12 самых частых ошибок при проведении тендеров

При проведении электронных торгов основную массу ошибок совершают неопытные заявители, как на подготовительном этапе, так и на стадии подписания контракта. Впрочем, нередки случаи, когда сам заказчик умышленно или по объективным причинам нарушает условия торгов. Как избежать самых распространенных и нелепых ошибок при участии в тендере, давайте разбираться.

Ошибки на стадии подготовки заявки для участия в тендере

Подавляющее большинство ошибок, которые допускают организаторы и участники тендеров, происходит из-за собственной невнимательности и беспечности

На начальном этапе многие новички уверены, что от них требуется лишь указать интересную для заказчика цену, а об остальном можно особенно не задумываться. Это не так. Правильность оформления заявки – залог того, что вы окажетесь первым номером в списке претендентов на контракт.

Ошибка 1: Просрочено время получения электронной подписи и аккредитации

Для участия в торгах заявитель должен обратиться на электронную площадку и получить специальную электронную подпись и аккредитацию. На это, как правило, требуется около недели. Однако новички часто выполняют эту процедуру слишком поздно – за 1–2 дня до окончания сроков приема заявок. И как результат – вылетают из торгов.

Ошибка 2: Заявка заполнена без учета требований заказчика

По закону в первой части заявки на участие в торгах должны быть расписаны три пункта:

1. согласие на поставку товара;
2. наименование страны происхождения товара (если необходимо);
3. указание на товарный знак и точные характеристики товара (при наличии).

Как правило, новички торгов соблюдают первое требование, но совершают ошибки с остальными двумя. По закону 44-ФЗ, организатор тендера может потребовать от исполнителя предоставить товар или услугу с определенным товарным знаком или его эквивалентом. В этом случае исполнитель действительно не обязан указывать в заявке технические характеристики своего продукта.

Если же требование о товарном знаке не указано, точные технические характеристики необходимо внести в заявку. Более того, эти характеристики должны соответствовать определенным ГОСТам и СНИПам. Использование слов, вроде «более», «менее», «от», «до» не допускается, если они не предусмотрены стандартом.

Довольно часто заявители на тендер не указывают страну происхождения своего продукта, особенно, если это требование не прописывается четко в инструкции. Заявку с такой ошибкой отклонят.

Ошибка 3: Неточности в описании и характеристиках товара

Приведем список наиболее распространенных причин для отказа в заявке:

• неправильно указаны единицы измерения или не указаны вовсе;
• допущены ошибки при заполнении таблиц характеристик (перепутаны цифры и наименования);
• в заявке есть нарушения правил орфографии;
• неверно указаны реквизиты исполнителя (ИНН, ОГРН и прочее).

Такие ошибки попросту могут расцениваться в качестве ложной информации о заявителе. И как следствие – стать поводом для отказа.

Ошибка 4: Цена контракта указана заявителем без учета НДС

При объявлении тендера заказчик, как правило, указывает НМЦ (начальную максимальную цену) с учетом НДС. Начинающие предприниматели часто уверены в том, что положение об НДС касается только тех, кто работает по ОСН, тогда как для работающих по «упрощенке» налог на добавленную стоимость в цену контракта не включается. И за свою ошибку расплачиваются тем, что полученная прибыль уменьшается на размер НДС. А это, в свою очередь, может привести исполнителя к убыткам.

Последствия могут быть и более суровыми. Допустим, вы выиграли тендер, закупочная цена оказалась ниже предполагаемой, и вы отказались от выполнения контракта. Как следствие – ваше предприятие вносят в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП). На 2 года!

Ошибка 5: Не обновлены персонализированные документы

Ко второй части заявки участник торгов должен прикрепить определенные документы – большую их часть можно собрать единожды и затем использовать ее в торгах (естественно, обновив название тендера, номер закупки и дату). Однако несколько документов требуют обязательной актуализации:

• выписка из ЕГРЮЛ (через каждые 6 месяцев);
• копия бухгалтерского баланса (раз в квартал);
• справка об отсутствии задолженности по налогам и сборам (действует в течение 10 рабочих дней).

Просрочили хотя бы один документ – заявку отклонят, даже если вы стали победителем в тендере.

Ошибка 6: Заявка финансово не обеспечена

Участник заявки должен подтвердить обеспечение своей заявки определенной суммой. Для контрактов стоимостью 5–20 млн рублей сумма составляет 0,5–1 % от НМЦ, для контрактов с ценой, превышающей 20 млн рублей, – 0,5–5 %. Организатор торгов не примет вашу заявку, если нужная сумма не окажется на специальном счете в банке.

Ошибка 7: В заявке отсутствуют требуемые документы, или представлены недостоверные сведения

Если ваша заявка не содержит необходимые для участия документы, вроде свидетельства, лицензии, сертификата соответствия, до торгов вас не допустят. Это прямо указано в законе «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд».

Отдельная ошибка – предоставление недостоверной информации. Например, у заявителя есть налоговые долги, но данные об этом он решил скрыть. Либо задолженности не было на момент подачи заявки, но она появилась позднее, когда торги уже начались.

Если составление заявки вызывает у вас сложности – иногда требования заказчика действительно составляются сложным языком, – обратитесь к профессионалам. Компания «Ценный Контракт» поможет участникам торгов заполнить заявку, пройти регистрацию на ЭТП и подготовить пакет необходимых документов. Кроме того, квалифицированные юристы компании проконсультируют по всем тонкостям процедуры госзакупок.

Ошибка 8: Чрезмерное снижение цены на этапе торгов

Участники электронных аукционов часть стараются обойти своих конкурентов и выставить самую низкую цену. В итоге многие новички увлекаются и назначают такую стоимость своих услуг, которая оказывается для них попросту невыгодной.

Ошибки на этапе заключения контракта

Торги – это не тот случай, когда нужно обогнать любой ценой

Если ваше предприятие выиграло тендер, это вовсе не означает, что именно с вами заказчик подпишет контракт. Упустили важные нюансы – контракт перейдет вашим конкурентам. Наиболее частые ошибки на этом этапе связаны с соблюдением сроков заключения контракта и его условий.

Ошибка 9: Победитель тендера не предоставил заказчику гарантии исполнения контракта

По закону ФЗ-44 вы, как исполнитель, обязаны предоставить заказчику сумму обеспечения исполнения контракта – 0,5–30 % от НМЦ контракта. Точная сумма указывается в закупочной документации.

Выполнить эту процедуру можно двумя способами:

• внести сумму на счет заказчика;
• предоставить банковскую гарантию.

На этом этапе довольно частые ошибки – просрочка в предоставлении банковской гарантии и ее неверная форма. Обратите внимание, что банк, который выступает вашим гарантом, должен быть утвержден Министерством финансов по уровню кредитного рейтинга и размеру капитала. А сама гарантия должна быть составлена по форме, установленной Правительством РФ.

Компания «Ценный контракт» оказывает содействие в получении банковской гарантии. Мы подберем для вас самые выгодные ставки и наиболее приемлемые условия получения гарантии, подскажем какие документы собрать, сопроводим на всех этапах взаимодействия с банком.

Ошибка 10: Нарушение сроков заключения контракта

По закону «О контрактной системе в сфере закупок» сроки заключения контракта между заказчиком и исполнителем должны строго соблюдаться. Нарушили – упустили контракт и попали в упомянутый выше РНП.

Как правило, сроки исполнения контрактов нарушаются по техническим причинам: исполнитель не может отослать подписанный документ из-за сбоев с интернетом или программным обеспечением. Также бывает так, что победитель тендера невнимательно прочитал условия контракта заранее и по факту не имеет возможности выполнить его.

Ошибка 11: Условия контракта прочитаны исполнителем «по диагонали»

Заключая договор на оказание услуг, вы обязуетесь выполнить все его условия. Однако новички часто оказываются в невыгодных для себя условиях, поскольку заранее не изучили документ, составленный заказчиком. Например, отдельные пункты контракта не соответствуют закупочной документации или вообще ей противоречат.

Ошибка 12: Реализуемая услуга не соответствует условиям контракта

На стадии выполнения контракта может произойти так, что требуемая продукция оказывается недоступной. Причин тут масса: изменения в законодательстве, экономический кризис, форс-мажоры в логистике, повышение закупочной цены и так далее. Конечно, вы можете предоставить товар, который будет максимально близко соответствовать указанным в контракте характеристикам.

Однако стоит учесть, что у заказчика есть полное право разорвать контракт в одностороннем порядке, если хотя бы одна характеристика продукта оказывается хуже той, что прописана в документе о выполнении работ. Итог – все то же попадание в РНП на два года. Кроме того, вы рискуете попасть на штрафные санкции.

Компания «Ценный контракт» оказывает помощь в проведении всех видов конкурсных закупок – аукциона, конкурса, проведения запроса котировок, предложений. Мы сами подготовим и разместим в ЕИС тендерную документацию, проведем экспертизу заявок, организуем процедуру торгов, подготовим пакет документов для завершения тендера.

Источник https://www.audit-it.ru/news/pressn/1018658.html

Источник

Источник

Источник