Тендерная документация – понятие и подготовка для участия в закупках

Тендерная документация – это набор документов, в котором содержатся сведения об объекте, условиях проведения торгов, инструкция потенциальным поставщикам торгов, само приглашение для участия в них, а также предложения об организации передачи победителю конкурса полученного заказа на осуществление работ, обозначенных в предмете торгов.

Понятие тендер означает конкурсные торги на оказание какого-либо вида услуг или выполнение определенной работы. Это на сегодняшний день очень популярный метод закупок.

Требования к проведению такого конкурса оговорены в тендерной документации, согласно которой, кандидаты, участвующие в отборе обязаны представить комиссии наиболее выгодные условия для заказчика.

Общие сведения

Потребитель объявляет конкурс среди многочисленных поставщиков с указанием желаемых стоимостных, технических и других характеристик определенных услуг либо работ. С участником, выигравшим конкурс, заключается контракт на поставку.

С помощью этого метода предложения своих услуг, можно найти новых реальных бизнес-партнеров; это надежный способ выйти на сотрудничество с иностранными потребителями.

Тендерная документация представляет собой пакет необходимых документов, раскрывающих условия конкурса и будущего контракта. Правильно оформленная документация является важной составляющей для успешного результата.

Список нужных документов оговорен в Законе № 44-ФЗ для любого вида закупок, в том числе для наиболее востребованных: открытого конкурса в ст. 51, электронного аукциона в ст.66.

Надо отметить, что согласно Закона № 44-ФЗ, участники конкурса должны предоставлять документацию, исключительно, предусмотренную данным законом, однако, ввиду того что формулировки законодательства можно трактовать неоднозначно, часто исполнителю приходится дополнительно предъявлять «доказательства добросовестности».

Заказчик их изучает, а в итоге, даже при небольших отступлениях или неполных сведениях, фирма-поставщик может получить отказ в участии, увеличением суммы обеспечения. Зачастую, из-за формальностей отклоняются даже весьма выгодные предложения, особенно в случаях, касающихся государственных аукционов либо конкурсов, которые проводятся в формате № 44-ФЗ. Поэтому, лучше всего воспользоваться услугами специалистов, знающих все возможные нюансы участия в торгах.

Процесс

Подготовка

Подготовку тендерной документации следует начинать с оформления заявки, к которой прилагается необходимая документация, затребованная заказчиком. При подаче заявки можно использовать два варианта: в электронном виде либо в бумажном.

Первый способ наиболее современный, предполагает формирование пакета необходимых документов в электронном виде: сканируется, осуществляется защита определенными шифровальными действиями (с применением электронно-цифровой подписи). На сегодняшний день, основная часть торгов осуществляется в электронной форме (особенно, в международных масштабах). Для участия необходимо представиться (аккредитоваться) на ЭТП (электронной торговой площадке), где размещается база электронных аукционов и осуществляется само участие в них.

Сегодня, есть 5 наиболее значимых негосударственных площадок, на которых и нужно аккредитоваться. Электронная цифровая подпись (ЭЦП), необходима для осуществления юридически обоснованных действий на ЭТП. Данная форма подписи является гарантом защищенности документов, представленных в электронной форме и имеет такую же законную силу, как и подписанный документ, оформленный на бумаге и заверенный печатью. На сегодняшний день, в международном взаимодействии, электронный вид ведения документооборота считается наиболее удобным и надежным, поэтому очень важно для нормальной деятельности с электронными торгами получить ЭЦП.

Второй способ — традиционный и привычный. Документы составляются на бумажном носителе, подписываются ответственным лицом «вживую», заверяются печатью компании. Сформированный пакет конвертируется и опечатывается.

Тендерная документация, кроме данных, предназначенных для будущих участников, должна включать в себя такие сведения, как количественное и полное содержание пакета документов, представленного поставщиком,

являющееся подтверждением его заявки на конкурсное участие:

— опись прилагаемых документов,

— подтверждение (справка) из банка об отсутствии неоплаченных долгов,

— качественные сведения, а также технического и эксплуатационного характера с подробным описанием закупаемой продукции и материалов,

— проект договора на предполагаемые закупки,

— методические материалы по ведению расчетов в тендерной заявке (в том числе, транспортные услуги, платежи (страховые и таможенные), пошлины, налоги) и таблицу цен,

— требования, применяемые для составления тендерных заявок,

— отображается возможность отзыва тендерных заявок в период и до окончания времени объявления итогов тендера,

— окончательные сроки, место предъявления заявок,

— место, а также конкретная дата и время вскрытия конвертов по заявкам,

— данные о возможности представления преимуществ для российских производителей.

Права поставщика

Поставщик может потребовать (обращение оформляется в письменном виде) у организатора тендера пояснений положений документов в десятидневный срок до вынесения конечного решения. В подобных случаях, организатор тендера, в трехдневный срок со времени получения такого обращения, направляет разъяснения всем участникам конкурса, при этом не раскрывая имя автора запроса.

По требованию организатора тендера, могут быть внесены изменения (дополнения), эти действия вполне законны. После внесения изменений, они в обязательном порядке немедленно доводятся до всех потенциальных поставщиков, получивших тендерную документацию. Определен срок для выполнения таких оповещений — он составляет 5 рабочих дней.

Каждый предполагаемый участник тендера обязан представить следующую документацию:

— копии документов (лицензий), подтверждающие право поставщика или производителя на ведение своей деятельности,

— нотариально заверенную копию на право заниматься предпринимательской деятельностью,

— заверенную нотариусом копию (либо оригинал) аудита за отчетный год,

— оригинал и копию свидетельства о госрегистрации компании,

— для ИП — копию документа, удостоверяющего личность,

— заверенный нотариально Устав компании (с указанием всех акционеров и учредителей),

— справку налогового органа об отсутствии неоплаченных налогов,

— справку из банка об отсутствии неоплаченных долгов за последние 3 месяца.

Порядок сдачи

Тендерные заявки подаются в прошитом виде с пронумерованными листами, заверенными подписью ответственного лица и печатью. В конверт запечатывают документы потенциальные поставщики собственноручно. Вместе с тендерной заявкой в конверт запечатываются оригинал гарантийного обеспечения и техническая спецификация заявки.

Все эти документы должны рассматриваться комиссией. Наличие ошибок, помарок в данной документации не допускается. Тендерная документация может быть отправлена почтой либо доставлена лично в установленные сроки. Заявки, которые поступили с нарушением установленного времени возвращают заявителям обратно, в нераспечатанном виде.

После принятия всех возможных тендерных заявок, организатор тендера вскрывает имеющиеся конверты и вместе с комиссией определяет победителя. Всем участникам конкурса оглашаются результаты посредством письменного уведомления с приложением протокола итогов работы комиссии.

Как участвовать в тендерах?

Принять участие в тендере вправе каждая компания или ИП, который мечтает о получении крупного заказа и нацелен на развитие бизнеса. Такой шаг — возможность получить стабильную прибыль, но многие организации воздерживаются от участия из-за незнания основных правил и условий. Ниже рассмотрим основные моменты — что нужно для участия в тендере новичку, как подается заявка, какие документы могут потребоваться и другие вопросы.

Определение тендера

Тендер представляет собой размещение заказа на подряд работ или покупку посредством проведения специального конкурса. Компании принимают участие в тендере при соблюдении определенных правил, регламентируемых условиями проведения тендера. Отклонение от требований организатора часто приводит к отказу или необходимости переоформления заявки. Но сложности с тендерами — не повод отказываться от возможности развить бизнес. Заключение выгодного контракта позволяет неплохо заработать и получить заказ на продолжительный период.

Тендеры применяются в различных сферах. Это может быть крупный бизнес (к примеру, машиностроение) или небольшая предпринимательская деятельность, связанная с продажей товаров или предоставлением услуг. Чтобы принять участие в конкурсе, требуется предложение другой стороны. При этом важно разобраться, как зарегистрировать ООО для участия в тендерах, и какие нюансы учесть при подаче заявки. Чем лучше удается зарекомендовать себя, тем выше шансы на получение заказа.

Классификация конкурсов

Тендеры бывают трех видов:

1. Открытые. Такой конкурс не ограничивает круг участников — заказчик приглашает к участию в тендере всех желающих. Получить информацию о будущем конкурсе можно на специальных сайтах или через рекламные кампании, проводимые накануне мероприятия.

Документация по проведению тендера предоставляется бесплатно или за небольшую сумму с целью покрытия текущих расходов. В документах, как правило, упоминаются условия проведения конкурса, правила участия, а также требования для конкурсантов, которые необходимо соблюдать в течение мероприятия.

Как правило, такой вид торгов применяется для реализации заказа на госзакупки. Преимущество открытого тендера заключается в возможности получения максимальной выгоды. Но имеется и минус. К такому конкурсу допускается большое число участников, что снижает вероятность занятия первого места и повышает нагрузку на персонал.

Что касается организации такого мероприятия, сделать это можно самостоятельно (с привлечением своих сотрудников) или через специализированные организации, занимающиеся решением таких вопросов.

1. Закрытые. Особенность такого конкурса — в ограничении участников по определенным признакам. Соответственно, приглашения получает только лимитированное число претендентов. В процессе набора компания-заказчик ориентируется на такие критерии, как рейтинг, репутация, а также имидж предприятия. Вот почему многие компании так стремятся повысить узнаваемость через СМИ (радио, ТВ и прочие).

Важно, что участники конкурса не знают друг о друге до начала проведения тендера. Выполнение этого условия позволяет избежать договоренностей между предприятиями. Плюс закрытого тендера заключается в минимальной нагрузке при организации процесса, ведь в перечень потенциальных партнеров, как правило, входит не больше пяти компаний.

1. Двухэтапные. Это специальный вид конкурса, отличающийся лимитированным числом претендентов. Главным отличием от закрытого тендера является отсутствие ограничений на общее количество участников. При этом компании должны удовлетворять жестким требованиям и соблюдать условия проведения мероприятия.

Название «двухэтапный» свидетельствует о наличии нескольких шагов в вопросе проведения конкурса, из-за чего на выбор подходящей кандидатуры затрачивается больше времени. Алгоритм здесь такой:

• Компания, которая организует тендер, готовит тестовое задание для проверки потенциального партнера. По итогам полученного результата формируется предложение.
• Второй шаг — согласование принятого решения.

Двухэтапные конкурсы, как правило, подразделяются на:

• Тендеры «цены». В этом случае компании-претенденты информируют о сроках выполнения заказа, стоимости услуг (товаров) и качестве.
• Конкурсы «открытый бриф». В этом случае заказчик сразу оговаривает, каким он видит будущий проект, а компании-претенденты предлагают потенциальное решение задачи. Кто предлагает лучший вариант, тот и выигрывает.

Условия участия в тендере и пошаговая инструкция

Конкурсанты должны знать условия участия в том или ином конкурсе. Как правило, организатор выдвигает требования и заранее оговаривает особенности отбора. Чаще всего тендер доступен различным претендентам, будь это ИП или крупные бизнесмены. Более того, возможность участия в торгах открывается для отечественных и зарубежных предприятий. Главное для претендентов — заблаговременно выяснить условия участия, и подготовить документы.

Пошаговая инструкция имеет следующий вид:

1. Внимательно подойдите к изучению ФЗ №94. Это позволит более четко сориентироваться в условиях и сроках, которые заказчик должен брать во внимание при составлении регламента тендера.
2. Определитесь с какой-то одной электронной площадкой (ЭТП). Не стоит распылять внимание на несколько сервисов. Сегодня работает пять крупных интернет-ресурсов, где проводятся торги.
3. Соберите пакет бумаг, необходимый для участия в мероприятии.
4. Получите электронную цифровую подпись. Ее наличие обеспечивает защиту документу и придает ему юридическую силу.
5. Пройдите аккредитацию на ЭТП.
6. Подайте заявку на участие. Этим претендент подтверждает готовность реализовать поставленную задачу, а также соответствие заявленным требованиям.
7. При необходимости отзовите заявку для отказа от участия в тендере или внесения необходимых правок. Здесь стоит ориентироваться на сроки, устанавливаемые организатором мероприятия.Учтите, что торги проводятся в ограниченный период времени. Чаще всего это 2-е суток.
8. Следите за сроками подачи заявок. Специальная комиссия может увеличить период приема заявлений со стороны участников. Кроме того, место проведения конкурса иногда меняется. В этом случае уведомление приходит в письменной форме.
9. После истечения оговоренного срока и получения заявок начинается официальный этап рассмотрения.
10. Если вы стали победителем, подпишите контракт.

Особенности подачи заявки

Ключевой этап на пути к получению крупного заказа — заявка на участие в тендере. Для правильного оформления документа необходимо знать требования и структуру. Стоит отметить, что заявка формируется из 2-х частей. В первой оговаривается согласие на условия организации конкурса, а также данные о товаре (услуги).

Во 2-й части прописывается информация о претенденте с указанием наличия необходимых лицензий на выполнение определенной деятельности, разрешений и сертификатов. Здесь же приводятся реквизиты участника тендера.

Подача заявки может осуществляться в письменном виде (классический вариант) или через Интернет (в режиме онлайн). Если заявка оформлена с учетом требований, она принимается без каких-либо проблем.

Стоит отметить, что правильно и с первого раза заполнить заявку — сложная задача. Вот почему многие претенденты при оформлении документом обращаются в специализированные компании. Последние за небольшое вознаграждение консультируют, как выполнить эту работу корректно, и какие документы требуется собирать (или делают эту работу сами). Далее специалисты могут представлять интересы клиента в процессе проведения тендера.

Правила проведения конкурса

Выбор лучшего претендента производится в несколько шагов, а сам тендер имеет четкую последовательность, соблюдение которой является обязательным условием. Правила организации конкурса включат семь обязательных этапов, а именно:

• Создание перечня требований, которым должны соответствовать будущие претенденты. На этом же этапе принимается решение о необходимости организации конкурса в целом.
• Рассылка приглашений или оповещение о проведении тендера.
• Выбор претендентов. Этот процесс происходит в пределах определенного периода, устанавливаемого организаторами конкурса.
• Выяснение позиции каждой из сторон.
• Сбор и рассмотрение предложений участников.
• Выбор наиболее предпочтительных вариантов.
• Объявление результатов.

Какие документы потребуются?

Начинающие участники часто спрашивают, какие документы для участия в тендере необходимо готовить. Здесь стоит ориентироваться на перечень, который оговаривает организатор (заказчик). Как правило, для участия в конкурсе потребуются копии следующих нотариально заверенных бумаг:

• Свидетельство о регистрации.
• Документ, подтверждающий факт наличия претендента в реестре налогоплательщиков (ИНН).
• Справка из финансово-кредитного учреждения, подтверждающая платежеспособность претендента.
• Справка из ФНС, подтверждающая отсутствие долгов перед государством.
• Информация из бухгалтерской отчетности за прошлый год.
• Сертификаты и прочие документы, подтверждающие высокое качество предоставляемого товара.

Распространенные ошибки

Индивидуальные предприниматели и компании часто терпят неудачу в процессе проведения торгов из-за нескольких ошибок:

• Игнорирование полей, которые обязательны к заполнению и имеют специальную отметку в виде звездочки.
• Отсутствие необходимых подписей или печатей на передаваемых документах. Также причиной проблем может быть плохая читабельность текста в передаваемых бумагах.
• Попытка прикрепления документов, имеющих вес больше 12 Мб, в процессе аккредитации. В итоге происходит зависание страницы или система информирует клиента о допущенной ошибке.
• Прикрепление сканированных копий (а не оригиналов) требуемых бумаг.

Каждая из этих ошибок может привести к отказу в приеме документов или затягиванию процесса регистрации участников.

Основные мифы о тендерах

Многие компании и ИП отказываются от участия в конкурсах из-за нескольких стереотипов, которые укоренились в обществе и искажают реальность. Рассмотрим основные мифы о таких мероприятиях:

1. В тендерах все места куплены. Несомненно, проблемы с коррупцией в России существуют, и продажные тендеры также имеют место. Но такие случаи единичны. Чтобы убедиться в этом, стоит поучаствовать в интересующем конкурсе и выполнить условия организатора. Для участия не нужно предварительной договоренности. Но здесь имеется нюанс. Чем выше цена заказа, тем больше вероятность попасть на «договорной» тендер, где победитель определен, а проведение тендера является формальностью. Чтобы избежать потери времени, важно внимательно подойти к изучению документов, данных о заказе, сроках сдачи продукции и требованиях, выдвигаемых заказчиком.
2. Участие в конкурсах — это дорого. Еще один стереотип касается якобы высоких расходов участника. Снова-таки, тендер требует определенных финансовых затрат, но в случае победы такие расходы с лихвой покрываются прибылью от будущего сотрудничества.
3. Молодым компаниям доступ к торгам закрыт. Здесь стоит учитывать условия, которые выдвигает заказчик к претендентам. Действительно, в некоторых конкурсах предпочтение отдается опытным компаниям. Но так происходит не всегда. Более того, по законам РФ такие конкурсы должны проводить по принципам открытости и прозрачности. Это значит, что доступ к тендеру должен получить каждый.

Итоги

Участие в тендере — привилегия, которая доступна всем желающим. Главное здесь внимательно подойти к изучению условий, подготовить требуемый пакет бумаг и корректно оформить заявку на участие. Шанс победить имеется у каждого, кто предлагает организатору выгодные условия сотрудничества.

Источник https://onlineserviceip.ru/biznes/vedenie/chto-takoe-tendernaya-dokumentaciya-podgotovka.html

Источник https://urlaw03.ru/business/article/kak-uchastvovat-v-tenderax-novichku

Источник

Источник