Как организовать работу в команде, чтобы всем было удобно

Когда все сотрудники понимают, что должно получиться в итоге, команде проще расставлять приоритеты и качественно выполнять задачи. Цели — и краткосрочные, и долгосрочные — должны быть:

• Понятными для всех. О планах и перспективах компании должен знать не только совет директоров. Иначе о доверии не может быть и речи. Для наглядности цели можно визуализировать, например делать наброски, графики или презентации.
• Измеряемыми. Не «открыть новые магазины», а «открыть три магазина до конца года». Так легче разделить задачи между членами команды и расставить дедлайны.
• Выполнимыми. Амбициозные планы — это хорошо, но нужно объективно оценивать возможности коллектива и ставить цели, которые ему под силу. В противном случае есть риск либо напугать сотрудников, либо со временем лишить их мотивации — если они регулярно будут завершать задачи на 30–40%, вера в себя у них пропадёт.

После определения общей цели можно формулировать планы для сотрудников или отделов. И применять к ним те же правила.

2. Распределяйте роли

У каждого члена команды должны быть чёткие задачи и обязанности. Иначе может возникнуть ситуация, когда несколько человек будут заниматься одним делом одновременно, не зная об этом, а про какое‑то важное поручение все забудут.

Можно сделать для каждого сотрудника (если речь о маленьком коллективе) или отдела (для крупных компаний) небольшую памятку с распределением ролей внутри команды. Тогда каждый будет знать, к кому обращаться, если понадобится дополнительная информация или помощь.

А для эффективного распределения задач руководителю компании или отдела важно хорошо знать каждого сотрудника, его сильные и слабые стороны. Это позволит повысить продуктивность и отдельного работника, и всей команды.

3. Планируйте

Путь к достижению общей цели должен иметь прозрачную структуру и состоять из понятных этапов. Для этого каждой команде нужен план действий: на день, неделю, месяц, квартал или больший срок.

Чтобы следить за прогрессом, можно разместить доску для планирования в офисе или завести таск‑менеджер для всей команды. С помощью этих инструментов каждый сотрудник сможет видеть свою загруженность и планы коллег, обсуждать задачи и формировать рабочие группы.

«ЛидерТаск Бизнес» — корпоративный таск‑менеджер, который позволит организовать совместную работу и объединить команду, даже если её члены живут в разных частях света. В нём можно создать группу компании, добавить всех сотрудников, распределить роли, поручить дела конкретному человеку или целой команде. В «ЛидерТаск Бизнесе» есть функция «Повторяющиеся задачи»: например, если кто‑то из работников должен сдавать ежемесячный отчёт, программа сама будет напоминать ему об этом. Кроме того, в карточке каждой задачи можно вести диалог и обсуждать детали, а руководитель может добавить к ней метки («Важно», «Срочно») и чек‑листы.

Также «ЛидерТаск Бизнес» позволяет объединять задачи в проекты или создавать группы проектов. К ним можно добавить много сотрудников, назначить ответственного и установить дедлайн.

4. Стройте доверительные отношения в команде

Доверие в коллективе — один из ключевых элементов комфорта. Чтобы его добиться, можно использовать разные способы, например программы наставничества для новых сотрудников, тимбилдинги, внерабочие встречи.

Но важно, чтобы члены команды хотели участвовать в таких мероприятиях: принуждение к походу в верёвочный городок или играм вроде «Верю / не верю» вряд ли приведёт к чему‑то хорошему. Поэтому в первую очередь нужно узнать мнение сотрудников. Поможет в этом простой опрос, а чтобы никто не боялся высказаться, сделайте его анонимным.

Доверие проявляется и в контроле за выполнением задач. Необходимо чётко обозначить цели, установить дедлайны и обеспечить сотрудников всем необходимым для работы. Но не нужно стоять у них над душой и проверять процесс каждый час.

5. Обсуждайте процесс и получайте фидбек от каждого

Во‑первых, у сотрудников могут быть полезные и неожиданные идеи по улучшению системы работы. Во‑вторых, они могут замечать какие‑то проблемы, которые не видит руководитель. В‑третьих, так все работники будут чувствовать свою значимость и это повысит их мотивацию.

Проводить нужно и общие собрания, и личные встречи с каждым. Одним может быть проще высказывать свои предложения в коллективе, чувствуя поддержку коллег, а другим, напротив, сложно собраться с силами и озвучить свои мысли в окружении большого числа людей.

А чтобы поделиться идеями могли даже самые застенчивые сотрудники, поставьте в офисе коробку для анонимных предложений или периодически проводите анонимные опросы в онлайн‑формах.

С помощью обсуждения стоит разбираться и с конфликтными ситуациями: выслушать каждого, проанализировать аргументы и только потом принимать решение.

6. Позволяйте всем проявлять себя

Команде для развития необходим простор для креатива. Поэтому важно создать атмосферу, в которой сотрудники не будут бояться высказывать свои идеи или совершать ошибки (в разумных пределах).

Чтобы рисковать было не так страшно, предложите членам команды перед выполнением задачи заполнить простую таблицу, в которой они представят худший сценарий. Она состоит из трёх столбцов: в первом нужно написать, какой результат сотрудник считает самым ужасным; во втором — какие действия и факторы, на его взгляд, могут привести к такому финалу; в третьем — что команде нужно будет сделать, чтобы выйти из вероятной плохой ситуации.

Поощряйте не только смелость, но и желание сотрудников развиваться. Находите или организовывайте для них образовательные программы, курсы и лекции.

7. Следите за численностью команды

Большое количество сотрудников не гарантирует того, что команда будет работать эффективнее или быстрее. Напротив, в слишком многочисленной группе сложнее строить доверительные отношения и следить за производительностью.

Основатель Amazon Джефф Безос, например, при создании команды рекомендует The two‑pizza rule and the secret of Amazon’s success использовать «правило двух пицц»: в коллективе должно быть столько человек, чтобы их можно было накормить двумя пиццами. Не больше. Такое ограничение позволяет эффективно следить за деятельностью каждого и повышать продуктивность.

8. Используйте одни и те же рабочие инструменты

Все члены команды должны применять одинаковые каналы связи и программы. Иначе может возникнуть коммуникационный барьер, который помешает достижению цели и создаст внутренний дискомфорт. Например, если часть команды работает в «Google Документах», а другая в Microsoft Office; или один отдел общается исключительно в Telegram, а другой в WhatsApp. Лучше обговорить это сразу, а не подстраиваться друг под друга в процессе.

9. Следите за прогрессом

Регулярный анализ и оценка работы — эффективные инструменты для развития команды. Использовать для этого стоит очевидные показатели, например заработанные деньги или количество клиентов/подписчиков.

Также периодически — раз в месяц или квартал — нужно отвечать на пять вопросов:

1. Чего команда уже достигла?
2. Что команда изменила?
3. Чему команда научилась?
4. Что команде удаётся хорошо?
5. Что нужно исправить/улучшить?

На основе ответов можно пересматривать рабочие процессы, обсуждать детали с сотрудниками и при необходимости менять стратегию.

Следить за прогрессом в «ЛидерТаск Бизнесе» позволяют несколько функций. Например, «Календарь» и «Расписание» дают сотруднику возможность увидеть все свои дела, проекты и поручения на день или неделю, а «История по задачам» — проанализировать уже выполненные. Также эта функция позволяет руководителям оценить результативность работы членов коллектива или посмотреть старый провальный проект и узнать, что там пошло не так. Есть в таск‑менеджере и «Режим бога» — благодаря ему суперадминистратор, то есть начальник, может увидеть все задачи всех сотрудников.

«ЛидерТаск Бизнес» существует на всех популярных платформах: Windows, MacOS, Web, iOS, Android. А значит, удобный планировщик будет с вами всегда: на смартфоне, ноутбуке, планшете или стационарном компьютере. Сможете воспользоваться сервисом в любой момент.

Чтобы применять все бизнес‑функции таск‑менеджера, нужно оформить подписку. Используйте промокод Lifehack, чтобы получить скидку 50%. Предложение действует до 31 марта 2021 года.

10. Хвалите удачную работу

Похвала — отличный мотиватор. Стоит отмечать и удачную работу всей команды, и отдельные успехи конкретного сотрудника, если он прыгнул выше головы или помог своим коллегам, выполнив что‑то вне своих обязанностей. Последнее особенно важно: такой подход позволит создать дружескую атмосферу, улучшит рабочий настрой команды и сплотит коллектив.

Похвалу можно выражать разными способами: словами благодарности, денежными премиями или подарками, дополнительным выходным.

Планирование работы

Существуют ли законы планирования в работе? Чтобы при их соблюдении задачи решались систематически, отражаясь в результате?

На каждую проблему всегда найдется решение. Имеется проблема планирования работы — для нее электронное решение LeaderTask. Планировщик с набором команд и инструментов для решения задач — оружие для истребления насущной проблемы.

Планирование и организация работы в LeaderTask

Чтобы освоить принципы правильного планирования, необходимо узнать, что не стоит делать и каких ошибок не стоит повторять.

Список ошибок:

1. Отсутствуют цели на будущее
2. Нет разделения на главные и второстепенные задачи
3. Все цели в одной категории без дополнительных обозначений
4. Количество целей не соответствует реальной картине
5. Задачи без установки срока

1. Чтобы быть на шаг впереди, необходимо продумать план на будущее. Да, не исключены форс-мажоры, но их всегда можно откорректировать. LeaderTask гибко подстраивается под новые планы:

• Создание и удаление задач
• Изменение имени у задач
• Перенос задач между собой в списке, на другую дату или в проекты

Создаем план на будущее в планировщике ЛидерТаск на неделю, месяц, год вперёд, просматриваем задачи в календаре (компьютерная версия).

2. Главные и второстепенные задачи

Чтобы создать иерархию в задачах, используем перемещение в списке задач, метки и цвета для задач. Метки в планировщике имеются цветные или бесцветные на выбор, а цвет для задач выбирается из большого набора палитры.

3. Разбить цели на категории

Используем для этого команду создания проектов. Создаем проект с любым названием и перемещаем в него задачи, распределяем задачи по разным тематикам и работаем в удобном формате.

4. Если количество целей превышает лимит на физическом уровне, удаляем их из списка или переносим на другую дату. Рассчитываем свои силы и ставим задачи по реальным объемам!

5. Задачи без установки срока

Задачи без даты и времени — не выполняются, а регулярно переносятся, поэтому устанавливаем срок выполнения для задачи. Когда подойдет время, органайзер напомнит и подаст информацию в виде всплывающего уведомления.

Ошибки планирования в компании

1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя
2. Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)
3. Местоположение данных в разных хранилищах

1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя

Делегируйте задачи в ЛидерТаск, распределяйте объем работ на несколько человек, и тогда задачи будут выполнены, и планы не сорваны. Чтобы делегировать задачу, используем поручения. В органайзере для этого существуют команды "Поручить" и "Перепоручить" задачу.

2. Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)

Контролируем поручения в органайзере с помощью:

• просмотра задач сотрудников
• статусов выполнения задач
• внутреннего чата с исполнителем

3. Местоположение данных в разных хранилищах

В ЛидерТаск информация находится внутри задач и всегда в открытом доступе, а если вы потеряли задачу, то данные можно найти через поиск в программе.

Виды планирования работы

• по целям направления
• по времени действия
• по сфере направления и уровню управления

Цель планирования работы

Планирование — карта всех задач, которая показывает весь путь со всеми детальными шагами. Если шаги продуманы — вероятность достижения желаемого результата в несколько раз больше, чем реализация целей без продуманного планирования. Хаотичное движение приводит к хаотичному результату. У нас имеются конкретные задачи и мы стремимся к конкретным показателям.

Планирование выполнения работ

• Создание задачи
• Установка срока (напоминания для задачи)
• Процесс выполнения (установка статуса)
• Завершение

Выполнение задачи в ЛидерТаск происходит следующими этапами:

Создаем задачу. Если задача большая, разделяем ее на подзадачи. Устанавливаем срок выполнения, устанавливаем статус, переходим к выполнению, и при готовности завершаем задачу с помощью статуса: "Завершено". Все выполненные задачи находятся в архиве завершенных задач и всегда в открытом доступе.

Планирование процесса работы

Для процесса выполнения задач выше описаны команды, которые помогут, но это не весь вспомогательный функционал. В ЛидерТаск для больших целей существуют проекты. Проекты для персонального использования, или общие проекты для командной работы. Планируйте процесс работы с помощью проектов и их внутренних структур. (Проекты-подпроекты-задачи-подзадачи).

Методы планирования работы

Используйте расширения ЛидерТаск для применения методов из любых вариантов.

Источник https://lifehacker.ru/pravila-komandnoj-raboty/

Источник https://www.leadertask.ru/articles/kak-planirovat-rabotu

Источник

Источник