Заявка на участие в торгах по 44-ФЗ: как правильно заверить документы и их копии

В прошлых публикациях мы говорили о том, из чего состоит заявка на участие в торгах (см. «Госзакупки по 44-ФЗ: как составить заявку на участие в торгах»), и как оформить документы, которые к ней прилагаются (см. «Заявка на участие в торгах: как оформить документы»). А в сегодняшней статье речь пойдет о заверении документов и их копий при подаче заявок на самые популярные виды торгов: электронный аукцион, открытый конкурс и запрос котировок.

Электронный аукцион

Электронный аукцион предполагает только один способ подачи заявки на участие — в электронном виде через электронную торговую площадку (подробнее см. «Электронный аукцион: что нужно знать поставщикам и подрядчикам»). Все документы, которые участник прилагает к заявке, также прикрепляются и заверяются в интерфейсе площадки.

В каком виде следует оформлять документы при подаче заявки на электронный аукцион? Сразу скажем, что распечатывать, подписывать и сканировать их не нужно. Вместо этого необходимо представить документы в виде текстовых файлов в формате Microsoft Word, и каждый документ подписать электронной подписью. Какой именно, зависит от закона, регламентирующего конкретную закупку:

• если закупка проводится в рамках Федерального закона от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд», то документы в составе заявки подписываются неквалифицированной электронной подписью;
• если закупка проводится в рамках Федерального закона от 18.07.11 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», то вид подписи зависит от того, какие требования установлены на ЭТП. В большинстве случаев площадки требуют использовать базовую квалифицированную подпись.

Отметим, что документы, заверенные электронной подписью, юридически значимы и имеют такую же силу, как и бумажные оригиналы с подписью и печатью.

При оформлении заявки на участие в электронном аукционе следует учесть еще одну важную деталь. К первой части заявки должны быть прикреплены документы, относящиеся к товарам, работам и услугам. Ко второй части должны быть прикреплены документы, относящиеся к организации или предпринимателю. Поставщик, который нарушит это правило, может быть отстранен от участия.

Открытый конкурс

В открытом конкурсе заявку на участие оформляют в бумажном виде, запечатывают в непрозрачный конверт и направляют по почте (подробнее см. «Госзакупки по 44-ФЗ: что нужно знать об открытом конкурсе»). На конверте сведения о поставщике не указывают, а ставят лишь данные о закупке и адрес заказчика.

При оформлении заявки поставщик должен соблюдать ряд правил.

Во-первых, все листы заявки или ее отдельных томов необходимо прошить при помощи дырокола, нитки и иголки, а затем пронумеровать.

Во-вторых, к заявке и к каждому ее тому нужно приложить опись входящих документов, которые входят в состав заявки или отдельного тома. Причем, опись должна быть первым листом заявки, либо первым листом тома.

В-третьих, важно проследить, чтобы документы были представлены именно в том порядке, в котором они значатся в описи. При этом сначала необходимо представить все обязательные документы, перечисленные в документации по закупке, и только после них — дополнительные документы и приложения.
В-четвертых, заявку следует скрепить печатью участника (при наличии печати), и поставить подпись участника, либо его законного представителя.

Отправляя заявку по почте, надо иметь в виду, что если заказчик находится в другом регионе, то доставка может занять несколько дней. Как показывает практика, даже такие службы экспресс-доставки, как DHL и PonyExpress, нередко тратят целую неделю, чтобы доставить корреспонденцию в отдаленный район. По этой причине участнику госзакупки лучше отправлять конверт заранее, с достаточным запасом времени.

Запрос котировок

В теории заявку на участие в запросе котировок можно подать двумя способами: либо в письменной форме в запечатанном конверте, либо в форме электронного документа (подробнее см. «Запрос котировок в системе госзакупок: что нужно знать поставщикам и подрядчикам»). Но на сегодняшний день техническая возможность подать заявку в электронном виде отсутствует. Таким образом, на практике подать заявку можно только в бумажном виде.

Подготовленные документы следует распечатать и заверить вручную. Если участником торгов является организация, то на заверенном документе должна стоять: ФИО полностью и должность руководителя, его подпись, печать компании и дата подписания. Если участником торгов является физическое лицо, в том числе ИП, то на заверенном документе должна стоять: подпись, ФИО полностью, печать (при наличии) и дата подписания.

Прошивать и нумеровать листы не надо. Достаточно сложить все бумаги в непрозрачный конверт формата А4 и отправить по адресу, указанному в извещении о закупке. На конверте необходимо указать следующие данные: номер извещения о закупке, наименование закупки, дату и время вскрытия конвертов, указанные в документации по закупке. Обратите внимание: данных об участнике на конверте быть не должно.

Как заверить бумажные копии документов

В законах не упоминается, каким образом следует заверять бумажные копии документов, подаваемых в составе заявки на участие (например, копию устава или учредительного договора). В частности, нет полной ясности, нужно ли заверять каждый лист в отдельности, или можно заверить весь документ одной печатью и подписью.

Участникам остается лишь ориентироваться на требования заказчика, и при необходимости подавать запрос на разъяснения. Также не будет лишним придерживаться одного универсального правила — заверять листы, в которых предусмотрено поле «Подпись и печать». На заверенной копии должна стоять фраза «Копия верна», должность, ФМО с расшифровкой и подпись заверившего лица, печать (при наличии) и дата заверения.

Чтобы не пропустить размещение информации о нужной закупке, можно подключить сервис «Контур.Закупки». В этом сервисе поставщик (подрядчик, исполнитель) может настроить шаблоны запросов обо всех торгах по «своим» товарам (работам, услугам). После этого поставщик будет оперативно получать на электронную почту уведомления о том, что на той или иной площадке появился интересующая его закупка. Такой инструмент избавит поставщика от необходимости постоянно мониторить информацию и позволит оперативно реагировать на интересные ему закупки.

Конверт для тендера образец

Для подачи заявки на конкурс/запрос предложений, а также и в иных тендерных процедурах требуется запечатать предложение в конверт. Чаще всего в документации встречается такая фраза: Участник подает Заявку в письменной форме, в запечатанном конверте. На конверте указывается: «ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ОТКРЫТОМ КОНКУРСЕ (№ ххх) _________ (наименование открытого конкурса, на участие в котором подается данная заявка) . НЕ ВСКРЫВАТЬ ДО «__» часов «__» _______ 2013 года».

Для того, чтобы оформить конверт в соответствии с требованиями документации необходимо:

• Изучить требования документации по оформлению конверта(ов)
• Заполнить форму шаблона конверта в соответствии с требованиями документации.
• Распечатать наклейку на конверт (или несколько конвертов, если требуются копии заявки)
• Приклеить наклейку на конверт с помощью узкого скотча, обклеивая скотчем края наклейки.

Рекомендуется использовать силиконовые конверты, т.к. они более надежные, чем бумажные.

Обратите внимание: при подаче котировочной заявки в бумажном виде запечатывать ее в конверт не требуется (потребуется при отправке ее в бумажном виде в другой город).

Так выглядит наклейка на конверт:

Нажмите на ссылку, чтобы скачать шаблон наклейки на конверт:

В подготовке предложения для тендера важна каждая мелочь. Особого внимания требует и оформление конверта для тендера, когда документация подается не в электронном виде, а на бумажных носителях. Если организатор вернет пакет даже из-за небольших досадных ошибок, участник потеряет время на переоформление и, возможно, уже не успеет подать заявку в установленные сроки. Это значит, что он потеряет шанс получить выгодный контракт еще перед началом конкурса.

Наклейка на пакет

Документы для конкурса прошиваются в том (или тома) с описью и упаковываются в конверт (лучше всего силиконовый, так как он защищает содержимое надежнее). Если пакет документов очень велик, можно использовать коробки. Главное, чтобы упаковка была хорошо запечатанной.

Сверху наклеивается лист А4. Для более прочного его закрепления на поверхности пакета края бумаги приклеиваются тонким прозрачным скотчем.

Для подтверждения целостности конверта в четырех углах на титульном листе необходимо проставить печати организации-участника закупки. Образец оформления конверта для котировочной заявки можно посмотреть здесь.

На листе необходимо распечатать на принтере ту информацию, которая оговаривается в брифе. Если в тендерной документации, которую распространяет организатор, отсутствует образец наклейки, указывается стандартная информация:

• наименование организации-получателя и ее адрес (данные организатора обычно помещают в левом верхнем углу);
• надпись о назначении пакета (этот блок информации располагается по центру наклейки);
• наименование организации-отправителя и ее адрес (данные участника обычно помещают в правом нижнем углу).

Назначение описывается следующим образом: «Заявка на участие в тендере/открытом конкурсе/запросе предложений (в скобках указывается номер и лот, через запятую) по теме/договору (далее указывается предмет тендера)». Ниже этой записи печатается информация о дате вскрытия конверта: «Не вскрывать до ___ часов (МСК) __ месяца ___ года».

Под адресом отправителя желательно также указать контактное лицо (представитель компании-участника) и его телефон.

Оформление заявки с копиями

Очень часто для тендера требуется сделать несколько копий предложения и подать их вместе с самим оригиналом. Некоторые брифы, содержащие инструкции по оформлению, допускают упаковку копий в отдельные конверты с пометками «Копия 1», «Копия 2» и т. д. Однако в большинстве случаев организаторы просят участников вкладывать копии в общий пакет или коробку.

Заявка с копиями оформляется следующим образом:

1. Оригинал и все копии упаковываются отдельно.
2. На каждый конверт клеится печатный лист с информацией о получателе, предмете конкурса, отправителе, а также пометка о том, является ли пакет «Тендерной заявкой» или «Копией 1», «Копией 2» и т.д. Пометка не должна быть сделана от руки. Ее нужно заранее отпечатать на принтере, как и всю остальную информацию.
3. Все пакеты складываются в один общий и тщательно заклеиваются.
4. На внешний пакет также требуется наклейка. Она оформляется, как обычная.

Что такое тендеры и как их находить . Видео

Что такое информационный конверт

Иногда нужно дополнить предложение для заказчика материалами, предоставленными на дисках, фотографиях, в книгах или брошюрах. Такие приложения помечают специальными наклейками и складывают в информационный конверт для тендера.

Если книг или брошюр требуется несколько, они могут складываться в разные упаковки и подписываться с соответствующими номерами. Дополнения нумеруются вместе со всей документацией, отображаются в описи и располагаются в конце документации.

Конверт для тендера можно отправить по почте или через курьера. На практике, предпочтительнее личное посещение офиса организатора, во избежание утери документов или для ускорения доставки по назначению.

Предложение от участника регистрируется в журнале организатора, о чем выдается уведомление-подтверждение. На конверте ставится пометка о дате подачи заявки.

В данном разделе сайта вы сможете найти и скачать на свой компьютер основные формы и шаблоны документов, часто используемые при участии в госзакупках. Раздел будет периодически дополняться и обновляться, поэтому если вы не нашли для себя подходящей формы или шаблона, напишите в мою службу поддержки support@zakupkihelp.ru или оставьте свой комментарий ниже.

1. Формы заявлений на предоставление комплекта конкурсной (аукционной) документации (zip, 27 Кб) — скачать
2. Формы доверенностей (zip, 46 Кб) — скачать
3. Расписки в получении конкурсной (аукционной) документации (zip, 12 Кб) — скачать
4. Форма жалобы в ФАС на действия (бездействия) заказчика, уполномоченного органа, уполномоченного учреждения, специализированной организации,комиссии по осуществлению закупок (doc, 34 Кб) — скачать
5. Декларации соответствия участника требованиям, установленным статьей 4 Федерального закона от 24 июля 2007 г. № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» (doc, 28 Кб) — скачать
6. Формы запросов на разъяснение положений конкурсной (аукционной) документации (zip, 15 Кб) — скачать
7. Стикеры для прошивки документации «Прошито и пронумеровано…» (doc, 33 Кб) — скачать
8. Образец оформления конверта с заявкой (doc, 30 Кб) — скачать
9. Типовые формы описи документов (zip, 59 Кб) — скачать
10. Типовая форма Банковской гарантии исполнения обязательств поставщика (подрядчика, исполнителя) по контракту (doc, 41 Кб) — скачать
11. Шаблон протокола об одобрении крупной сделки (doc, 36 Кб) — скачать
12. Шаблон решения об одобрении крупной сделки для электронных площадок (ЭП) (doc, 33 Кб) — скачать
13. Типовая форма договора обеспечения заявки на участие в конкурсе (аукционе) (doc, 47 Кб) — скачать
14. Бланки «Акт приемки выполненных работ» (Форма КС-2) (zip, 22 Кб) — скачать
15. Форма платежного поручения (doc, 35 Кб) — скачать
16. Шаблон трудового договора (doc, 45 Кб) — скачать
17. Шаблон договора подряда на выполнение работ (doc, 39 Кб) — скачать
18. Шаблон заявления о переходе на упрощенную систему налогообложения (УСН) (doc, 39 Кб) — скачать
19. Типовые формы анкет участников закупок (УЗ) (zip, 56 Кб) — скачать
20. Типовые формы (шаблоны) заявок на участие в конкурсе (zip, 40 Кб) — скачать
21. Типовые формы (шаблоны) котировочных заявок (zip, 36 Кб) — скачать
22. Шаблон договора и протокола (соглашения) о намерениях (zip, 15 Кб) — скачать
23. Шаблоны «Форма планов-графиков размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд заказчиков» (zip, 36 Кб) — скачать
24. Декларации о соответствии участника закупки пунктам 3-5, 7, 7.1, 9, 10, 11 части 1 и части 1.1 статьи 31 Федерального закона от 05.04.2013 г. №44-ФЗ (zip, 24,9 Кб) — скачать
25. Бухгалтерский баланс(форма по ОКУД 0710001) (xls, 45 Кб) — скачать
26. Отчет о прибылях и убытках(форма по ОКУД 0710002) (xls, 59 Кб) — скачать
27. Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год (КНД 1110018) (pdf, 512 Кб) — скачать
28. Декларация по налогу на доходы физических лиц(форма 3-НДФЛ) (xls, 473 Кб) — скачать
29. Налоговая декларация по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения(КНД 1152017) (pdf, 1 Мб) — скачать
30. Налоговая декларация по единому налогу на вмененный доход для отдельных видов деятельности (КНД 1152016) (pdf, 606 Кб) — скачать
31. Образец письма о возврате обеспечения контракта (doc, 23 Кб) —скачать
32. Справка о наличии (отсутствии) судимости (doc, 40 Кб) — скачать
33. Решение единственного учредителя об одобрении максимальной суммы сделки на электронной площадке (doc, 25 Кб) — скачать
34. Варианты «Формы 2» для подготовки первой части заявки для участия в электронных аукционах (doc, 47 Кб) — скачать
35. Договор финансирования под уступку денежного требования (договор факторинга) (doc, 135 Кб) — скачать
36. Декларация об отсутствии сведений об участнике закупок в реестре недобросовестных поставщиков (РНП) (doc, 30 Кб) — скачать
37. Форма «Спецификация товара» (doc, 63 Кб) — скачать

Примечание: Еще больше форм и шаблонов вы сможете найти в электронном сборнике «Формы и шаблоны документов». Настоящий сборник содержит более 160 документов и будет полезен, как участникам закупок (поставщикам), так и Заказчикам. Узнать подробнее>>>

Источник https://www.buhonline.ru/pub/goszakupki/2017/10/12748

Источник https://best-business-info.ru/info/konvert-dlja-tendera-obrazec/

Источник

Источник