Как провести деловую встречу

Каждый день проводится большое количество деловых встреч и переговоров совершенно разных уровней. И не важно, что это: встреча глав мировых корпораций с целью заключить миллионную сделку или деловая беседа двух мелких предпринимателей о сотрудничестве – в любых переговорах важно уметь правильно их проводить, а не действовать наобум. Без тщательной подготовки к деловой встрече и правильной стратегии поведения во время неё вы вряд ли сможете достичь желаемого результата переговоров.

Проведение деловых встреч – дело довольно тонкое, и даже если вы только начинаете вести деловую активность, уже сейчас вам не помешает узнать некоторые нюансы организации деловых переговоров.

Как организовать деловую встречу

Во время деловой встречи соблюдайте несколько простых правил, и тогда вы: во-первых, будете чувствовать себя увереннее во время переговоров; во-вторых, предстанете в глазах своего собеседника (-ов) серьезной и продуманной личностью, с которой можно иметь дело; и в-третьих, повысите свои шансы на желаемый итог переговоров.

Четкие задачи

В процессе подготовки к переговорам необходимо составить конкретный список вопросов, которые нужно рассмотреть и задач, которые нужно решить. И во время самих переговоров не следует отклоняться от этого списка, иначе вы рискуете потерять главную нить разговора и, следовательно, не добиться поставленной цели. Чем больше основных вопросов, которые должны быть рассмотрены на переговорах, тем серьезнее должна быть подготовка к ним, так как необходимо выбрать оптимальное количество времени, которое затратится на рассмотрение каждого вопроса.

Минимум «воды»

Это правило касается не только деловых переговоров с партнерами, но и рабочих совещаний и любых деловых бесед по работе. Часто люди (особенно, если они находятся в приятельских отношениях вне работы), начинают углубляться в те темы, которые абсолютно не имеют отношения к цели переговоров. И по итогу получается, что встреча вроде бы состоялась, вроде бы о чем-то говорили, но в результате ни к чему не пришли. Поэтому старайтесь по максимуму отвлечься от разговоров на тему «как отметил день рождение» или «как поживает семья», а сконцентрироваться исключительно на рабочей теме. Все остальные разговоры – в свободное от работы время.

Только важные люди

Редко деловые переговоры проводятся двумя людьми с глазу на глаз. Это скорее частные случаи. В большинстве, на переговорах присутствует несколько людей с обеих сторон – советники, коллеги, партнеры, помощники. Брать с собой на переговоры нескольких людей, которые выскажут свое мнение, дадут совет и помогут принять правильное решение – это разумно, но не стоит переусердствовать с количеством помощников. Во-первых, большое количество людей в переговорной комнате может создать ощущение «толпы» и рассеять вашу концентрацию. Во-вторых, люди, которые не особо имеют отношение к рассматриваемой проблеме, если и будут говорить, то скорее всего это будет либо не по теме, либо просто не будет никого интересовать (вы же не будете прислушиваться к мнению дизайнера о том, как вывести предприятие из кризиса?). Поэтому берите с собой на переговоры только тех, кто действительно там нужен.

Пунктуальность и регламент

Привычка опаздывать – увы, проблема многих людей. И деловых в том числе. Ждать опоздавших – значит, задерживать начало переговоров. В ожидании время тратиться впустую. По-настоящему деловой человек просто обязан ценить своё время, поэтому либо «выдрессируйте» своих подчиненных так, чтобы они всегда приходили вовремя, либо просто начинайте без опоздавших. К слову, лучший способ навсегда пресечь привычку опаздывать у своих подчиненных – это подавать им собственный пример своевременного прихода на работу и на все рабочие мероприятия.

Слово каждому

Если вы приняли во внимание правило о присутствии только важных людей на переговорах (см. 3-й пункт), то значит, на деловой встрече вас интересует мнение каждого находящегося в стенах переговорной комнаты. Дайте им возможность это мнение высказать. Во время вашей речи позвольте присутствующим комментировать и делать конструктивные замечания, однако, не превращайте всё в балаган. Когда итоговое решение уже более менее вырисовалось, еще раз переспросите каждого, что он думает о сложившейся ситуации. Подводя итоги, старайтесь учесть мнение всех участников переговоров.

Сдержанность

Умение держать себя на деловой встрече – необходимое качество каждого человека. Не стоит проявлять излишний восторг в отношении каждого выгодного для вас решения. Не стоит раздражаться и психовать, если что-то пошло не так, как вы хотели. Вы можете проявлять своё удовлетворение или свое недовольство, но делайте это сдержанно и с достоинством. Также, на любые «выпады» со стороны оппонентов отвечайте спокойно и уверенно.

Презентации

Для любой деловой встречи уместно составить небольшую презентацию, в которой вы опишите краткие положения и цели встречи. Это будет полезно и вашей стороне, и стороне собеседника: вы не упустите и не забудете ни одной важной детали, а собеседнику будет легко воспринять информацию, если она будет представлена в наглядной форме.

Вывод

В конце встречи нужно обязательно сделать вывод, включающий в себя вопросы, которые были рассмотрены, и решения, которые были приняты по этим вопросам. Если определенные вопросы по каким-либо причинам не были затронуты (отсутствовали ответственные за них люди, не хватило времени, не было нужной информации и т.д.), то обязательно нужно перенести рассмотрение этих вопросов на определенный день и время, и оповестить об этом всех участников.

Еще несколько советов:

1. На рабочие переговоры стоит приходить в соответствующей деловой одежде. В некоторых современных компаниях уместен свободный стиль одежды в обычные рабочие дни (особенно для тех работников, которые не имеют прямого контакта с клиентами и партнерами), однако, если вы являетесь участником деловой встречи, проявите уважение к своим собеседникам и оденьтесь подобающе.

2. Если тематика переговоров очень обширна, будет лучше разбить их на несколько этапов, в процессе каждого из которых вы будете рассматривать отдельный вопрос. В этом случае необходимо правильно расставить приоритеты, и выстроить последовательность этапов в наиболее оптимальном виде.

3. Не тратьте понапрасну свое время. Если вы видите, что встреча стремительно терпит поражение, то лучше закончите её, не доживаясь «официального» финала. Признаков того, что переговоры уже не увенчаются успехом, может быть много: собеседник перестал задавать вам вопросы и поддерживать разговорную активность, собеседник явно устал и не настроен на конструктивную беседу, собеседник начал язвить и так далее. В зависимости от важности тематики переговоров и сотрудничества именно с этим партнером, либо перенесите встречу, либо вовсе поставьте на ней жирную точку.

4. Если другая сторона начала задавать вам слишком много провокационных и каверзных вопросов, это значит только одно: они не до конца верят тому, что вы говорите. Возможно, вы выглядите неубедительно. Поэтому стоит изменить манеру общения или поработать над невербальным проявлениями тела и голоса.

Бизнес-нетворкинг, или Как заводить полезные знакомства

Вспомните, как вы обычно ведете себя на деловых конференциях. Выбираете самое укромное местечко в зале, а в перерывах пьете кофе в гордом одиночестве? Или вообще не ходите на бизнес-события, считая это пустой тратой времени?

Если так, то вы совершаете ошибку. Ведь во время неформального общения на деловых мероприятиях можно найти людей, полезных для вашего бизнеса, – клиентов, подрядчиков, партнеров и т.д.

Как это сделать?

Для этого научитесь искусству нетворкинга во время бизнес-событий. Я подготовил для вас подробное руководство, как наладить деловые контакты с нужными людьми без особых усилий.

Коротко о том, что такое нетворкинг

Нетворкинг – это налаживание и поддержка полезных контактов.

Сами того не сознавая, мы занимаемся нетворкингом постоянно. Практика взаимовыгодных связей проникла во все сферы нашей жизни, но именно для бизнеса полезные знакомства играют самую важную роль.

Майкл Стелзнер, эксперт в организации профессиональных конференций, считает, что другие люди – одна из движущих сил любой компании. И что именно взаимодействие с людьми способно сдвинуть бизнес с мертвой точки .

Даже если они не станут вашими клиентами, то будут полезны чем-нибудь другим – будут защищать ваши интересы, помогать в производстве, рекламировать вас и т.д. Поэтому предпринимателю никогда не следует пренебрегать знакомствами. Наоборот, стоит овладеть правилами нетворкинга и успешно применять их при случае.

Почему конференции – лучший способ завязать деловые знакомства

Если вы посещали бизнес-конференции, вы знаете, что самое главное происходит не на сцене во время докладов спикеров, а за кулисами – во время кофе-брейков, гала-ужинов и after-party.

Потому что нетворкинг – это важная часть абсолютно любого делового мероприятия, особенно конференций. Если вы пренебрегаете неформальным общением с организаторами и участниками, вы упускаете возможности для роста вашего бизнеса.

Какую пользу принесет нетворкинг на конференциях?

Нужные знакомства

Участники профильной конференции априори интересуются тем же, чем и вы. Значит, здесь вы встретите будущих партнеров, поставщиков и даже клиентов . Если такое знакомство не обернется выгодой сразу же, широкий круг контактов в своей сфере обязательно принесет плоды в будущем.

Моментальные сделки

Продажи, партнерства и выгодные договора часто заключаются прямо во время деловых мероприятий. За время кофе-брейков, ужинов или неформальных вечеринок можно расположить к себе человека и убедить его сотрудничать , вместо того чтобы месяц атаковать «холодными» звонками.

Образ эксперта

Общаясь с людьми на профильных конференциях, вы подтверждаете статус эксперта . Вы можете возразить, что и так профессионал своего дела. Не спорю. Но если вы молча сидите в углу или вообще не посещаете бизнес-события, вас никто не знает. А значит, никто из участников не обратится к вам в будущем.

Какие шаги еще стоит предпринять для развития собственного имиджа, читайте в нашей статье Как создать сильный личный бренд .

Обмен идеями

Вы узнаете много интересного и нового не только от лекторов, но и непосредственно от участников. Неформальное общение сближает, поэтому вам могут открыть инсайдерскую информацию , рассказать о мнении «изнутри», поделиться опытом и идеями – будьте только готовы слушать.

Хотите проверить волшебную силу нетворкинга?

На самом масштабном событии для предпринимателей соберутся бизнесмены и топовые эксперты онлайн-продвижения. Никаких «лишних» людей – только профессионалы, которые помогут вашему бизнесу расти.

Нетворкинг-мероприятия: что нужно знать новичку

Когда я первый раз попал на конференцию, я растерялся. Меня окружали десятки спикеров и несколько сотен участников. Со многими хотелось пообщаться, но я не знал, с чего начать. Казалось, что все вокруг с легкостью заводят новые знакомства и только я один стою в стороне.

В тот момент я был бы рад, если бы кто-нибудь рассказал мне несколько простых истин о том, что происходит. Теперь я расскажу их вам.

• Не вы один чувствуете себя неловко

Если вы ощущаете себя не в своей тарелке среди незнакомых людей, точно так же себя могут чувствовать и другие. Все участники вышли из зоны комфорта и променяли привычное рабочее место на конференцию. Несмотря на десяток мероприятий за плечами, даже завсегдатай вначале будет чувствовать себя так же, как новичок.

• Все вокруг тоже люди

Сразу вам покажется, что вы окружены сверхлюдьми в 100 раз успешнее вас. Но даже топовые спикеры и бизнесмены, чей доход измеряется семизначными числами, с чего-то начинали. Да и сейчас это такие же люди, как и вы, со своими проблемами и страхами. Посмотрите на них с этой стороны, и вы перестанете бояться знакомиться и задавать вопросы.

• И эти люди вам рады

Чтобы обменяться идеями, опытом и важной информацией, люди съезжаются с разных городов или даже стран. Поэтому все здесь готовы к общению. Обмениваясь контактами или назначая встречу, вы не совершаете ничего необычного. Наоборот – каждый раз, когда вы упускаете возможность завязать полезное знакомство, в мире грустит один организатор бизнес-мероприятий.

• А что еще важнее – они вам полезны

Вы можете всю конференцию гоняться за неуловимым хедлайнером и в результате упустить потенциального клиента, который сидел рядом. Не стоит делать различий между людьми – вы никогда не знаете наверняка, с кем завтра вас сведет судьба. Будьте открыты для общения – это же профильное событие, а значит, все здесь разделяют ваши интересы.

Посмотрите, о чем говорят участники прошлогодней Лаборатории Онлайн Бизнеса . Многим ЛОБ запомнился именно новыми знакомствами, полезными контактами и обменом идеями с другими людьми. Это пример того, насколько нетворкинг важен для любого бизнес-события.

Правила нетворкинга: до, во время и после события

Как подготовиться к мероприятию

Вы удивитесь, узнав, что начать процесс нетворкинга можно (и даже нужно!) заранее. И этот этап не менее важный, чем непосредственно общение. Потому что без грамотной подготовки вы просто растеряетесь во время события и упустите нужных людей.

Давайте разберемся, что нужно сделать перед конференцией, чтобы все знакомства прошли гладко.

• Определите цели

Чего вы хотите от конференции? Найти клиента и оформить продажу? Или подыскать бизнес-партнера? А может, вам нужен грамотный подрядчик? Пообщаться со всеми вы вряд ли успеете, но четко сформулированная цель поможет хотя бы понять, кто именно вам нужен.

• Разузнайте всё об участниках

Попробуйте заранее определить, кто будет вам полезен и чем им будете полезны вы. Так вы подойдете к человеку с конкретным предложением. Выясните, кто в какой компании работает и какие проекты ведет. Если вы хотите познакомиться с автором книги или блога, обязательно прочитайте или просмотрите его материалы.

• Заранее свяжитесь с нужными людьми

Если вы опасаетесь, что нужный вам человек на конференции будет нарасхват, напишите ему заранее на почту или в соцсетях. Представьтесь, скажите, что будете рады пересечься на конференции, и предложите время встречи. Не лишним будет рассказать о предстоящем мероприятии знакомым – возможно, так вы найдете единомышленников еще до начала события.

• Составьте график встреч

Когда определитесь, какие люди и мероприятия вам интересны, распланируйте каждый свой день. Чтобы не случилось так, что нужно одновременно быть на бизнес-завтраке с известным предпринимателем и слушать утренний доклад о масштабировании бизнеса. Правильно расставьте приоритеты – это поможет не суетиться во время события.

• Подготовьте визитки

За день конференции вы можете познакомиться с таким количеством людей, что и не вспомните, был ли среди них кто-нибудь полезный. Аналогично себя чувствуют и другие участники. Поэтому позаботьтесь, чтобы у вас хватало визиток для каждого собеседника. В ваших интересах сделать визитку максимально запоминающейся и понятной, чтобы с вами хотелось иметь дело в будущем.

В статье «Как сделать визитку?» вы узнаете, как избежать 5-ти главных ошибок, которые портят впечатление о вас.

• Продумайте свою презентацию

Последняя (и самая ответственная) часть подготовки – создание elevator pitch, или презентации для лифта. Ваша задача – презентовать себя с выгодной стороны и объяснить свою полезность менее, чем за 1 минуту. Как будто вы и ваш собеседник едете в лифте и разговариваете, отсюда и название.

Думаете, невозможно заинтересовать человека так быстро? Предположим, вы владелец кадрового агентства. Тогда начните свою elevator pitch так: «Здравствуйте, меня зовут [имя], и я помогаю нанять сотрудников, которые увеличат продажи вдвое». Спорим, ваш собеседник уже жаждет узнать, как у вас это получается.

Что делать во время конференции

Если вы грамотно подготовились, на самом мероприятии вам останется только не растеряться и следовать плану знакомств. Что для этого нужно?

• Активничайте

Я уже говорил о том, что конференции помогают создать образ эксперта. Но одного присутствия недостаточно. Дайте понять окружающим, что знаете, о чем говорите, и вас запомнят как профессионала своего дела. Для этого задавайте вопросы лекторам, участвуйте в «мозговых штурмах» и дискуссиях.

Например, на своих бизнес-мероприятиях мы даем участникам массу возможностей проявить себя в обсуждениях.

• Будьте на виду

Согласитесь, сложно привлечь внимание людей, если вы забились в дальний угол или не поднимаете голову от смартфона. Чтобы общаться и знакомиться, вы должны быть легко доступны, поэтому садитесь в первых рядах, не прячьтесь за гаджетами и старайтесь быть вместе с остальными участниками.

• Участвуйте в неформальных мероприятиях

Большинство знакомств завязывается не во время докладов, а во время вечеринок, ужинов и прочих развлечений, поэтому убедитесь, что ваш пакет участника включает доступ ко всем неформальным частям конференции, и не избегайте их. Так вы используете возможности нетворкинга на 100%.

Например, во время Лаборатории Онлайн Бизнеса мы проводим фирменную «Белую вечеринку», где все желающие могут отдохнуть и свободно пообщаться друг с другом.

• Пользуйтесь перерывами

Перерывы между докладами – отличная возможность обсудить услышанное, поэтому не спешите срываться за кофе и печеньками. Я рекомендую в это время подойти и познакомиться со спикером – достаточно будет представиться и поблагодарить за выступление. Кроме того, вокруг докладчиков часто собираются энтузиасты, которые еще долго дискутируют, так что вы можете услышать что-нибудь интересное.

Примерно так выглядят перерывы во время бизнес-событий GeniusMarketing:

Нетворкинг после мероприятия

Многие участники не придают значения контактам после события, а зря. Если не закрепить знакомство, к вам быстро потеряют интерес или даже забудут. Чтобы этого избежать, выходите на связь в течение 3-х дней после конференции .

Напишите follow up письмо

Это самый распространенный способ продолжить общение после бизнес-события. Отправьте новому знакомому email, в котором напомните о себе и предложите поддерживать контакт .

Из каких элементов должно состоять follow up письмо :

• Представление. Напомните, кто вы и где именно познакомились.
• Признательность. Поблагодарите за время, уделенное вам на конференции.
• Краткое резюме. Если за время общения вы пришли к какому-то выводу или решению, продублируйте его в письме.
• Призыв к действию. Обязательно предложите собеседнику продолжить общение во время личной встречи, телефонного звонка или просто договоритесь быть на связи.

Используйте социальные сети

Вдобавок к follow up письму отправьте запрос о дружбе в социальных сетях: Facebook, Instagram, LinkedIn и т.д. Сегодня это мощный инструмент нетворкинга – помогает установить неформальные отношения и расположить к себе человека.

Используйте постэффект конференции, чтобы сблизиться с участниками в соцсетях – например, напишите пост о событии, добавьте фотографии и отметьте на них новых знакомых. Будьте активны – лайкайте фото, комментируйте записи и время от времени напоминайте о себе.

3 секрета выгодного впечатления

Итак, мы выяснили, что нужно для знакомства на любом деловом мероприятии. Осталось только понять, как располагать к себе людей , чтобы с вами захотелось сотрудничать.

• Найдите свою суперсилу

А потом спроецируйте ее на нового знакомого. Покажите, почему вы лучше других и чем полезны . Говорите не о себе, а о проблемах собеседника и способах решения, которые можете предложить.

• Будьте социальны

На время бизнес-события забудьте о том, что вы интроверт или просто не любите общаться. Если хотите развивать свой бизнес, переступите через свои страхи и будьте открыты к общению , насколько это возможно.

• Проявляйте интерес

Пытаясь поймать всех участников конференции, не превратитесь в бездушную машину знакомств. Никому не понравятся заученные фразы, которые вы повторяете 10-ый раз за день, чтобы в очередной раз обменяться визитками. Проявите живой интерес к каждому, с кем общаетесь , и вас запомнят хорошим собеседником.

Хотите узнать больше о нетворкинге и о том, как произвести первое впечатление? Тогда смотрите этот видеоурок от Олеся:

Полезные советы для тех, кто собирается на конференцию

Вам уже знакомы основные правила позитивного нетворкинга, осталось только рассказать буквально пару лайфхаков, которые могут вам пригодиться.

Останавливайтесь в том же отеле, где проходит мероприятие. Так вы сможете чаще видеться с организаторами и участниками + общаться с ними в неформальной обстановке.

Приходите первым и уходите последним. Во время многолюдных деловых событий раннее утро или поздний вечер могут быть единственным удобным временем для спокойного разговора.

Следите за внешним видом. Как правило, каждый день конференции по минутам расписан с утра и до вечера. Но не забывайте время от времени проверять, всё ли в порядке с вашим внешним видом.

Не налегайте на еду и алкоголь. Представьте, что на коктейльной вечеринке вам нужно познакомиться с кем-то, у кого вот уже час как в одной руке тарелка с пирожными, а в другой – бутерброды. Что вы подумаете о таком человеке? Я уже не говорю о злоупотреблении алкоголем, который может в прямом смысле подмочить вашу репутацию.

Расслабьтесь и получайте удовольствие. Как бы банально это не звучало, но позитивный настрой поможет горы свернуть. Даже и не вспомню, сколько раз из неловких ситуаций меня выручала самая обыкновенная улыбка. Будьте сами собой, и обязательно привлечете внимание нужных людей.

Заключение

Ну что, готовы будоражить умы и покорять сердца на следующей конференции? 🙂

Следуйте моему руководству, и вы заведете не одно знакомство, полезное для вашей компании. Вы можете опробовать нетворкинг во время Лаборатории Онлайн Бизнеса 2018 . Там соберутся топовые эксперты и бизнесмены – такие деловые контакты точно пригодятся любому предпринимателю.

Как вам статья о нетворкинге? Ставьте «Мне нравится», и я подготовлю больше интересного контента о том, как налаживать отношения с клиентами и/или партнерами.

Вы уже читали последнюю статью в блоге? Я там рассказываю, как использовать Facebook Stories для бизнеса . Не пропустите, если занимаетесь продвижением в FB.

Источник https://dengodel.com/management/194-kak-provesti-delovuyu-vstrechu.html

Источник https://geniusmarketing.me/lab/biznes-netvorking-ili-kak-zavodit-poleznye-znakomstva/

Источник

Источник