8 лучших таск-менеджеров в 2021 году

В одном из последних выпусков нашего подкаста мы говорили о том, как много существует приложений для управления задачами, и как сложно выбрать какое-то одно и эффективно с ним работать. Я об этом знаю не понаслышке — мне очень трудно долго пользоваться каким-то одним таск-менеджером по совершенно разным причинам, поэтому я их регулярно меняю. И вот за 8 лет работы в digital я попробовал если не все, то очень и очень многие.

Давай сразу расставим точки над «ё». Здесь речь пойдёт не о системах управления проектами, а именно что о таск-менеджерах — простых приложениях, которые помогают не заблудиться в задачах, не забыть о важном и… в общем-то всё. Командная работа, тайм-трекинг и другие полезные фичи в случае с таск-менеджерами не играют особой роли, поэтому при разборе следующих сервисов предлагаю их игнорировать.

Итак, вот лучшие таск-менеджеры, которыми я советую пользоваться в грядущем 2021 году.

WEEEK (веб, Windows, macOS, iOS, Android)

Забавно, что именно в поисках идеального таск-менеджера я оказался в WEEEK. Мне так понравился сервис, так порадовало, как он сможет улучшить мою (и не только) жизнь в перспективе, что я без раздумий решил влиться в команду.

В основе WEEEK принцип недельного планирования — расписываешь планы на неделю и последовательно двигаешься от задачи к задаче. Можно создавать рабочие области (воркспейсы), в них — проекты. У задач можно делать подзадачи до 6 уровней вложенности — это будут полноценные задачи, а не простые чек-листы (хотя, и так их можно тоже использовать). В WEEEK есть мощная и гибкая система уведомлений — ты можешь самостоятельно указать, где какие уведомления ты хочешь получать. Я, например, включил себе уведомления о дедлайнах в Телеграм, и почти ничего не забываю.

Есть мобильные приложения для iOS и Android, которые постоянно обновляются, обрастая новыми возможностями, которых, сейчас, увы, не хватает.

Все фичи входят в бесплатную версию. Есть ограничение только на количество проектов (до 7 штук).

• понятный интерфейс,
• нет ограничений по возможностям,
• удобные мобильные приложения,
• крутая система уведомлений.

• в веб-версии пока нельзя смотреть задачи в виде списка (только доски или календарь),
• в мобильных приложениях пока есть не все возможности.

Стоимость: бесплатно. Если нужно больше 7 проектов, стоимость составить 190₽ в месяц при оплате за год.

Todoist (веб, Windows, macOS, iOS, Android)

Todoist — очень популярный таск-менеджер, простой и функциональный. Он работает на всех десктопных и мобильных платформах (и вообще, его разве что на умных холодильниках и чайниках нет).

Задачи можно быстро добавлять благодаря распознаванию текста — например, пишешь «заплатить за электричество в среду» и Todoist ставит соответствующую задачу на ближайшую среду. Новые задачи можно собирать во входящих, а затем раскидывать по проектам (и у задач, и у проектов есть бесконечная вложенность). С платным аккаунтом можно создавать фильтры и теги, а также получать напоминания о задачах (да, дико, но бесплатная версия Todoist тебя даже о приближающемся дедлайне не предупредит).

Я делал к Todoist несколько заходов, даже однажды по скидке купил премиум-аккаунт на год, но… у нас с ним так ничего и не вышло. Когда инструмент открывает перед тобой почти безграничные возможности, велик соблазн ничего не сделать.

• распознавание сроков в тексте задачи;
• бесконечная (ограничения я так и не смог достичь) вложенность задач и проектов;
• простой и понятный интерфейс;
• работает везде.

• уведомления доступны только в платной версии,
• из-за слишком широких возможностей можно растеряться.

Стоимость: бесплатно. Если нужны уведомления и другие важные фичи, придётся платить 229₽ в месяц при оплате за год.

Things (macOS, iOS)

Things — мой любимчик. Возможно, дело в том, что я заплатил и за версию для айпада, и за версию для айфона (да, они продаются отдельно), и теперь мне совесть не позволяет его забросить, но факт: я им пользуюсь дольше всего. С перерывами, но пользуюсь.

Это чистое воплощение GTD: планируешь себе задачи в разных проектах; указываешь дедлайны и даты, с которых должна начаться работа над задачей; а потом каждый день разгребаешь задачи в разделе «Сегодня». Разгрёб — молодец, отдохни или иди ещё что-нибудь полезное сделай.

Собственно, кроме вот этой базовой идеи в Things нет никаких наворотов, и это круто. Там можно вешать теги на задачи, добавлять задачам описания и чек-листы и… на этом всё. Ничего лишнего.

• простой и приятный интерфейс,
• ничего лишнего,
• удобная система с разделом «Сегодня».

• стоит дорого,
• продаётся на каждую платформу отдельно,
• есть только на устройствах Apple.

Стоимость: платно. Версия для айфона — 899₽, версия для айпада — 1790₽, версия для мака — 4690₽.

Trello (веб, Windows, macOS, iOS, Android)

Инструмент крайне популярен, благодаря понятной идее с канбан-досками, которая лежит в основе всего. Вроде бы у карточек-задач есть свои дедлайны, а вроде бы их можно и между колонками перемещать, таким образом отслеживая прогресс работы.

Примечательно, что в мобильных приложениях Trello от своей core-концепции не отходит – никакого списка задач там ты не увидишь, и задачи придётся перетаскивать между столбцами. На маленьком экране, прямо скажем, это не очень удобно.

Я пробовал следить с помощью Trello за своими личными задачами, но у меня особо ничего не вышло. Но, возможно, я — исключение. Могу сходу назвать с десяток людей, которые пользуются Trello, как таск-менеджером, и им всё нравится.

• на досках удобно следить за прогрессом,
• работает на всех популярных платформах.

• на телефоне не очень удобно перемещать карточки между колонками,
• задачи с разных проектов не видно на одном экране.

Стоимость: бесплатно с ограничением на количество дополнений. Чтобы снять ограничения, придётся платить 9,99$ в месяц при оплате за год.

Microsoft To Do (веб, Windows, macOS, iOS, Android)

Однажды Microsoft купил Wunderlist и убил его. А потом сделал на костях свой «Wunderlist» c блэкджеком и… ну, в общем, ты понял. Приложения действительно максимально друг на друга похожи — и интерфейсом, и возможностями.

В Microsoft To Do есть проекты, которые можно объединять в группы; есть задачи и подзадачи (не полноценные, а, скорее, как пункты чек-листа). Задачи можно делать повторяющимися, а также прикреплять к задачам файлы и напоминания. В каком-то смысле To Do похож на Things, с той лишь разницей, что здесь нельзя указывать дату начала работы над задачей, после чего она постоянно напоминает о себе в разделе «Сегодня».

Я пробовал пользоваться ещё Wunderlist, но мне не понравилась система напоминаний. В To Do она такая же — я пробовал, и тоже забросил.

7 приложений для планирования и совместной работы

Таск-трекеры, или приложения для планирования и совместной работы, полезны в компании любого размера — и в большой, и в маленькой. Ведь удобно, когда всё нужное под рукой и можно понять, какую задачу когда делать, на каком этапе она находится.

Впрочем, в быту планировщики тоже помогают. Особенно если умеют напоминать о том, что пора заплатить за квартиру, принять лекарство, оформить документы или позвонить близким.

Если вы только выбираете таск-трекер, то этот обзор для вас. Мы описали несколько самых простых и удобных, начать работать с которыми можно прямо сейчас и вне зависимости от того, с какой целью он вам нужен — для личного пользования или для работы с коллегами.

От стажера до заместителя директора: как добиться повышения по службе

Google Задачи

Начнем с самого простого, доступного и при этом минималистичного. Пользователи Gmail уже давно привыкли планировать свои дела в «Google Календаре», но теперь в их распоряжении есть отдельное приложение-планировщик для iOS и Android.

Он синхронизирован с «Google Календарем», так что задачи можно и добавлять напрямую, и перетаскивать оттуда. А дальше формируете из них списки, создаете подзадачи, выставляете дедлайны — ничего необычного, но довольно удобно, если у вас есть почта Google.

Чтобы начать пользоваться:

• откройте Gmail,
• нажмите на панели справа значок «Задачи».

Вы можете создать до 100 тысяч задач. Опишите, что нужно сделать, задайте дату и время, добавьте, если нужно, подзадачи.

Стоимость: бесплатно.

Trello

Условно бесплатный планировщик, в котором удобно работать как с компьютера, так и с планшета и смартфона (потребуются приложения для iOS, Android или же Windows 8). Отлично подходит для стартапов и небольших проектов.

Для того чтобы начать работать над проектом вместе с командой, необходимо:

• зарегистрироваться и добавить в свой аккаунт коллег;
• создать доску проекта;
• завести на доске карточки с задачами, распределить их по сотрудникам и выставить дедлайны.

Готово, программа-минимум выполнена. На старте вам будет доступно всего 10 досок, их можно сортировать в алфавитном порядке и по степени активности. Внутри карточек можно общаться друг с другом по той или иной задаче, прикреплять файлы и отмечать коллег. Сервис отправляет сотрудникам уведомления о том, что им поручено новое задание или приближается срок, когда его надо сдать.

Если этого недостаточно, можно оплатить тариф «Бизнес-класс». Тогда вы сможете создать неограниченное количество досок, синхронизировать данные с Jira, Dropbox, «Google Диском» и управлять уровнями доступа сотрудников.

Стоимость: базовая версия — бесплатно, «Бизнес-класс» — 12,5 доллара в месяц (10 долларов, если заплатите сразу за год).

Битрикс24

Многофункциональная программа, объединяющая в себе возможности таск-трекера, CRM и даже корпоративного сайта.

Хорошо подходит для проектной работы. Сразу после регистрации вы можете присоединить к своему аккаунту коллег, создать проект и задачи с распределением по исполнителям внутри него.

Есть возможность писать сообщения всей команде или человеку лично. То есть, в принципе, «Битрикс24» может заменить рабочий чат в каком-то другом мессенджере. К сообщению легко прикрепляется опрос или событие. Также в «Битрикс24» можно организовывать видеозвонки, писать объявления в ленте новостей, которую увидят все сотрудники.

Бó‎льшая часть функционала доступна бесплатно. Заплатить придется, если вам потребуется больше 5 Гб памяти, захочется автоматизировать CRM, задачи и бизнес-процессы, управлять уровнями доступа сотрудников, получить доступ к телефонии и многочисленным бизнес-приложениям сервиса.

Стоимость: начать пользоваться можно бесплатно. Стоимость расширенного тарифа — от 790 рублей в месяц.

WEEEK

Таск-трекер, который подойдет как команде, так и для личного пользования.

В плане отображения задач Америки они не открыли: всё так же создается воркспейс, внутри него — проекты, в проектах — задачи, прописываются исполнители и сроки окончания.

Зато можно настроить уведомления — о том, что вам поступило новое задание, что вас кто-то упомянул, или о приближении дедлайна — так, чтобы они приходили в удобный для вас мессенджер. И это приятно.

Доступ открыт ко всем фичам, лишь на количество проектов стоит ограничение — бесплатно можно создать только семь штук.

А еще у них есть подкаст о том, как стать эффективнее, и два блога: с вдохновляющими идеями, как можно использовать планировщик, и с советами и лайфхаками от опытных менеджеров проектов.

Стоимость: базовая версия — бесплатно, расширенная — от 190 рублей.

Помидоры, которые помогут вам работать лучше

Todoist

Еще один сервис с простым и понятным интерфейсом, подходящий и для командного, и для личного пользования.

Работает на любых платформах, синхронизируется с почтой и календарем, так что напоминать коллегам о близящемся дедлайне или членам семьи о бытовых задачах вы сможете прямо из планировщика.

Еще один плюс — способность распознавать даты в тексте. Например, вы записываете, что в следующий четверг встреча с инвестором, — и программа автоматически заносит ее в календарь.

Есть и минусы: использовать фильтры, теги и напоминалки вы сможете только в платной версии. Кроме того, бесплатно можно добавить не более пяти сотрудников, так что, если у вас их больше, придется немного заплатить.

Стоимость: базовая версия — бесплатно, платная — от 220 рублей в месяц.

Evernote Business

Evernote — это не только сервис для хранения заметок и идей, но и отличный планировщик. Он позволяет создавать проектные команды внутри себя, совместно работать над задачами (при необходимости прикрепляя к ним заметки, идеи и чек-листы), выставлять дедлайны с напоминаниями.

Поддерживает интеграцию с популярными приложениями, например с «Google Диском», Outlook, Salesforce и Slack.

Теперь о минусах: в бесплатной версии синхронизировать получится только два устройства и работать можно в основном лишь с текстами. Чтобы превратить Evernote в инструмент для полноценной работы с командой, придется выбрать платный тариф Evernote Business.

Стоимость: базовая версия — бесплатно, тариф Evernote Business — 360 рублей за пользователя в месяц.

Джедайские техники для продуктивной работы

Notion

Еще одно многофункциональное рабочее пространство с функцией планировщика. Можно не только организовать доски, где будут описаны проекты, задачи к ним, прикреплены исполнители и выставлены дедлайны, но и развернуть полноценную CRM. А еще создать базу знаний для сотрудников, хранить документы.

Тарифы довольно гибкие: использовать сервис для личных целей и делиться информацией о них не более чем с пятью гостями можно бесплатно. Если этого недостаточно, придется немного заплатить: можно будет добавить любое количество сотрудников, организовать общее рабочее пространство и управлять ролями участников.

Стоимость: базовый функционал — бесплатно, бизнес-версия — от восьми долларов. Есть скидка 50% для действующих некоммерческих организаций или их международных аналогов. Получить ее можно, заполнив специальную форму.

Подобрать подходящий таск-трекер просто, потому что большинство из них дают клиенту возможность попробовать сервис бесплатно, оценить его плюсы и минусы, подумать, всё ли подходит. Так что не бойтесь скачивать и экспериментировать — так точно получится подобрать нужный.

_{Корректор/литредактор: Варвара Свешникова
Иллюстрация: Alphavector/Shutterstock}

Источник https://weeek.net/ru/blog/luchshie-task-menedzhery

Источник https://prosto.rabota.ru/post/7-prilozhenij-dlya-planirovaniya-i-sovmestnoj-raboty/

Источник

Источник