Заявка участника открытого конкурса: Должна или не должна быть прошита отдельно в составе тома заявки?

Практика закупок

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! Сегодняшняя статья носит сугубо практический характер и будет посвящена вопросу прошивки и нумерации заявки на участие в открытом конкурсе по 44-ФЗ. Требование о том, что заявка участника должна быть прошита и пронумерована, содержится в ч.4 ст.51 Федерального закона № 44-ФЗ и все участники об этом требовании прекрасно знают. Казалось бы, чего тут сложного, собираешь все документы в один том (или несколько томов) по описи, нумеруешь страницы и сшиваешь. Однако есть один нюанс, о котором многие участники даже не догадываются. Честно говоря, до недавнего времени и я о нем не знал, т.к. в своей практике никогда с этой проблемой не сталкивался. Итак, давайте перейдем к сути вопроса и постараемся во всем разобраться.

Содержание:

1. Требование 44-ФЗ к оформлению заявки

Предлагаю для начала обратиться Федеральному закону № 44-ФЗ и понять, какие требования установлены настоящим законом к оформлению заявки участника.

Согласно ч.4 ст.51 44-ФЗ все листы поданной в письменной форме заявки на участие в открытом конкурсе, все листы тома такой заявки должны быть прошиты и пронумерованы. Заявка на участие в открытом конкурсе и том такой заявки должны содержать опись входящих в их состав документов, быть скреплены печатью участника открытого конкурса при наличии печати (для юридического лица) и подписаны участником открытого конкурса или лицом, уполномоченным участником открытого конкурса. Соблюдение участником открытого конкурса указанных требований означает, что информация и документы, входящие в состав заявки на участие в открытом конкурсе и тома заявки на участие в открытом конкурсе, поданы от имени участника открытого конкурса и он несет ответственность за подлинность и достоверность этих информации и документов.

Также в ч.4 ст.51 44-ФЗ сказано, что ненадлежащее исполнение участником открытого конкурса требования о том, что все листы таких заявки и тома должны быть пронумерованы, не является основанием для отказа в допуске к участию в открытом конкурсе.

Важно: Устанавливать иные требования к оформлению заявки на участие в открытом конкурсе, за исключением предусмотренных ч.4 ст.51 44-ФЗ требований к оформлению такой заявки не допускается.

2. Как трактуют требование ч.4 ст.51 44-ФЗ участники?

В первом пункте статьи мы с вами рассмотрели требование 44-ФЗ к оформлению заявки участника открытого конкурса в письменной форме. Теперь давайте рассмотрим, как это требование трактует большинство участников, да и Заказчиков тоже.

Итак, заявка участника в письменной форме должна содержать опись входящих в её состав документов, все листы заявки должны быть прошиты и пронумерованы, а также заявка должна быть скреплена печатью участника при наличии печати (для юридического лица) и подписана участником или уполномоченным лицом.

Если же заявка участника состоит из нескольких томов, то каждый том заявки должен содержать опись входящих в состав тома документов, все листы тома должны быть прошиты и пронумерованы, а также том должен быть скреплен печатью участника и подписан.

То есть, по мнению большинства участников и Заказчиков, заявка – полный комплект документов (это опись документов, предложение участника, декларации, выписки, справки и прочие документы). А том заявки – это какая-то часть самой заявки.

Однако такая трактовка расходится с решением Арбитражного суда Ставропольского края, о котором я расскажу вам в следующей части статьи.

3. Как трактует требование ч.4 ст.51 44-ФЗ суд?

Арбитражный суд Ставропольского края в решении от 8 октября 2015 г. по делу № А63-6369/2015 придерживается совершенно другой позиции, нежели большинство моих коллег по цеху.

В Арбитражный суд с исковым заявлением обратился ИП, заявка на участие в открытом конкурсе которого, была отклонена за то, что она не была прошита и пронумерована отдельно от тома заявки.

Управление Федеральной антимонопольной службы по Ставропольскому краю в своем решении от 08.06.2015 г. по делу № РЗ-461-2015 признало жалобу ИП необоснованной.

Суд, рассмотрев жалобу истца, пришел к выводу, что его заявка была отклонена Заказчиком правомерно.

Вот выдержка из данного решения:

«… Между тем в тексте части 4 статьи 51 Закона № 44-ФЗ законодатель путем разделения запятой словосочетания «все листы заявки…» , «все листы тома такой заявки…» акцентировал внимание на том, что заявка и том заявки являются самостоятельными понятиями , соответственно, представляют собой отдельные юридические документы, входящие в общий комплект (том) документов , представляемый на участие в конкурсе. Об этом свидетельствует также требование о том, что заявка на участие в конкурсе и том заявки должны содержать опись входящих в их состав документов, быть скреплены печатью и подписаны.

Прямого указания на то, что заявка и том заявки должны быть прошиты и пронумерованы в составе единого документа положения Закона № 44-ФЗ не содержат. В случае употребления вместо запятой союза «и» (то есть «все листы поданной в письменной форме заявки на участие в открытом конкурсе и тома такой заявки должны быть прошиты и пронумерованы») могло бы означать, что заявка на участие в конкурсе и том такой заявки должны быть прошиты и пронумерованы как единый пакет документов. Однако подобной смысловой нагрузки часть 4 статьи 51 Закона № 44-ФЗ не имеет.

Таким образом, исходя из буквального толкования содержания данной нормы Закона № 44-Ф, и конкурсной документации, предусматривающих жестко регламентированные правила оформления заявки участника открытого конкурса, суд приходит к выводу, что понятия «заявка на участие в конкурсе» и «том заявки» законодателем четко разграничены, ввиду чего заявка на участие в конкурсе и том заявки подлежат отдельному друг от друга прошиванию и не могут быть представлены участником конкурса в виде единого тома документов.

При этом суд считает, что посредством такого изложения нормы права законодатель попытался исключить риски недобросовестного поведения сторон при размещении заказа и проведения открытого конкурса, а также возникновения неблагоприятных последствий как для заказчика, так и для участников конкурса.

Соблюдение участником размещения заказа указанных требований означает, что все документы и сведения, входящие в состав заявки на участие в конкурсе и тома заявки на участие в аукционе, поданы от имени участника, а также подтверждает подлинность и достоверность представленных в составе заявки на участие в конкурсе и тома заявки документов и сведений.

В силу положений статьи 53 названного Закона заявка на участие в конкурсе признается надлежащей, если она соответствует требованиям Закона, извещению об осуществлении закупки или приглашению принять участие в закрытом конкурсе и конкурсной документации, а участник закупки, подавший такую заявку, соответствует требованиям, которые предъявляются к участнику закупки и указаны в конкурсной документации.

Конкурсная комиссия отклоняет заявку на участие в конкурсе, если участник конкурса, подавший ее, не соответствует требованиям к участнику конкурса, указанным в конкурсной документации, или такая заявка признана не соответствующей требованиям, указанным в конкурсной документации.

Проанализировав указанные выше нормы действующего законодательства, а также оценив представленные в материалы дела доказательства в их совокупности по правилам статьи 71 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, суд считает, что представленная ИП заявка, которая не была прошита отдельно от тома заявки, а представляла собой единый сшив документов, не соответствует требованиям части 4 статьи 51 Закона № 44-ФЗ и положениям конкурсной документации, что, в свою очередь, является основанием для отказа в допуске к участию в конкурсе на основании части 3 статьи 53 названного Закона …»

Ознакомиться с полным текстом решения вы сможете здесь.

4. Выводы и рекомендации

Теперь многие Заказчики, которые раньше не обращали внимания на то, прошита ли заявка участника отдельно от тома заявки или нет, стали активно отклонять участников за это «нарушение» и прикрываться решением Арбитражного суда Ставропольского края № А63-6369/2015.

Из приведенного выше решения № А63-6369/2015 остается непонятным, каким образом все-таки должна быть оформлена заявка.

Первый вариант: Сама заявка (предложение участника), находящаяся в общем томе (сшиве) должна быть дополнительно прошита и пронумерована.

Второй вариант: Заявка должна быть отделена от остального комплекта документов. И при этом она должна содержать опись, быть прошита, пронумерована, а также должна быть подписана и скреплена печатью (при наличии).

Я лично склоняюсь к первому варианту. А что думаете по этому поводу вы?

Оставляйте свои комментарии ниже к этой статье. Буду рад обсудить этот вопрос и услышать вашу точку зрения на этот счет.

Как правильно сшить и пронумеровать документы

Единых государственных требований к сшиванию документов не существует, однако некоторые правила устанавливает отраслевое законодательство, ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Приказ Росархива от 23.12.2009 №76. В зависимости от толщины дела и важности документов различается шесть основных способов прошивания бумаг.

Зачем сшивать

Документы, особенно в большом объеме, нуждаются в правильном группировании и систематизации. Это позволит сохранить порядок в архиве и облегчить поиск нужных бумаг. Прошить документы нитками и пронумеровать бумаги при должном уровне подготовки не представляет сложности.

Почему особенно важно прошивать документацию?

• Сгруппированные дела занимают меньше места.
• Ими удобнее пользоваться.
• В пронумерованных и сшитых бумагах трудно заменить листы – это обезопасит компанию от мошенничества и упростит процедуру официальных проверок.
• Если бумаги прошиты некачественно, это может стать причиной для отказа в партнерской работе компании.

В некоторых случаях правильно прошитые дела требуется предоставить для проверки в государственные или контролирующие органы, а также по требованию других организаций.

При оформлении бумаг не нужно подшивать документы, которые могут быть затребованы для проверки.

Пошаговая инструкция сшивания

Приступая к процедуре, необходимо подобрать обложку. Для листов формата А4 подойдет стандартная обложка размером 229×324 мм. Если дело планируется хранить долгое время, то лучше выбрать переплет из толстого картона.

Интересно, что в госархив документацию можно сдать только в обложке из специальной бумаги – бескислотного картона. Его еще называют «антикоррозийным» и «консервирующим».

Но лучше всего, если вы сшиваете не для себя, а для сдачи в какую-то организацию, отдел, заранее узнать правила, чтобы потом не переделывать работу.

Необходимые материалы

Выбор материалов зависит от предназначения документации, сроков ее хранения, указаний руководства и государственных требований.

1. Нитки: сшивные, банковский шпагат, х/б нить.
2. Дырокол, шило или игла. Если стопка сшиваемых бумаг очень толстая, то можно использовать шуруповерт, специальный станок или переплетную машинку.

Прокалывать отверстия можно также специальным дыроколом, который устанавливает люверсы – металлические шайбы, укрепляющие отверстия.

Часто компании отдают трудоемкую процедуру по сшиванию на аутсорс: типографии используют более прогрессивное оборудование для переплетения.

Фото: шило и шпагат нужны для толстой стопки бумаг.
Источник: wilhei/pixabay

Шаг 1. Нумерация листов

Необходимо сложить бумаги в ровные стопки по смысловой или хронологической последовательности, затем проставить арабские цифры в правом верхнем углу. Целостность текста при этом не должна быть нарушена.

При проведении процедуры нужно руководствоваться следующими правилами:

• Нумеруются только листы: не нужно отмечать каждую страницу.
• Дела разбиваются на тома, если количество бумаг превышает 250 стр.
• Опись нумеровать не требуется.
• Листы, имеющие большую ширину, также должны быть пронумерованы в правом верхнем углу, но свернуты и прошиты за один край.
• Номер ставится на оборотной стороне документа в левом верхнем углу, если весь лист занимает крупное изображение – чертеж, графики или фотография.
• Сшивая письма, необходимо достать и пронумеровать бумаги из конверта, а также сам конверт.
• Иногда среди документов попадаются крупные карты, состоящие из склеенных фрагментов. Такой бумаге присуждается общий номер, однако в примечаниях обязательно нужно прописать количество листов.

Ошибки в нумерации можно исправить, зачеркнув неверный номер или используя буквенное обозначение, если было пропущено несколько страниц.

Шаг 2. Составление описи

Виды документа различаются: нужно учитывать, куда планируется передать опись – в госорганы, на хранение либо другой организации. Обычно бумага содержит следующие сведения:

• информацию о передающей и принимающей организации (передал-принял);
• аннотацию (как называется дело, сшив);
• список документов в табличном виде;
• дату составления;
• количество листов.

В конце листа составитель должен оставить роспись с расшифровкой.

Шаг 3. Сшивание

Для переплетения бумаг разной важности и количества используются разные способы сшивания. Разберемся с самыми популярными способами прошивания бумаг.

На уголок

Если бумаг не много, и они не представляют серьезной важности для компании, то при переплетении можно воспользоваться способом «на уголок» – это самая простая процедура. Так сшивают, например, отчетные работы в школе, выполненные на отдельных листках, или устав предприятия.

Для этого нужно сложить бумагу ровной стопкой и загнуть левый край таким образом, чтобы образовался угол. Затем нужно сделать два прокола и протянуть сквозь образовавшиеся отверстия нити.

«Хвостики» должны быть зафиксированы на обратной стороне бумажной пломбой (кусочком приклеенной бумаги).

Схема прошивки на уголок

Еще один вариант – когда делают всего одну дырочку в уголке. В отверстие протягивают вдвое сложенную ленту или шнур и натягивают образовавшуюся петлю на угол документа. Концы шнурка фиксируют, как обычно.

В две дырки

Прежде всего нужно отступить 1 см от края и проделать две дырки иглой или дыроколом.

Вдеть нить необходимо так, чтобы образовалась петля, а концы оказались с тыльной стороны листа. Концы нитей крепко связать и закрепить бумажной пломбой.

В три дырки

Теперь необходимо разметить расположение уже трех отверстий с левого края. Между самими отверстиями нужно оставить по 3 см.

Затем вдеть нить с тыльной стороны документа в среднюю дырку и провести в нижнее отверстие. После этого по тыльной стороне нить продеть через верхний прокол, вновь заходя в среднее отверстие, но уже с другой стороны. Кончики связать между собой и закрепить пломбой (например, приклеивают кусочек бумаги).

Длина получившихся «хвостиков» не должна быть менее 7 см.

В четыре дырки

Четыре отверстия нужно расположить на расстоянии 1,5-2 см друг от друга, а затем продеть нить с тыльной стороны второго отверстия. После вдеть иглу в первый прокол, затем снова второй, третий, четвертый и вывести в третье отверстие. Кончики связать между собой и опломбировать.

В пять дырок

Этот способ применяется для самых толстых и важных стопок документов, например бухгалтерских отчетов. Обычно для скрепления такого количества бумаг требуется прошиватель. Для разметки расположения точек прокола нужно отложить по 2 см от верхнего и нижнего края листа, затем отметить середину между ними, а после и середину получившихся отрезков.

Нить вдевается в среднее отверстие с тыльной стороны, оставляя кончик, длиной около 10 см. Иглу нужно направить в первую дырку, выведя ее с тыльной стороны, и вдеть ее во второе сверху отверстие, а затем вывести в среднее. Теперь один край готов.

Теперь нужно повторить свои действия в зеркальном порядке: вывести нить в самую нижнюю дырку, затем направить во вторую, завязать «хвостики», образовавшиеся с тыльной стороны узлом и опломбировать.

Шаг 4. Заверение

Пломба – это небольшой прямоугольный кусок бумаги, который наклеивается на узелок на тыльной стороне бумаги. На ней необходимо указать количество листов цифрами и буквами, указать должность того, кто прошил бумаги, его ФИО и поставить роспись. При необходимости на пломбу также ставится печать компании или организации.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие процедуру

Существует несколько правовых норм, устанавливающих правила оформления, и частности сшивания бумаг, на законодательном уровне.

1. Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». В приложении №24 подробно описана процедура оформления, прошивания и переплетения дел.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Сам стандарт не предусматривает подробного описания переплетения дел.

Отраслевое законодательство также устанавливает методы оформления документов.

• Приказ Минкульта №536 в 2005 году, закрепляющий рекомендации по оформлению документации в государственных органах исполнительной власти.
• Приказ от 7 декабря 1992 года №02-213, регламентирующий положения о делопроизводстве в ЦБ РФ.
• Приказ МНС от 18.04.2003 № ВГ-3-09/198 «Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов».

В 2019 году нет общих упорядоченных требований для сшивания бумаг, однако НПА устанавливают основные принципы оформления официальной документации.

Источник https://zakupkihelp.ru/praktika-zakupok/zayavka-dolzhna-ili-ne-dolzhna-byt-proshita.html

Источник https://moneymakerfactory.ru/spravochnik/kak-pravilno-sshit-dokumentyi/

Источник

Источник