, здесь и дальше в уроке мы будем рассматривать планирование применительно к деятельности именно человека, а не организаций, фирм, предприятий и т.д.

Планирование является тем фактором, который во многом определяет не только то, добьётся ли человек того, чего хочет, но и то, чего он добьётся вообще. Дело в том, что сам процесс планирования оказывает не какой-то единичный и узконаправленный эффект, а влияет комплексно, воздействуя на многие личностные показатели человека, направленность его действий и образ жизни в целом. Ниже мы перечислим лишь несколько положительных моментов планирования и преимущества, которые оно даёт.

Конкретизация цели

Как только человек начинает заниматься планированием своей деятельности, активизируется его мышление, задействуется творческий потенциал, повышается мозговая активность. Можно чего-то хотеть и «как бы» себе это представлять, при этом думая, что точно знаешь, чего хочешь. Но как только вы садитесь за составление плана и начинаете его тщательно продумывать, ваша цель из абстрактной начинает трансформироваться в конкретную (например, выучить иностранный язык). Постепенно вы начинаете представлять её в деталях, учитывать её особенности, как-то варьировать. Есть одна поговорка, в которой говорится о том, что корабль, не знающий, куда он направляется, никогда не достигнет пункта назначения. Так и человек – если он не знает, чего конкретно хочет, никогда этого и не добьётся. Планирование даёт возможность понять и осознать, чего ты хочешь на самом деле и обрести конкретную цель.

Чёткий план действий

Даже зная о том, чего мы хотим, мы можем никогда этого не достичь, если не будем знать, что нам для этого необходимо. Наши цели могут быть мега-глобальными, благими и замечательными, но они так и останутся просто картинкой того, чем мы хотим обладать и что сделать. Такое положение вещей исправляется при помощи планирования. Во-первых, оно позволяет определить конкретные шаги, которые необходимо совершить для того, чтобы достигнуть нужного результата. Во-вторых, оно помогает определить необходимые для этого ресурсы и их источники. В-третьих, оно даёт возможность поставить временные рамки. Таким образом, составив точный план, вы будете знать, что вам нужно сделать, чтобы его реализовать, кого или что для этого привлечь, и, самое главное, когда вы хотите это сделать. Планирование значительно ускоряет процесс достижения цели, т.к. представляет собой практическое руководство к действию.

Действие, а не мысли о действии

Пока у нас нет плана по реализации того, чего мы хотим, мы находимся в постоянном раздумывании на эту тему. Мы думаем о том, как мы сильно этого желаем, как хорошо было бы, если бы у нас это было, размышляем на тему того, как сейчас этого не хватает, быть может, даже представляем себя в процессе действия. Но есть одно НО – кроме размышлений мы ничего больше не делаем. А это указывает на то, что, скорее всего, на этом всё и закончится. Важно понять, что, приступая к планированию, вы уже делаете первый и самый большой шаг на пути к реализации задуманного. Одно только это уже существенно продвигает вас вперёд. А затем начинается цепная реакция: после составления плана вы начинаете выполнять конкретные действия, за первым пунктом идёт второй, за вторым – третий и т.д. Если вы сумеете привить себе привычку планировать даже самые маленькие дела, вы сразу заметите, как ваши желания начнут становиться реальностью. Здесь можно применить ещё одну поговорку: «Под лежачий камень вода не течёт». Сдвиньтесь с мёртвой точки — начните действовать. Планирование создаёт энергетический потенциал, необходимый для достижения цели.

Возможность маневрирования

Не зная конкретно, что необходимо делать, чтобы достичь поставленных результатов, мы не можем ни определить, ни скоординировать свои действия. Мы можем в общих чертах, примерно представлять себе, что нам нужно делать, но действуя без плана, мы рискуем прийти в тупик или даже ещё дальше отдалиться от цели. Когда же вы имеете план и начинаете действовать, вы можете, так сказать, в режиме онлайн управлять всем процессом: не получается так, попробуйте по-другому, не подходит одно, подумайте, чем можно это заменить. Наличие чёткого плана позволит вам совершать манёвры на своём пути, варьировать различные методы и способы. В итоге у вас будет комплексный план, который будет учитывать всевозможные нюансы и варианты развития событий. Умение планировать – это умение быть гибким и готовым к любым ситуациям.

Высокая вероятность успеха

И, пожалуй, самое важное преимущество планирования – это, пусть и не стопроцентная гарантия, но всё же огромная вероятность успеха. Как много мы видим людей, которые, желают очень немногого, но, не имея плана, так ничего и не достигают! И, в противовес им, есть огромное количество примеров людей, имеющих фантастические цели, которые, казалось бы, недостижимы, несмотря ни на что достигают их и даже больше. Первых от вторых отличает именно умение планировать и расставлять приоритеты. Определите свои цели, начинайте составлять план – через время вы увидите, что вы дошли до цели, а тысячи зевак без плана так и остались на своих местах. Планирование выведет вас в лидеры в любой области!

Наверняка, теперь вам стало гораздо понятнее, зачем нужно заниматься планированием и продумывать все свои шаги. Планированием занимаются бизнесмены и предприниматели, главы огромных корпораций, творческие люди, писатели, актёры и звёзды шоу-бизнеса, в общем, все те, кого принято называть успешными людьми. Планирование – это часть жизни и деятельности любого человека, желающего повысить свою продуктивность и достичь серьёзных результатов. Именно по этой причине, кроме того, чтобы сесть за стол, взяв ручку и листок, и начать что-либо планировать, на сегодняшний день существуют специально разработанные методики планирования, которые уже не раз доказали свою эффективность. Краткий обзор самых популярных из них мы приведём в следующем разделе.

Методики планирования

ABC планирование

Предпосылкой данного метода служит опыт, наглядно показывающий, что соотношение важных и неважных дел в процентах всегда примерно одинаково. Любые задачи, исходя из их важности, касаемо достижения поставленных результатов, должны распределяться с использованием буквенных значений ABC. Из этого следует, что первыми должны выполняться задачи, имеющие наибольшую важность и значимость (A), а затем уже все остальные (B, C). Планировать своё время, применяя данную методику, нужно, беря во внимание именно важность задач, а не требуемые для их выполнения усилия.

Методика ABC базируется на трёх основных правилах:

• Категория A – самые важные дела. Они составляют примерно 15% всех дел, которыми вы занимаетесь, но приносят они примерно 65% результатов.
• Категория B — важные дела. Они составляют около 20% всех ваших дел и приносят около 20% результатов.
• Категория C – дела наименьшей важности. Они составляют примерно 65% всех ваших дел, но и приносят примерно 15% результатов.

Более подробно о данной методике вы можете узнать отсюда.

Принцип Эйзенхауэра

Эту методику предложил в своё время американский генерал Дуайт Дэйвид Эйзенхауэр. Она является отличным дополнительным измерителем для быстрого принятия наиболее важных решений. Данный принцип подразумевает расстановку приоритетов, согласно критериям важности и срочности.

Все свои дела вы должны разделить на четыре основные категории и выполнять в порядке очерёдности:

• Категория A – самые срочные и важные дела.
• Категория B – срочные, но не важные дела. Важно уметь отделять их по критерию важности от первой категории, иначе можно потратить на их выполнение время, оставив на самом деле важные дела на потом.
• Категория C – не срочные, но важные дела. Здесь нужно учитывать фактор срочности: из-за того, что эти дела не являются срочными, их часто откладывают в «долгий ящик», после чего они становятся срочными, что не очень хорошо. Поэтому, их выполнением ни в коем случае нельзя пренебрегать. Такие дела, ко всему прочему, можно делегировать – поручить их выполнение кому-то ещё.
• Категория D – не срочные и не важные дела. Нередко, такими делами человек озабочен больше всего и тратит на их выполнение большую часть времени. Научитесь точно определять дела из этой категории. Делать их нужно в последнюю очередь, когда выполнены предыдущие.

Подробнее о методе Эйзенхауэра вы можете узнать отсюда.

Правило Парето

Иногда это правило называют принципом «80 на 20». Сформулировал его итальянский экономист Вильфредо Парето. Основной его предпосылкой является то, что наименьшая часть действий приносит наибольшую часть результатов, и наоборот.

Наглядно данное правило выглядит так:

• 20% действий = 80% результата
• 80% действий = 20 результата
• 20% людей владеют 80% всего капитала
• 80% людей владеют 20% всего капитала
• 20% клиентов приносят 80% дохода
• 80% клиентов приносят 20% дохода
• И т.д.

Примените данное правило к своей каждодневной деятельности, и вы увидите, что 80% всего того, что вы делаете за день — это всего лишь 20% нужного вам результата, а 20% грамотно спланированных действий на 80% приближают вас в заветной цели. Исходя их этого, запомните, что день нужно начинать именно с немногочисленных, но самых сложных, важных и срочных дел, а уже после браться за выполнение лёгких и не менее важных, но присутствующих в гораздо большем объёме. Очень удобно применять правило Парето в комплексе с методикой ABC или принципом Эйзенхауэра.

Подробнее о принципе «80 на 20» можно прочитать здесь.

Хронометраж

Под понятием «хронометраж» имеется в виду метод, предназначенный для изучения затраченного времени. Он осуществляется посредством фиксации и замера осуществляемых действий. Основными целями хронометража являются определение того, на что тратится время, выявление «поглотителей времени», поиск резервов времени и выработка чувства времени.

Вести хронометраж довольно просто: специалисты советуют производить запись всех своих действий с точностью до 5 минут на протяжении 2-3 недель. Наглядно это выглядит примерно так:

• 8:00-8:30 – проснулся, размялся, умылся
• 8:30-9:00 – попил чай, включил компьютер, проверил почту
• 9:00-9:30 – зашёл в социальную сеть
• 9:30 – 10:00 – подготовил документы по работе
• И т.д.

Записи можно дополнять комментариями и дополнительными параметрами. А способов вести хронометраж существует несколько:

• На бумаге – в блокноте, тетради, записной книжке
• Используя гаджет – мобильный телефон, электронную книгу, планшет
• Используя диктофон
• Используя специальное ПО на компьютере
• Онлайн – специальные интернет-приложения
• Диаграмма Ганта (см. ниже)

На основе полученных посредством хронометража данных вы сможете выявить важные особенности в распределении своего времени и скорректировать их. Подробнее о хронометраже читайте здесь.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это метод столбчатых диаграмм, разработанный американским специалистом в области менеджмента Генри Гантом. Он применяется для иллюстрации планов и графиков работы по различным проектам. Состоит диаграмма из полос, которые ориентированы вдоль временной оси, а каждая из них отображает отдельную задачу, входящую в состав проекта. Вертикальная ось – это перечень задач. Помимо этого, на диаграмме можно отмечать различные показатели — проценты, указатели, временные метки и т.д.

Применяя диаграмму Ганта, вы сможете наглядно отследить процесс реализации проекта и эффективность выполняемых действий. Но, в любом случае, этот метод придётся дополнять другими, т.к. диаграмма не синхронизируется с датами, не отображает затраченные ресурсы и сущность производимых действий. Лучше всего применять её для небольших проектов. Сама же диаграмма нередко входит в состав различных приложений для управления проектами в качестве дополнения.

Прочитать о диаграмме Ганта подробнее можно, перейдя по этой ссылке.

Техника SMART

Техника постановки целей SMART признана одной из лучших в мире. Она берёт своё начало в НЛП и подробно мы рассматривали её в одном из наших уроков. Здесь же мы приведём лишь краткое описание этой техники.

Само слово «SMART» является аббревиатурой, образованной из первых букв пяти слов, определяющих критерии целей. Рассмотрим их несколько подробнее.

• Specific – цель должна быть конкретной, т.е. при её постановке вы должны обязательно отчётливо представлять себе результат, которого желаете достичь. Например, «я хочу стать специалистом в области антропологии».
• Measurable — цель должна быть измеримой, т.е. вы должны представлять желаемый результат в количественном эквиваленте. Например, «к 2015 году я хочу зарабатывать 50 тысяч рублей ежемесячно».
• Attainable – цель должна быть достижимой, т.е. вы должны учитывать особенности своей личности: способности, предрасположенность, талант и т.п. Например, если у вас туго с математикой и вы абсолютно не понимаете эту науку, лучше не ставить себе цель стать выдающимся математиком.
• Relevant – цель должна соотноситься с другими вашими задачами. Например, достижение среднесрочной цели должно подспудно включать в себя достижение нескольких краткосрочных.
• Time-bounded – цель должна быть определена во времени и иметь чётко установленные временные рамки. Например, «я хочу сбросить вес с 95 до 80 кг через полгода к такому-то месяцу».

Всё вместе это позволит вам определить необходимые действия для достижения нужного результата, учесть максимальное количество факторов и постоянно отслеживать свой прогресс. Подробнее о технике SMART написано здесь.

Список целей и задач

Наиболее простая методика, при помощи которой можно планировать время и дела. Это просто перечень того, что нужно сделать. Такие перечни очень удобны тем, что не требуют никаких дополнительных ресурсов, как, например, ПК, мобильные приложения или использование сложных схем, но и позволяют наглядно отображать всё, что вам нужно сделать и контролировать этот процесс.

Составляется список целей и задач очень просто: можно на листке бумаги просто записывать всё, что вам требуется выполнить и когда, а по завершению выполненные пункты просто вычёркивать. А можно немного усложнить: сделать таблицу, в которой будут графы: «задача», «приоритетность», «срок выполнения», «отметка о выполнении».

Все представленные методики можно применять поодиночке или комплексно. Попробуйте все варианты – наверняка, через некоторое время вы выделите для себя наиболее удобную и подходящую, а может быть даже составите на их основе какую-то свою.

Для того чтобы упростить вам задачу при планировании своих дел и времени, в заключение урока мы хотели бы представить вашему вниманию несколько очень эффективных принципов, которые вы можете использовать в своей повседневной жизни.

Принципы планирования

• Попробуйте все рассмотренные методики планирования и выберите наиболее подходящую для вас. Используйте её ежедневно и во всех делах.
• Не старайтесь всё запомнить – ведите записи. Как говорится, «самый тупой карандаш лучше, чем самая острая память».
• Если на вас навалилось много дел, не старайтесь успеть сделать всё. Потратьте время на определение наиболее важных и приоритетных, и приступайте к их выполнению. Остальное закончите позже.
• По окончании одной недели составляйте план действий на следующую. Аналогично поступайте и в конце каждого дня.
• Заведите привычку носить с собой блокнот и ручку или диктофон, чтобы записывать посещающие вас интересные мысли.
• Заведите «журнал успеха», в котором вы будете ежедневно отмечать все свои успехи, пусть даже самые незначительные. Это будет поддерживать в вас постоянную мотивацию и напоминать о том, что вы на верном пути.
• Учитесь говорить «нет». Эта способность убережёт вас от пустой траты времени, стремления к ненужным целям и общению с ненужными людьми.
• Всегда думайте перед тем, как что-либо сделать. Взвешивайте все «за» и «против». Старайтесь не совершать необдуманных действий и поступков.
• Всегда, когда находитесь в процессе чего-либо, вспоминайте себя, осознавайте, что вы делаете в настоящий момент. Если чувствуете, что не продвигаетесь вперёд – бросьте это занятие.
• Посмотрите критически на себя самого: определите свои вредные привычки, отнимающие время, дела, которыми вам нравится заниматься, но которые не двигают вас к цели. Затем постепенно и поочерёдно заменяйте эти привычки и дела новыми – эффективными.
• Определите свои основные приоритеты по жизни и живите в соответствии с ними. Так вы сможете всегда быть сконцентрированы на главном, и не будете тратить время впустую.
• Не совершайте лишних ненужных действий, не выполняйте чужие дела. Вы должны продвигаться вперёд сами, но не позволяйте использовать себя как инструмент для достижения чужих целей, если вам самому это не в радость.
• Регулярно и систематически выделяйте время на самосовершенствование: чтение книг, просмотр обучающих и мотивирующих видео, тренировку своих навыков и т.д.
• Не останавливайтесь на достигнутом – добившись одной цели, ставьте другую, более серьёзную. Так вы сможете всегда быть в тонусе, будете иметь стимул и мотивацию.

Применение всех вышеперечисленных рекомендаций позволит вам быть успешным в любой области и достигать целей в кратчайшие сроки. Самое главное — это постоянная работа над собой и применение на практике полученных навыков. Чтобы всё то, что вы узнали из этого урока, начало приносить свои плоды, вам нужно сегодня же начать планировать свою дальнейшую деятельность. Начните с любого способа, тренируйтесь, оттачивайте новый навык и сделайте его привычкой. Всё в нашей жизни спланировать, конечно же, нельзя, но можно многое.

Дополнительные интересные материалы, касающиеся планирования и эффективности, вы можете найти на нашем ресурсе 4brain:

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Напоминаем, что для полноценной работы сайта вам необходимо включить cookies, javascript и iframe. Если вы ввидите это сообщение в течение долгого времени, значит настройки вашего браузера не позволяют нашему порталу полноценно работать.

Какие бывают виды планов и формы планирования

Планы различных видов постоянно составляют руководители всех предприятий. От подробного и качественно составленного плана в большинстве своем зависит успешность деятельности и возможность достижения хороших результатов.

План является ориентиром, который способствует движению предприятия в правильном направлении с учётом обеспеченности необходимыми ресурсами и внешней ситуации.

Прочитав эту статью, вы узнаете, какие бывают виды планов, формы планирования, экономика предприятия.

Общие сведения

Планирование

Планированием называется деятельность по определению состояния фирмы в перспективе и ее функционированию.

Планирование занимает важную роль в работе предприятия и осуществляет некоторые функции, такие как:

— определение вероятных перспектив развития организации;

— экономия материальных ресурсов, насколько это возможно;

— уменьшение риска банкротства или разорения из-за непредсказуемых изменений экономики;

— своевременная реакция на изменение рыночной конъюнктуры;

— увеличение эффективности работы.

СПРАВКА! План является утвержденным документом, содержащим конкретный список действий, методов, целей и цифровых показателей, который составляется на конкретный период времени. Также в него входит информация о ресурсах (недостающих и имеющихся), призванных обеспечить как можно более полное соответствие получившихся результатов от ранее заявленных.

Как составлять планы

При составления любого вида плана нужно придерживаться следующих принципов:

— объективная необходимость, которая продиктована условиями экономики на сегодняшний день;

— конкретность и численное измерение всех используемых показателей;

— план должен составляться на определенный период времени;

— реалистичные и обоснованные цифры, используемые в плане (здесь нужно принимать во внимание ресурсы, имеющиеся на предприятии);

— составленный план должен быть гибким, чтобы была возможность его быстрого изменения под меняющиеся условия внутренней или внешней среды;

— план должен составляться комплексно, охватывая все сферы деятельности предприятия;

— планы различных отделов не должны идти вразрез друг с другом;

— абсолютно все планы, которые были составлены и заверены, нужно обязательно исполнять;

— планы должны иметь своей целью получение максимальной экономической выгоды;

— каждая стадия разработки плана должна иметь несколько альтернатив, впоследствии среди них выбирается оптимальная.

СПРАВКА! Если составлять планы по всем этим правилам, то они получаются реальными, подробными и эффективными.

Форма стратегического планирования

Стратегическое планирование является процессом определения будущего состояния организации путем прогнозирования, анализа и постановки целей. Другими словами, это конкретный список действий для формирования перспектив предприятия на долгий срок.

Стратегическое планирование может состоять из следующих моментов:

— разделение технических и материальных ресурсов между разными подразделениями предприятия;

— принятие действий при изменении условий внешней среды и завоевание собственной ниши на рынке;

— вероятное изменение организационной формы организации в будущем;

— координация действий по управлению во внутренней среде;

— анализ предыдущего опыта по отношению к будущим планам.

Стратегия работы организации формируется ее топ-менеджерами. Стратегия в обязательном порядке должна сопровождаться финансовыми расчетами. Одним из наиболее важных требований к таким планам является их гибкость, так как внешняя среда характеризуется нестабильностью.

СПРАВКА! При разработке стратегии необходимо учитывать тот факт, что расходы на реализацию плана должны быть полностью оправданы планируемыми результатами в будущем.

Развитие предприятия

Развитие организации по плану сопровождается грандиозными изменениями и в экономической, и в организационной системе предприятия. Это должно также сопровождаться большим технологическим и финансовым ростом. Главное место отдается увеличению объемов производимых товаров и, соответственно, чистой прибыли.

Стратегический план для развития организации может быть сделан по таким главным направлениям:

— использование в производстве достижений научно-технического прогресса;

— обновление производственной программы, ее усовершенствование;

— увеличение эффективности производства за счёт повышения показателей производительности труда и материалоотдачи;

— установка нового оборудования или план строительства новых сооружений;

— обновление кадровой структуры и состава;

— введение в производство экологически чистых систем;

— улучшение социального положения сотрудников.

Виды планов

1. По времени планы могут быть долгосрочными, среднесрочными и краткосрочными.
2. По целям — стратегические, оперативные, тактические.
3. По точности — укрупненные и детализированные.
4. По сфере использования — цеховые и корпоративные.
5. По содержанию планы могут быть производственными, реализации продукции, снабжения, издержек, кадровые, социальные, финансово-инвестиционные.
6. По ориентиру планы могут быть реактивными или интерактивными. Реактивные планы делаются после определенных событий или на основании предыдущего опыта. Интерактивные планы связывают прошлые, настоящие и будущие показатели.

СПРАВКА! Перечисленные выше признаки могут существовать отдельно друг от друга или пересекаться в одном документе.

Бизнес-план

Для того, чтобы привлечь инвестиции или получить кредит для развития своего дела, нужно правильно преподнести свою идею. Чтобы это сделать, составляется хороший бизнес план, который содержит информацию об организации и ее финансовые показатели.

Бизнес-план имеет следующие разделы:

— краткое резюме, отражающее общее содержание документа;

— цели проекта и задачи, обеспечивающие их достижение;

— данные о деятельности организации;

— описание конкурентов и анализ ситуации в данной отрасли;

— описание целевой аудитории и рынки сбыта;

— рекламные мероприятия и маркетинговая стратегия;

— организационная структура и действия для обеспечения деятельности;

— структура персонала и плановая численность сотрудников;

— финансовая часть плана;

— описание непредсказуемых событий и ликвидация компании.

План проверок

Деятельность организаций требует постоянного контроля соответствия заданным параметрам. Для этих целей формируется план проверок для предприятия в целом и каждого из его подразделений в отдельности. Похожие документы создаются ещё и другими контролирующими службами, например налоговой. В организациях проверки можно проводить самостоятельно, а можно привлекать строение организации.

Планы на перспективу

Перспективные планы являются одним из главных составляющих работа руководства. Они определяют эффективность деятельности предприятия в целом. В процессе формирования плана должны учитываться определенные цели и ресурсы, которые должны быть использованы при их достижении. Также сроки проведения в действие планируемых мероприятий должна быть определены. Необходимо не только определить направление деятельности, но и расписать возможные варианты продолжения ситуации в условиях внешней среды.

Планы не перспективу основаны на прогнозах по поводу экономической ситуации в будущем внутри компании и за ее пределами.

СПРАВКА! Время формирования такого рода программ может составлять до пятнадцати лет.

Финансовое планирование

Планы финансов тесто связаны с разработкой социальных и экономических вопросов. В таком плане даётся информация о применении материальных ресурсов и себестоимости готовой продукции по плану. Кроме того, при формировании финансового плана необходимо предусмотреть применение имеющихся финансовых ресурсов для того, чтобы усовершенствовать процесс производства.

По форме финансовый вид плана похож на бухгалтерский баланс. В ее составе должны быть ясно прописаны все статьи, касающиеся расходной и доходной частей. Такие операции, как проценты по депозитам счетам, поступления от участия в капитале и прочее отображаются в приходом разделе. Такие операции, как амортизация, погашение задолженностей и другие затраты указываются в расходном разделе.

План предприятия на год

Любое предприятие практически всегда составляет годовой план работы. В нем указывают расходы на производство узлов и деталей, себестоимость готовой продукции, предполагаемую прибыль, суммы обязательных платежей и так далее.

План на год по своей сути является чем-то вроде прогноза и основывается на тенденциях развития самой организации, а также рынка в целом. Такие прогнозы формируются на основании информации за прошлые периоды. При этом принимаются во внимание возможные отклонения и непредсказуемые изменения экономики.

На больших предприятиях составить готовой план только в целом для предприятия недостаточно. Здесь понадобятся финансовые расчеты и детализация экономических показателей по каждому имеющемуся подразделению.

СПРАВКА! Важно помнить, что такие планы не должны противоречить друг другу и быть связаны между собой.

Формирование оперативного плана

Оперативный план работы способствует обеспечению выполнения стратегических целей организации. Такой вид плана регулирует текущую работу компании, в отличие от планов на длительный срок. Оперативный план составляется максимум на три месяца.

Оперативный план может содержать следующее:

— организационная структура компании — она может измениться или остаться прежней;

— действия с имеющейся технологической базой или покупка нового оборудования;

— увеличение экономической эффективности отдельных ее показателей или в целом;

— определение выгодности координат организации или ее главных контрагентов;

— приведение к совершенству процедуры управления запасами производства с целью обеспечения их экономии;

— улучшение контроля качества продукции на всех этапах ее производства;

— повышение имиджа компании за счёт увеличения ее репутации среди клиентов и поставщиков.

Процесс создания планов

Для составления рабочих планов предприятия нужно пройти несколько этапов:

— определить возможные риски и проблемы, с которыми может столкнуться организация в перспективе;

— определить цели деятельности предприятия и их четкое экономическое обоснование,;

— составление плана материально-технического и финансового состояния организации;

— оценивание стоимости ресурсов, необходимых для достижения поставленных задач;

— разделение целей на отдельные задачи;

— разработка действий по контролю за выполнением планов и составление их графика.

Если составить четкий и развернутый план нельзя, то нельзя и обеспечить эффективную и бесперебойную работу предприятия. Начальство компании долго четко представлять для себя цели работы и средства, необходимые для их достижения. Помимо этого, планы всех видов способствуют смягчить для предприятий экономические колебания.

Источник https://4brain.ru/time/plan.php

Источник https://onlineserviceip.ru/vedenie-ip/vidy-planov-formy-planirovaniya-ekonomika.html

Источник

Источник