Как найти digital-подрядчика с помощью тендера: пошаговая инструкция

Поиск digital-подрядчика зачастую превращается для бизнеса в подобие квеста. Какая бы задача ни стояла — разработать сайт, запустить контекстную рекламу, написать текст для лендинга — надежные специалисты нужны всегда. А вот выбрать среди миллиона зачастую однотипных предложений действительно профессионального исполнителя непросто.

Есть много методов и площадок для поиска подрядчиков: сарафанное радио, вакансии в соцсетях и телеграм-каналах, сайты и биржи фриланса. Расскажем еще об одном эффективном, но не столь распространенном способе — тендерах. Он сэкономит время на изучение рынка и аккумулирует на одной площадке предложения под ваши задачи.

Что такое тендеры в digital и зачем они нужны бизнесу

Тендер — это конкурс или кастинг между подрядчиками на оказание определенных услуг клиенту. Услуги могут быть любыми: от строительства торгового центра до закупок автозапчастей. В нашем случае тендер организуется компанией, которой нужна digital-услуга.

Тендеры могут быть государственными и коммерческими. Бизнес обычно проводит коммерческие тендеры и публикует их на специальных тендерных площадках. Агентства-подрядчики откликаются на них, а организаторам остается выбрать лучшее предложение.

Примеры тендеров на digital-услуги

Зачем бизнесу проводить тендеры

1. Чтобы выбрать лучшего подрядчика (логично, да). Даже если у вас есть несколько людей, которые справляются с задачами и не подводят, не стоит упускать шанс найти кого-то лучше, талантливее, ответственнее. Поверьте, недостатка в вариантах не будет: в базе тендерной площадки Workspace, например, зарегистрированы более 16 000 digital-агентств разного профиля. На каждый тендер, по статистике, откликаются десятки агентств — в зависимости от условий. Причем каждый подрядчик хочет обогнать конкурентов и показать себя в лучшем свете — только выбирай.
2. Чтобы сэкономить время. Отклики подрядчиков будут намного качественней, чем по тому же сарафанному радио, потому что на тендеры обычно отзываются только те агентства, которые соответствуют вашим условиям и требованиям. А значит вы или ваши сотрудники не будут тратить время, чтобы отделить зерна от плевел.
3. Чтобы сэкономить деньги. Здоровая конкуренция вкупе с нестабильной ситуацией на рынке (кризис-2020 ударил и по агентствам) заставляет подрядчиков снижать цены и идти на уступки. Конечно, необязательно выбирать самый дешевый вариант и уж тем более пользоваться ситуацией и назначать смехотворно низкий бюджет. Но среди заявок всегда можно найти оптимальный вариант по соотношению «цена-качество».

Всем ли нужно участвовать в тендерах? Вовсе нет. Если у вас не крупный проект, а небольшая задача, проще обратиться к фрилансерам. Тендеры — это все же про масштабные вещи: разработку сайта, интернет-продвижение, комплексную оптимизацию сайта и так далее.

Тендеры: мифы и реальность

Развеем несколько устойчивых мифов о тендерах. Сразу оговоримся: большинство утверждений касается участия в государственных тендерах, в digital все намного проще.

Миф №1. Тендеры = бюрократия. Действительно, на государственных площадках у вас могут потребовать аккредитоваться, оформить ЭЦП, заполнить специальные документы. Чтобы организовать тендер на digital-услугу, достаточно зарегистрироваться (не сложнее, чем на обычном сайте), заполнить данные о компании и подробно описать задачу.

Миф № 2. Нужно платить за участие. На некоторых площадках от вас потребуют энную сумму за возможность создания тендера, процент от стоимости или, как вариант, попросят создать обеспечение (это определенная сумма — гарантия того, что организатор тендера выполнит свои обязательства). Выбирайте те площадки, где нет подобных требований и скрытых комиссий, где нужно платить только подрядчику за выполнение проекта.

Миф №3. Тендеры выигрывают свои да наши. Этот миф вы легко можете опровергнуть сами, поскольку являетесь заказчиком и выбираете исполнителя честно.

Как правильно организовать тендер

Расскажем, как создать тендер, на который откликнутся достойные исполнители, и дадим несколько рабочих советов.

1. Зарегистрируйтесь на площадке как заказчик

Укажите данные о компании:

• название,
• ссылку на сайт,
• контакты (желательно корпоративную почту).

Так вы позаботитесь об исполнителях: агентства тоже переживают за безопасность и выбирают тех клиентов, которые не скрывают информацию о себе.

2. Подробно опишите задачу

Здесь правило простое: чем подробнее, тем лучше. Так вы сэкономите время и исполнителю (детальное ТЗ позволит ему оценить свое соответствие задаче, наличие ресурсов на ее выполнение и рентабельность), и себе. Лучше один раз написать все подробно и четко, чем в дальнейшем тратить время на выяснение деталей и отвечать на вопросы.

Допустим, вам нужно выбрать исполнителя на разработку сайта. Сначала выберите услугу — например, сайт под ключ. Затем опишите задачу. Расскажите, что у вас за бизнес, каких целей хотите добиться с помощью сайта, какой функционал нужен, какие сайты конкурентов вам нравятся.

Пример подробного описания задачи

3. Укажите требования к исполнителю

Например, в каком городе должно находиться агентство. Если вас не смущает удаленка, советуем выбрать подрядчика из регионов — это намного дешевле, а качество бывает ничуть не хуже.

Также можно указать отдельно, каким агентствам вы отдадите предпочтение. Например, тем, кто работает на рынке более 5 лет или тем, кто имеет на площадке специальный PRO-аккаунт.

Можно прописать критерии, по которым будете оценивать качество работы.

Главное — сделать требования максимально прозрачными, чтобы потом не оказалось, что некоторые агентства переоценили свои силы.

4. Укажите бюджет проекта

Простой на первый взгляд пункт, в котором, однако, есть свои подводные камни.

Совет №1: не указывайте слишком низкую стоимость. Экономия экономией, но так вы отпугнете настоящих профессионалов, которые не работают за копейки.

Совет №2: сделайте запас на 25-30%. В процессе работы у вас могут возникнуть новые требования или форс-мажоры, которые влекут за собой увеличение бюджета. Будьте заранее к этому готовы, чтобы потом в спешке не изыскивать дополнительные средства.

5. Укажите сроки

И снова не забывайте про запас времени. «Сделать нужно вчера» — это, конечно, жизненно, но мало реализуемо на практике.

Указывайте адекватные сроки приема заявок на тендер — как правило, не менее двух недель. За это время кандидаты успеют ознакомиться с ТЗ, составить коммерческое предложение, оценить свои ресурсы.

Дайте фору и на само выполнение проекта. Как показывает практика, редко какой сайт создается точно в срок, и не всегда это происходит по вине подрядчика. Наверняка вы сами будете вносить правки, пожелания и дополнительные требования. Это нормально, но оставляйте под эти доработки временной запас.

6. Выберите тип тендера

Тендеры бывают закрытыми и открытыми. В открытых могут принимать участие все желающие подрядчики, которые увидят ваше объявление в ленте тендеров. А в закрытые тендеры можно пригласить конкретных исполнителей (например, вы изучали каталог агентств и отметили несколько, которые вам особенно понравились) и выбирать уже только между ними.

Лайфхак. На Workspace есть удобная функция: при организации тендера можно выбрать опцию «Исполнители могут видеть друг друга». В этом случае все участники тендера поймут, есть ли у них конкуренты и кто они. Это поможет подрядчикам адекватно оценить свои силы и компетенции при подаче заявки.

Вот как выглядит эта опция в карточке тендера

Как выбрать победителя тендера

После публикации тендера вы получите предложения от подрядчиков. Скорее всего, их будет много, они будут разные. Как не запутаться в откликах и на что обратить внимание при выборе исполнителя на ваш проект?

Изучите информацию о подрядчике

Откройте профиль агентства на сайте тендерной площадки. Чем полнее он заполнен, тем лучше.

Данные о компании

Как правило, это краткое описание услуг или уникальное торговое предложение, а также конкретные цифры и факты: сколько лет агентство на рынке, сколько человек в команде, сколько проектов выполнено. Это не решающие факторы при выборе, тем не менее они помогают составить общее впечатление о подрядчике.

Специализация подрядчика

Конечно, есть уникумы, которые могут абсолютно все: и сайт создать, и тексты написать, и на дудочке сыграть. Однако это редкость и, как правило, цены у таких профи соответствующие. Выбирайте агентства, специализирующиеся именно на тех задачах, которые вам нужны. Например, если вам нужен интернет-магазин одежды, ищите веб-студии, в портфолио которых есть аналогичные проекты.

Портфолио и кейсы

Пожалуй, самый важный пункт. Посмотрите наглядные примеры работ компании и убедитесь, насколько хорошо они выполнены и сколько это удовольствие стоит. Если у агентства есть готовые кейсы — отлично. В кейсах отражено не только ЧТО было выполнено, но и КАК, и к каким результатам привели работы. Даже если вы далеки от тематики digital, сможете понять примерные этапы работ и достижение целей.

Пример хорошо выполненного портфолио

Стоимость услуг

Многие агентства и студии подробно расписывают цены или вилку цен за каждую конкретную услугу, а также стоимость работы специалистов в час. Вы можете сравнить их со средними ценами по рынку и с собственным бюджетом: подходит вам этот вариант или нет.

Как правило, стоимость зависит от сложности проекта, объема, срочности и других факторов

Социальные доказательства

Это награды, достижения, места в рейтингах и другие регалии, которые есть у агентства. А также — количество выигранных тендеров и отзывы клиентов, которым этот подрядчик выполнял работы по тендеру.

Чем больше побед в тендерах, тем выше шанс, что и ваш проект подрядчик выполнит на отлично

Контактная информация

Помните, мы говорили о безопасности и прозрачности и рекомендовали оставлять данные о вашей компании? Это правило работает и в обратную сторону. Чтобы не нарваться на недобросовестное агентство, проследите, чтобы на сайте имелись все необходимые контакты: ссылка на сайт, адрес офиса, телефон, страницы в соцсетях и другие способы связи. При желании вы можете узнать больше о подрядчике, «пробив» его в поисковиках. А также написать контактному лицу и пообщаться приватно.

Изучите заявки на тендер

С профилем разобрались, теперь будем изучать отклики и коммерческие предложения, которые пришлют вам кандидаты в победители. На что обратить внимание?

Персонализация

Холодное КП видно сразу: оно шаблонное, в нем описываются общие моменты и нет отсылок именно к вашему проекту. Сразу понятно, что исполнитель разослал целую пачку таких КП на разные тендеры.

Если подрядчик действительно заинтересован выиграть ваш тендер, он обязательно проведет хотя бы минимальный маркетинговый анализ и предложит конкретные решения именно под ваш проект.

Примеры работ

Несмотря на то, что примеры работ указаны в портфолио агентства, заинтересованный подрядчик выберет те, которые максимально схожи с вашей задачей, покажет их в КП и распишет, каким образом проводились работы и какие результаты были достигнуты.

Лаконичность

Хороший подрядчик будет беречь ваше время и оформит все тезисы максимально четко и сжато, без воды и пространных рассуждений.

Созвонитесь с кандидатами

Итак, вы детально изучили профили агентств и их отклики на тендер, отобрали самые лучшие кандидатуры. Теперь дело за решающим разговором — по телефону или скайпу. Можно созвониться с каждым отдельно или устроить общий колл. Поскольку общую информацию вы изучили, спрашивайте конкретику: какие этапы работ подрядчик планирует, какие специалисты будут работать над вашим проектом, каких результатов и в какие сроки агентство хочет добиться.

Обратите внимание на следующие моменты:

• Насколько уверенно говорит подрядчик. У опытных агентств бизнес-процессы давно налажены, они четко представляют, что, где, когда и как будет выполняться.
• О ком больше говорит собеседник — о себе или о вашем бизнесе. Если расхваливает себя и свое агентство — это повод насторожиться. Если делает упор на ваш бизнес, продукт, цели — отличный вариант, надо брать.
• Приятно ли вам общаться с собеседником. Да, это лирика, но в конце концов, именно человеческие отношения в итоге и решают.

Тендер — удобный и прозрачный способ поиска digital-подрядчика. Используйте нашу инструкцию для организации процесса и выбора исполнителя. Удачи в бизнесе!

Как организовать тендер на digital-услуги: советы и лайфхаки

Тендеры — достаточно простой инструмент, благодаря которому бизнес может найти идеального подрядчика на digital-услуги, а агентства и студии — получить заказы. Специалисты тендерной площадки Workspace рассказали, как владельцам бизнеса и маркетологам извлечь из тендеров максимальный профит.

Тендеры в digital: что это

Допустим, вы владелец бизнеса или маркетолог, которому поручили найти агентство для разработки сайта, SEO-продвижения, запуска контекстной рекламы. Вы регистрируетесь на тендерной площадке, описываете и публикуете свою задачу. На нее отзываются исполнители — ваше дело изучить их предложения и выбрать лучший вариант. С этим агентством и будете продолжать сотрудничество:

Примеры диджитал-тендеров, на которые откликаются агентства

Зачем бизнесу нужны тендеры

Мы бы не стали советовать участвовать в тендерах, если бы это было невыгодно бизнесу. Вот основные плюсы, с которыми согласятся заказчики услуг:

Тысячи подрядчиков на одной площадке. В Workspace собрана база из более 16 000 агентств. Конечно, не все они откликнутся на ваш тендер, но несколько десятков заявок собрать вполне реально. У каждого агентства есть профиль: можно зайти и посмотреть примеры работ, кейсы, специфику работы.

Целевые и качественные отклики. Если вы искали подрядчиков через объявления или по сарафанному радио, наверняка столкнулись с тем, что отвечают далеко не все, а ответившие часто не обладают нужными компетенциями. Тендеры — другое дело. Как правило, на них отвечают именно те, кто уже заинтересован в проекте и что особенно важно — кто отвечает вашим условиям. Таким образом вы сэкономите время на просмотр бесполезных заявок.

Экономия средств. Участие в тендере предполагает создание здоровой конкуренции. Агентства стараются преподнести себя в выгодном свете и ради хорошего проекта могут пойти на уступки в цене. Конечно, мы не призываем выбирать самое дешевое предложение. Но шанс найти оптимальный вариант по цене и качеству очень велик.

Мифы о тендерах: опровергаем слухи

А теперь то, что так смущает многих заказчиков диджитал-услуг. Сразу оговоримся: некоторые из этих мифов вполне реальны, вот только относятся к государственным тендерам. В диджитал все намного проще.

Участвовать в тендере — долго и сложно? Да, при организации госзакупок действительно много бюрократии: нужно оформлять электронно-цифровую подпись, специальный счет, аккредитацию, вникать в подробности проведения торгов. Многие предприниматели даже нанимают юристов или компании, оказывающие услуги по сопровождению, потому что самому разобраться нереально. И очень долго.

Для организации тендера на диджитал-услугу ничего такого не нужно. От заказчика понадобится зарегистрироваться, ввести данные о компании, описать задачу и требования к исполнителю и опубликовать тендер. Справится любой.

За это нужно платить? Частично да. Некоторым площадкам нужно заплатить фиксированную сумму за сам факт организации тендера, где-то надо создать обеспечение, заплатить процент от итоговой стоимости тендера. Где-то практикуются скрытые платежи и комиссии, которые сразу можно и не заметить. В Workspace для агентств-подрядчиков есть платный функционал, а заказчики публикуют тендеры бесплатно.

Там ведется нечестная игра? Ну бывает. Все мы слышали дивные истории о том, как на закупки выделялись огромные деньги, а выполнялись они на самом деле за копейки. Или выигрывали в тендерах свои да наши. В digital по-другому: все подрядчики равны, победа зависит исключительно от самого агентства, его компетенций, расценок, а также приоритетов организаторов тендеров по критериям отбора.

Как организовать тендер на digital-услугу и привлечь лучших подрядчиков

Поделимся советами, как провести каждый этап с максимальной пользой для себя.

Этап создания тендера

На этом этапе все зависит от вас. Чем подробнее вы расскажете, что вам нужно, тем качественнее будут отклики:

Дайте основные вводные. Допустим, вам нужно разработать сайт. Распишите подробно, что именно требуется: создание сайта под ключ, проектирование, программирование, дизайн, HTML-верстка и т. д. Если имеется старый — дайте ссылки и поясните, что хотите изменить, исправить, дополнить. Обязательно укажите тип сайта: корпоративный, визитка, интернет-магазин, лендинг.

Позаботьтесь о безопасности: расскажите, для какой компании нужен сайт, дайте контакты, укажите корпоративную почту. Опытные подрядчики никогда не будут сотрудничать с ноунеймом, они должны быть уверены в надежности заказчика.

Подробно опишите задачу. Не ограничивайтесь лаконичным «требуется создать типовой многостраничный ресурс»: профессионалы скорее всего обойдут этот тендер стороной, ведь все хотят прозрачности и конкретики. Укажите, кто ваша целевая аудитория — для кого предназначен сайт. Напишите, какую выбрать CMS — систему управления сайтом, структуру (страницы сайта, меню, продающие элементы) и дизайн (основные цвета, шрифты, стиль дизайна) и другие детали.

Покажите примеры, которые вам нравятся. Если стоит задача отстроиться от конкурентов — укажите сайты конкурентов, чтобы подрядчики знали, на кого равняться, что перенять, а что не использовать. И обязательно прикрепите все имеющиеся документы и наработки: заполненный бриф, имеющиеся прототипы, брендбук и другие.

Подрядчику понятно, что именно придется выполнять

Если у вас имеются вопросы, которые хотелось бы задать каждому кандидату в подрядчики, облегчите себе задачу: не спрашивайте каждого отдельно, напишите вопросы прямо в тендере. Например, каковы будут этапы разработки сайта, сколько времени займет каждый, каким образом в агентстве строится отчетность, будет ли к вам прикреплен проект-менеджер.

Напишите детальные требования к исполнителю. Как правило, это необходимые компетенции: например, опыт работы именно в конкретной нише и не менее 3 лет или территориальные предпочтения. Хотя мир массово перешел на удаленку, многим заказчикам до сих пор важно, чтобы агентство находилось в том же городе, чтобы иметь возможность в любой момент встретиться и проконтролировать ход работ.

На каждой площадке есть свои дополнительные функции. На Workspace, например, заказчик может выбрать статус агентства: с PRO-аккаунтом или без него. Статус PRO обозначает, что агентство максимально заинтересовано в заказах и чаще всего — что уже выигрывало тендеры, а значит, вполне надежное.

Список агентств, участвующих в тендере

Не забудьте указать бюджет, хотя бы приблизительный. Это позволит агентствам сориентироваться и прикинуть, насколько рентабельным окажется для них ваш проект. Указав вилку цен, вы отсеете совсем дешевые варианты (новичков или сомнительных подрядчиков) или, наоборот, звезд digital, которые работают за огромные гонорары (если вам это неактуально).

Какой бы бюджет вы ни выбрали, советуем заложить в него плюс 25-30% на случай непредвиденных доработок. Уже в процессе работы вам или подрядчику может прийти гениальная идея, на воплощение которой в жизнь потребуются деньги. Не стоит забывать и про форс-мажоры, особенно в нынешней нестабильной ситуации. Этим вы обезопасите и себя, и подрядчика.

Укажите сроки приема заявок. В среднем это две недели. Меньше не советуем: у подрядчика не будет времени внимательно изучить задачу, информацию о вашем бизнесе, подготовить коммерческое предложение. Больше — смысла нет, ни к чему затягивать выбор исполнителя.

Этап приема заявок

Итак, вы сделали все что могли. Пришло время собирать камни и изучать, кто откликнулся на ваше предложение. На что обратить внимание в первую очередь?

В профиле агентства на тендерной площадке:

• общая информация. Что за агентство, из какого города, сколько лет на рынке, сколько сотрудников. Не поленитесь зайти в «Контакты» и пройти по ссылке на сайт. Так вы убедитесь в безопасности подрядчика и увидите товар лицом (лайфхак: если агентство занимается веб-разработкой, оцените качество его собственного сайта. Если делает контент-маркетинг — почитайте его тексты. Можно будет сделать первый вывод о компетентности подрядчика);

• специализация. Хорошо, если агентство не хватается за все подряд, а работает в своей нише. Велик шанс, что в этой нише они стали настоящими профессионалами (исключение составляют крупные агентства высокого ценового сегмента, которые занимаются комплексным интернет-маркетингом);

Агентство специализируется на интернет-магазинах, медицинской и транспортной сферах

• портфолио и кейсы. Особое внимание обратите на примеры работ в вашей тематике: если у вас строительная компания и веб-студия уже делала несколько строительных сайтов, вероятнее всего, работа пойдет быстрее. Подрядчик уже знает основные нюансы «стройки», представляет ЦА и конкурентов, может предложить конкретные решения по структуре и дизайну. Если у агентства есть кейсы (истории о том, как разрабатывались сайты и какую прибыль они принесли заказчику) — еще лучше. Так вы поймете, как работает заказчик и каких результатов достигает.

Портфолио с кликабельными ссылками и расценками

• социальные доказательства: места в рейтингах, победы в других тендерах, награды и отзывы клиентов. Чем больше этих доказательств, тем лучше.

Видно, что агентство выиграло 4 тендера

В коммерческом предложении, которое агентство присылает вместе с откликом. Предполагается, что заинтересованный кандидат внимательно изучил задачу и теперь присылает вам свои соображения. Осторожно, здесь есть несколько подводных камней:

• если КП написано по шаблону (нет отсылок к вашему бизнесу, нет примеров работ по вашей тематике, нет минимального маркетингового анализа и самое главное — нет конкретных предложений по разработке) — сразу мимо. Если агентство не захотело потратить время и преподнести себя в выгодном свете, зачем вам такой подрядчик? Лучше выбрать тех, кто проявил внимание, разобрался в задаче, осмыслил ее и предлагает вам свое видение проекта;

Видно, что подрядчик разобрался в задаче и сформировал концепцию будущего сайта. Это правильный подход!

• если в КП не указаны хотя бы примерные расценки, это повод задуматься. Особенно если речь идет о масштабном проекте типа разработки сайта, где стоимость может варьироваться от десятков тысяч до бесконечности. Также расценки должны быть аргументированы, а не взяты с потолка. Как правило, работы делят на этапы и называют цену за каждый. Или назначают фиксированную оплату за месяц. Или предлагают на выбор несколько тарифов. Главное — чтобы вы четко поняли, за что, когда и сколько придется платить;

• если в КП нет ни слова о вас и пользе, которую агентство может вам принести — тоже мимо. Хорошие подрядчики не занимаются самовосхвалением, они ориентированы на клиента и результаты для его бизнеса. Конечно, это должна быть не вода в духе «вы получите лучший сайт» и «конкуренты будут повержены». Смотрите на конкретику: цифры и факты, идеи и предложения, способы реализации, гарантии работы.

Этап конечного выбора

После того как вы изучили профили агентств, коммерческие предложения и отметили несколько лучших кандидатов, пришло время выбрать того, кто будет вести ваш проект. Советуем провести финальный созвон: можно со всеми сразу, можно по отдельности. Главное — пообщаться лично и понять несколько моментов:

• действительно ли кандидат представляет, как и что придется делать и к каким результатам это приведет. Для этого задавайте конкретные вопросы и следите за реакцией: если представитель агентства отвечает четко и быстро, скорее всего, он уже не раз выполнял подобные задачи и уверен в своей команде;
• устраивает ли вас обоих стоимость проекта, сроки выполнения. Обговорите, что будете делать, если работа затянется или возникнут дополнительные пожелания. Затем зафиксируйте это в договоре;
• комфортно ли вам общаться с представителем агентства чисто по-человечески. Если нет, лучше не мучить себя, это принесет в дальнейшем много негативных моментов. К тому же если человек неприятен, возможно, и работу его вы будете оценивать субъективно.

Следуйте нашей инструкции и выбирайте лучших подрядчиков с помощью тендеров!

Источник https://blog.promopult.ru/management/kak-najti-digital-podryadchika-s-pomoshhyu-tendera.html

Источник https://blog.expertsender.ru/2021/03/10/kak-organizovat-tender-na-digital-uslugi-sovety-i-lajfhaki/

Источник

Источник