Лучший софт для управления проектами и командой: от планирования до отчетности

Операционные вопросы — один из самых сложных моментов в любом бизнесе. Co-founder и CTO маркетплейса для поиска репетиторов Preply Дмитрий Волошин рассказал, какие программы и приложения стоит использовать для управления проектами и командного менеджмента.

Сейчас в Preply работает почти 50 человек. Это разработчики, дизайнеры, маркетологи, саппорт-менеджеры и другие специалисты. За несколько лет существования стартапа наши организационные процессы сильно эволюционировали. Мы начинали с планирования задач в Google Docs, а теперь используем для управления проектами и командой самый современный специализированный софт. Расскажу, какие инструменты менеджмента есть на рынке, в чем их особенности и кому подходят те или иные решения.

Дмитрий Волошин

Co-founder и CTO Preply

курс

PROJECT
MANAGER

Узнать больше

• Получите необходимую базу для работы руководителем проекта — профессия с нуля
• Упор на практику: каждый студент работает минимум с 4 различными проектами
• Овладеете искусством укладываться в сроки, бюджет, ресурсы

Для мозгового штурма и координации

Первый этап любого проекта — изучение вопроса, определение цели и составление «дорожной карты» с промежуточными этапами — milestones.

MindMup 2 — один из самых популярных сервисов для построения ассоциативных карт. Чистый и интуитивно понятный интерфейс. Есть возможность совместной работы. В бесплатной версии карты можно сохранять только публично. Приватные карты доступны в версии Gold (от $25 в год). Сервис удобен для новичков, также подойдет для не слишком сложных, но регулярных задач.

MindMeister — еще один сервис для майндмэппинга. Он дороже (версия для командной работы — от $9 в месяц), но и функций больше. Иконки, библиотека изображений, история правок, режим презентации, task feed, чат и многое другое. В таком можно спланировать, например, разработку приложения или другого сложного продукта.

GanttPro — приложение, которое позволяет планировать проекты и контролировать процесс их выполнения. В основе продукта — популярный принцип диаграммы Гантта. Используются две оси: на вертикальной располагается список задач, горизонтальная отводится календарю. Получается четкий и наглядный график. Задачи можно объединять в группы и делить на подзадачи, прогнозировать сроки и отслеживать статусы. Сервис наиболее полезнен компаниям, которые разрабатывают сложные продукты с большим объемом работы: например, технологическим.

Для планирования задач

Чтобы планировать и распределять задачи, а также контролировать процесс их выполнения, используются различные программы-органайзеры. Планировщиков на рынке десятки, вот несколько примеров.

Trello — пожалуй, самый известный сервис для организации задач в виде рабочих досок. Базовая часть сервиса бесплатная, оплачиваются только расширения. Есть возможность добавлять чек-листы и выставлять приоритеты. Может синхронизироваться со Slack, GitHub, Salesforce, Evernote, Google Drive. Отлично работает в Kanban-проектах.

MeisterTask — почти полностью повторяет функционал Trello. Отличительная особенность — интеграция с упомянутым выше MindMeister, а заодно — со Slack, GitHub, Zendesk.

Jira — вообще-то это система отслеживания ошибок, которая задумывалась как инструмент для организации взаимодействия с пользователями. Но многие применяют Jira для управления проектами (мы в том числе). Идеально подходит для работы по Scrum. Позволяет планировать спринты и проекты в целом, делегировать задачи и собирать их в бэклог, указывать приоритеты и отслеживать дедлайны.

Bitrix24 — продукт, который позиционируется как сервис автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. Есть возможность планировать задачи по нескольким проектам одновременно, назначать исполнителей, измерять затраченное время, обмениваться сообщениями, общаться в live-чате. Включает в себя CRM. Сервис популярен среди нетехнологических компаний.

Для внутренней коммуникации

Slack — удобный корпоративный мессенджер, который не нуждается в представлении. Закрытые и открытые чаты, обмен файлами, удобная мобильная версия. Подходит для общения в рамках практически любой команды.

Skype — традиционный инструмент для аудио- и видеосвязи с коллегами, подрядчиками и клиентами, которые живут за границей. Но с юзабилити у него определенно проблемы. Например, чтобы увидеть сообщение во время звонка, нужно вручную открыть соответствующий раздел.

Google Hangouts — менее популярный аналог Skype, который отлично справляется с теми же функциями и реже падает.

Для трекинга времени

Отслеживать время выполнения задач нужно, во-первых, для более точного планирования. Если вы точно знаете, сколько времени ушло на проект, в следующий раз спланировать работу будет проще. Во-вторых, тайм-трекинг помогает реально оценить стоимость различных продуктов и услуг: цена напрямую зависит от вложенных в проект человеческих ресурсов.

Toggl — кроссплатформенный тайм-трекер. Есть возможность работы в команде и шеринга для клиентов. Можно менять workplaces — чтобы отдельно считать время, затраченное на несколько сайд-проектов. Эта функция также полезна для тех сотрудников, которые работают part-time. Автоматически строит аккуратные и наглядные отчеты.

Timely — помимо трекинга времени есть функции планирования и биллинга. Очень удобный интерфейс: сразу видно, на какое время запланированы задачи и сколько еще свободных часов (или минут) у вас осталось. Один минус — с недавнего времени сервис работает только платно. Версия для команды — от $14 долларов за одного юзера в месяц.

primaERP — сервис, объединяющий возможности Toggle и Timely. Система учета рабочего времени и перерывов, удобный тайм-трекинг и наглядное планирование. Есть возможность создавать и выставлять счета, а также контролировать оплату. Для команды до 3 человек — бесплатно. Больше — платно. На стоимость влияет количество пользователей и подключенные для них услуги.

Список можно дополнить разве что сервисами Google: почтой Gmail, сервисом для совместной работы с документами Google Docs, облачным хранилищем Google Drive, органайзером Google Calendar и другими инструментами. Для бизнес-целей стоит выбирать аккаунт G Suite (от $5 в месяц за одного пользователя).

Важно помнить одно: идеальных решений, который подходили бы всем, не существует. Экспериментируйте, изучайте различные инструменты, взвешивайте плюсы и минусы, которые актуальны именно для вашей команды.

И не забывайте анализировать, оправдывает ли инструмент затраты. Так найдете свой оптимальный набор инструментов.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации.

11 полезных приложений для бизнеса

Есть сервисы, которые существенно облегчают жизнь предпринимателя: автоматизируют рутинные процессы, считают финансы, напоминают о важных делах. Предлагаем вам список из 11 приложений, о которых не все знают.

1. Личный кабинет предпринимателя

Это официальное приложение от ФНС России на Android и iOS. Отдельный сервис для тех, кто часто ездит по командировкам и не может пользоваться браузерной версией личного кабинета.

В сервисе можно делать то же самое, что в обычном личном кабинете:

• подать заявление на регистрацию индивидуального предпринимателя в упрощенном режиме;
• получать выписки из ЕГРИП;
• отправлять электронные версии документов налоговой;
• контролировать расчеты;
• оплачивать налоги и задолженности;
• переписываться с представителями ФНС и записываться на прием.

Это удобно — можно не возить с собой ноутбук и не искать компьютер в командировке, а делать все со смартфона.

2. CamScanner

Приложение для предпринимателей, превращающее смартфон в портативный сканер документов. Работает на Android и iOS. Позволяет сканировать разные бумаги с помощью камеры.

Отсканированные документы можно редактировать, пересылать в мессенджеры или по почте, хранить в облачных хранилищах, отправлять по факсу или печатать. А еще группировать по папкам, сортировать по тегам или датам, искать нужные файлы по ключевым словам.

Пользоваться сервисом можно бесплатно, но в этом случае на сканы будет наложен водяной знак. Чтобы убрать его и получить больше функций, нужно оплатить 4,99 $ в месяц или 49,99 $ в год.

3. «Консультант Плюс»

Отдельное приложение от онлайн-базы законов, доступное на Android, iOS и на Windows. В нем собраны все действующие законодательные акты Российской Федерации и поправки к ним — в любой момент можно посмотреть, сколько теперь придется платить налогов или как вы должны действовать по закону с работником.

Искать нужные законы можно по названиям, номерам или ключевым словам в них. А переходить к нужной части — по оглавлению или поиску по тексту документа. Любой документ можно сохранить в «Избранном», чтобы он всегда был под рукой.

Пользоваться сервисом можно бесплатно, но в нем будут доступны не все документы. Часть будет открыта только по расписанию: Можно снять ограничения, если купить платный доступ. Его стоимость зависит от того, какие именно документы вам понадобятся.

4. ПланФакт

Это мобильная версия сервиса управленческого и финансового учета «ПланФакт». В ней можно понять, что вообще происходит в компании, и посмотреть детальную информацию по каждой операции. А работает она так же, как личный кабинет на компьютере.

Сервис помогает анализировать доходы и расходы компании и понимать, когда нужна корректировка. В мобильной версии можно проанализировать разные части бизнеса, посмотреть детали операций и быстро внести информацию о платежах. А еще мобильная версия подскажет наступление кассового разрыва, и подготовит отчеты по главным показателям — это поможет разработать финансовый план.

Стоимость доступа — 3 100 рублей в месяц, если оплатить сервис на год вперед. Есть тариф дороже, в нем можно добавлять сколько угодно юрлиц и пользователей.

5. Trello

Одно из самых популярных полезных приложений для бизнеса. Работает онлайн и в приложениях на Android и iOS. Сервис создан для управления проектами, но в нем также можно хранить информацию, планировать какие-то встречи и создавать напоминания.

В Trello управляют небольшими задачами и проектами. Вы можете назначать задачи исполнителям (сотрудникам) и ставить сроки сдачи, проверять выполнение работы и видеть, на каком этапе она находится. Другими словами — полностью контролировать сотрудников на удаленке или даже тех, кто работает в офисе, но часто уезжает в командировки.

Сервис бесплатный, но с ограничениями: нельзя подключать много улучшений и создавать больше 10 досок для одной команды. При этом его вполне хватает для управления штатом из 10–100 человек. А платный доступ стоит 10$ за одного пользователя в месяц.

О Trello хорошо отзываются и работники, и предприниматели. Вот что рассказал нам Максим Ковалевский, руководитель компании Chocolate Fiesta:

«Мы занимаемся разработкой, производством и продажей 3D принтеров для печати шоколадом. Стараемся упрощать коммуникацию между отделами, вместе с сотрудниками эффективно ставить задачи и контролировать их выполнение, поэтому основная часть процессов оцифрована. В моем телефоне порядка 5-6 мобильных приложений, помогающих вести бизнес, но самое нужное среди них, безусловно, Trello.

Trello — крайне полезное приложение для организации деятельности в небольшой компании. Для каждой группы процессов Chocolate Fiesta — разработка, производство, закупки, ведение клиентов, стратегическое планирование, маркетинг — в Trello заведена отдельная доска. К каждой доске прикреплены сотрудники соответствующего подразделения, их задачи с подробным описанием, чек-листом и сроками выполнения. Как руководитель я могу прямо со смартфона отслеживать текущий прогресс, вносить корректировки в планы, задавать сотрудникам вопросы и, в обратную сторону, уточнять, если им что-то непонятно.

В компаниях, в которых процессов достаточно много, такой формат незаменим — я могу буквально за полчаса в цифровом формате «пробежаться» по всей компании и оценить, где дела идут хорошо, а где пора принять меры для ускорения работы»

6. Google Drive

Облачное хранилище файлов, которое работает онлайн и в приложениях на Android и iOS. В нем можно хранить и создавать документы, презентации, таблицы, изображения и аудиозаписи.

Хранилище работает при подключении к интернету. Вы можете создавать и загружать туда документы, редактировать и сохранять их, распределять по папкам. А еще делиться файлами с пользователями: открывать им доступ по ссылке или по почте, чтобы никто другой не смог увидеть документы.

Сервис абсолютно бесплатный. Каждый пользователь получает 15 Гб пространства — его хватит надолго, даже если загружать на диск все документы компании.

7. Microsoft To Do

Планировщик дел на Android и iOS. Вы сами загружаете туда задачи и ставите им сроки выполнения, а сервис присылает напоминания о том, что нужно что-то сделать.

Приложение не только уведомляет о задачах: оно само добавляет нужные дела в список на день. А еще в нем можно создавать повторяющиеся задачи, классифицировать их по цветам, добавлять заметки и файлы до 25 Мб. Задачами можно делиться с кем-то — например, с сотрудником, с которым вы должны поехать на встречу, или с семьей.

Сервис полностью бесплатный, можно использовать его без ограничений.

8. Blue Mail

Еще одно полезное приложение для бизнеса — универсальный почтовый клиент для Android и iOS. Он собирает в одном месте письма со всех почтовых ящиков: Mail, Gmail, Outlook, Hotmail, Yahoo и многих других.

Приложение позволяет не только получать письма, но и группировать их, создавать отдельные группы получателей, просматривать цепочки переписок с конкретными людьми. Еще в нем можно планировать письма на потом и настраивать уведомления о том, что нужно написать кому-то.

Почтовый клиент полностью бесплатный.

9. Speak to Voice Translator

Карманный переводчик на Android позволит общаться с партнерами из-за границы на 100 языках. Внутри интегрировано четыре системы перевода от Google, «Яндекса», Microsoft и Baidu.

Приложение может переводить текст и аудио. Можно выбрать язык перевода и систему, которая его осуществит. Сервиса хватает, чтобы принимать активное участие в разговорах с иностранцами.

Сервис бесплатный, но разработчики монетизируют его рекламой. Чтобы отключить ее, нужен платный доступ — он стоит от 159 рублей до 999 рублей в зависимости от товара, который выберете внутри.

10. Restik PO‪S‬

Приложение для автоматизации ресторанного бизнеса на iOS. Оно позволяет учитывать смены работников и принимать заказы — сотрудники будут меньше ошибаться, а вы сможете анализировать продажи в личном кабинете.

Приложение соответствует №54-ФЗ об онлайн-кассах. К нему можно подключить онлайн-кассу и формировать чеки, чтобы отдать их клиенту и отправить в ФНС. А еще доступно слежение за остатками на складе, инвентаризация и добавление программ лояльности для постоянных гостей.

Работать в сервисе можно бесплатно.

11. «Касса МойСклад»

Мобильная касса для смартфонов на Android. Тоже работает по №54-ФЗ и позволяет принимать оплату, выдавать чеки и управлять торговлей.

Приложение создано для мобильных торговых точек и курьеров. В нем можно открывать и закрывать смены, регистрировать продажи, сканировать штрихкоды, создавать товары и ценники к ним, импортировать и редактировать списки продукции. Сервис работает даже без интернета: когда он снова появляется, передает сохраненные данные на сервер.

Приложение можно синхронизировать с системой учета, чтобы потом анализировать продажи и остатки продукции.

По сути сервис помогает организовать прием платежей проще, чем при стандартном подключении онлайн-кассы и эквайринга. Стоимость его использования зависит от вашего бизнеса.

Какие еще приложения могут быть полезны предпринимателям

Есть еще много полезных приложений для бизнеса — Zoom для организации видеовстреч, корпоративные чаты, сервисы для электронного документооборота. Мы решили спросить у предпринимателей, какими приложениями они пользуются.

Алексей Рыбаков, генеральный директор IT-компании Omega, рассказал о приложениях, которыми пользуется чаще всего:

«Современный режим работы предпринимателя, предполагающий множество командировок и оперативное решение вопросов в дороге, привел к тому, что основным инструментом для работы стал смартфон. Примерно 80% задач я решаю на смартфоне, и только 20% за ноутбуком.

Выделю пять приложений, которыми я пользуюсь в ежедневном режиме: приложение корпоративного чата (собственная разработка на базе Rocket.Chat), «Почта», «Календарь», «Заметки» и Google Suite.

К трем самым важным бизнес приложениям, которыми я пользуюсь не каждый день, но довольно часто, относятся: банковское приложение, «Госуслуги» и DocuSign (приложение для электронной подписи документов с зарубежными партнерами).

Таким образом, в ежедневной работе я отдаю предпочтение стандартным простым приложениям, которые предустановлены на смартфоне. По моему убеждению, функциональность и интерфейс приложения не должны брать на себя много функций и также не должны требовать времени на изучение и освоение. Простота приложения помогает сосредоточиться на бизнес-процессах и достижении результатов. Какое бы полезное приложение ни было, это всего лишь вспомогательный инструмент в руках предпринимателя. Ни один из самых сложных инструментов не поможет навести порядок и систематизировать бизнес-процессы в компании, если порядка нет в голове руководителя»

Инна Анисимова, генеральный директор коммуникационного агентства PR Partner, рассказала о приложениях, которыми пользуются сотрудники компании и лично она:

«Моему бизнесу в этом году исполняется 15 лет. Поэтому многие операционные задачи распределены по команде, и мне не надо ежедневно отслеживать выполнение, этим занимаются руководители практик. По понедельникам встречаемся и делимся результатами/планами/идеями. Сотрудники пользуются Trello (ивенты), Slack (маркетологи), Redmine (SMM-отдел).

На моем смартфоне всегда есть почта — Microsoft Outlook. Отвечаю на переписки в дороге, между тренировками, во время ожидания, перед взлетом — не получается всегда быть у компьютера. У меня насыщенная жизнь, а на часах нет тринадцатого деления, как у Ренаты Литвиновой, поэтому приходится планировать. Использую сразу два календаря — один встроен в Microsoft Outlook и рассчитан на то, чтобы коллеги были в курсе, где я и когда буду в офисе, свободна для встречи, а также Google.

Еще всем советую Just Press Recor‪d‬ — круто распознаёт речь. Удобно использовать, если надо отправить текстовый ответ (да-да, аудио это табу, лучше его не отправлять, если собеседник сам не просит), а времени нет набирать вручную»

Василий Пигин, генеральный директор международного HR tech бренда TTI Success Insights, рассказал об облачных хранилищах, сервисе для видеосвязи и мессенджере:

«При работе на удаленке мы резко почувствовали потребность изучать сервисы для общения и командной работы. Во-первых, нам пришлось все бизнес-процессы перевести в онлайн-CRM. Для хранения файлов отлично подходит Google Drive или Dropbox, по платной подписке можно приобрести пару террабайт и сделать их доступными для остальной онлайн команды. Trello помогает не забывать про задачи, хотя я сторонник того, чтобы они велись в CRM, чтобы имели привязку к клиентам. У «Яндекс.Диска» есть отличная утилита для скриншотов, она, кстати кладет эти скриншоты сразу на онлайн диск и хранит их там, что удобно.

Zoom. Ну как без него сегодня? Раньше мы пользовались видео через Skype, но после появления спама в нем, появилась причина перейти на Zoom благодаря потрясающему набору инструментов, которые работают на лету — можно размыть фон с домашним беспорядком, записать видеоразговор или показать экран — это стало особенно актуальным в режиме удаленки. Электронной почтой и Skype мы пользуемся редко, в основном, из-за клиентов.

Многофункциональные мессенджеры Slack и Telegram позволяют быстро переговорить, переписываться в группах и по отделам, а также отправить файлы. Находкой стал Document Scanner, поскольку пришло время бумагу переводить в цифру, мы сканируем им все, в том числе бухгалтерские документы.

Время корпоративных программ ушло, пришло время корпоративных онлайн-сервисов»

Юлия Строк, владелица вокальной студии Cult, не пользуется Trello — она предпочла другое приложение для управления проектами, Listta. Вот что она говорит о нем:

«Я предприниматель, у меня три активных проекта, которые кардинально отличаются друг от друга, поэтому количество задач растет в геометрической прогрессии. Я искала приложение, которое поможет контролировать все задачи в одном месте. Важным фактором был понятный функционал и дизайн, без длительных обучений и инструкций по применению.

Так я нашла приложение Listta. Минималистичное, простое, удобное. В Listta можно создавать свои проекты, ставить задачи и добавлять описания, включать напоминания, задавать приоритетность, устанавливать повторения. Есть два вида просмотра задач, мне больше нравится формат календаря — можно быстро открывать любую дату и анализировать свою загруженность. Более того, в приложении уже есть 4 дополнительных раздела, которые обещают доработать в ближайшее время: заметки, события, привычки и цели. Я в предвкушении, так как уже люблю приложение и мне его хватает для полноценного контроля за своей жизнью»

Есть множество разных приложений для бизнеса: они помогают быстро обрабатывать документы, общаться с иностранными партнерами, вести учет товарооборота или ставить задачи сотрудникам. Список полезных сервисов у каждого свой — выбирайте приложения, которые будут помогать именно вам.

Источник https://netology.ru/blog/soft-dlya-upravleniya

Источник https://planfact.io/blog/posts/11-poleznyh-prilozhenij-dlya-biznesa

Источник

Источник