Корпоративные карты – насколько это выгодно?
Содержание статьи
Корпоративные карты – насколько это выгодно?
Представьте себе – вы отправляете сотрудника в командировку. Вы можете выдать ему командировочные наличными. За каждую трату сотрудник должен отчитаться, предоставить чек, квитанцию, билет и т.п. Однако все мы знаем, как легко подделываются подобные подтверждения. Другое дело, если вместо наличных вы даёте сотруднику банковскую карточку. Вам приходят отчёты обо всех тратах в электронном виде. Вы можете полностью контролировать, куда уходят ваши деньги.
Именно для этих целей и существует корпоративная карта. В отличие от обычной банковской карты она регистрируется не на одного человека, а на компанию в целом (на юридическое лицо).
Оплачивать такой картой можно всё, что угодно: командировки, перевозки, оптовые закупки, подарки сотрудникам на день рождения. При этом карта может быть не только дебетовой, но и кредитной.
Как оформить и пользоваться картой?
Порядок оформления зафиксирован в «Положении об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», утвержденным ЦБ РФ 24 декабря 2004 года № 266-П. Руководитель организации должен подать заявление в банк на данную карту. Образец этого заявления обычно можно найти на сайте банка или, обратившись в отделение банка лично. Вместе с заявлением подаются определённые документы. Список документов каждый банк вправе установить на своё усмотрение.
Большинство банков требуют следующее:
- Учредительные документы компании;
- Выписка из ЕГРЮЛ;
- Паспорт держателя карты (человека, который будет пользоваться ей);
- Доверенность от компании на держателя, дающая право распоряжаться картой.
Держателем может быть один человек, а может быть несколько. После рассмотрения заявления и проверки документов банк должен дать согласие на выпуск корпоративной карты. Только после этого составляется договор о выпуске. Помимо стандартных вещей, которые заполняются в договоре на обычную карту, в подобном договоре указывается список лиц, которые могут ей пользоваться, со всеми их данными. По желанию руководителя компании на карту может быть установлен определённый лимит. Например, 80000 в месяц. Это значит, что больше этой суммы в месяц с карты снять нельзя. Это может достаточно упростить контроль за средствами предприятия.
Однако договор – это далеко не всё. После получения карты обязательно должен быть составлен внутренний документ, в котором будут указаны правила пользования карточкой. Эти правила зависят исключительно от желаний компании. Общее правило для всех корпоративных карт одно – с них нельзя снимать деньги. Картой можно только оплачивать покупки и услуги.
Тем не менее, в локальном документе должны быть указаны определённые пункты:
- Информация о ПИН-коде и о том, кому он может быть известен.
- В какой срок должен быть предоставлен отчёт о расходах по карте.
- «Наказание» за отсутствие вышеупомянутого отчёта.
- Учёт карт – кому карта выдавалась и на какой срок.
- Что делать, если карта пропала или была украдена.
Пример. Чтобы было немного понятнее, представим условные пункты из подобного документа.
- ПИН-код карты известен сотрудникам Иванову, Петрову, Сидорову. Более никому ПИН-код сообщаться не должен.
- Отчёт о расходах должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после использования карты. Сотрудники должны предоставить документ по каждому расходу (чек, квитанцию об оплате или иной подтверждающий документ).
- В случае если отчёт не будет предоставлен, сумма, списанная с карты, будет вычтена из зарплаты сотрудников, использовавших её.
- Для учёта карт обычно создаётся отдельный журнал.
- В случае пропажи карты держатель должен немедленно связаться с банком и заблокировать её. Если держатель не выполнил данное указание и с карты пропали денежные средства, сумма пропажи будет вычтена из зарплаты держателя.
Все эти пункты условны. Разумеется, настоящий документ составляется по определённым правилам и в определённой форме.
Плюсы и минусы корпоративных карт
Начнём с плюсов:
- С картой можно производить покупки онлайн.
- Больший контроль – в случае сомнительных операций по карте или утере её можно заблокировать и сохранить деньги. Если пропадут наличные деньги, вернуть их вряд ли получится.
- Порог наличных расчетов юридических лиц – 100000 руб. Иногда покупки приходится совершать на большую сумму (например, какая-нибудь оптовая закупка). С картой же нет никаких ограничений в этом плане.
- При денежных операциях за границей валюта автоматически конвертируется.
- Есть возможность установить лимит.
- Проверить, куда уходили деньги, можно, заказав выписку расходов в банке. А можно установить услугу СМС-информирования. Опять же, больший контроль.
- Сокращает срок выдачи денег сотрудникам.
- С карты нельзя снять деньги. А значит, сотрудник не сможет себе их присвоить.
Однако есть и минусы. Но их не много:
- В случае операций за границей в плане отчётности в налоговую нужно оформлять гораздо больше документов.
- Банки часто предъявляют очень высокие требования к надёжности компании. И очень часто плата за обслуживание карты чрезмерно высокая.
Предложения банков
Итак, мы определились, что корпоративная карта – достаточно удобная вещь, которая во многом позволит усилить контроль и уберечь средства компании. Осталось выбрать, в каком банке заказывать карту.
Здесь выбор действительно огромнейший. Несколько тарифов на корпоративную карту можно найти даже в рамках одного банка. В банках с господдержкой типа Сбербанка или Россельхозбанка цена на обслуживание колеблется в районе 2000-2500 руб. в год. Но в некоторых банках можно найти карты за 1000 руб. в год. А некоторые предоставляют тарифы, где какое-то время картой можно пользоваться бесплатно. В общем, если вы хотите найти карту подешевле, это вполне реально. Единственная загвоздка – не все банки публикуют на официальных сайтах полную информацию о тарифах. Чтобы иметь возможность выбора, иногда приходится обойти не один банк.
Большие ли это деньги для компании – 2500 в год? Конечно же, нет. Так что корпоративная карта – вещь выгодная во всех смыслах этого слова.
Карта против наличных
Владелец компании тратит деньги не как хочет сам, а как хочет Центробанк.
Ещё всякого полезного:
Чтобы вам не изучать рекомендации госорганов, мы сами их изучили и собрали инструкции. Они помогают пользоваться деньгами без хлопот:
Сегодня — о банковской карте. Ее может использовать руководитель и сотрудники, а налоговая и ЦБ смотрят на нее с любовью.
Что не так с наличными
Компании жалуются на банки: стоит снять побольше наличных, банк просит доказать, что это не вывод денег. Налоговой тоже не нравятся наличные, она всё подозревает уход от налогов.
Проблема в том, что за наличными не уследить. Когда вы снимаете наличные, госорганы не знают, на что вы их тратите. Может, компания покупает бумагу, а может — продает на черном рынке с процентом. Поэтому первая проблема наличных — непрозрачность.
Чтобы убедиться, что всё в порядке, госорганы проверяют компании. Налоговая проверяет сама, а Центробанк — поручает банкам.
У Семена магазин с детскими игрушками. Значит, он должен закупать игрушки, платить аренду и выдавать зарплату продавцам.
Банк не видит платежей, зато видит, что Семен несколько раз в месяц снимает наличные. Возможно, Семен расплачивается со всеми наличными, а может, и вовсе не расплачивается, а магазин открыл для вывода денег.
Для проверки банк запрашивает документы: договор с поставщиком, чек, товарную накладную — любые документы, которые доказывают, что Семен официально платит аренду и покупает игрушки.
Такая проверка отнимает время: вместо поиска клиентов Семен сдает документы.
Вторая проблема наличных — это лимит. Наличными можно оплачивать не больше 100 000 рублей по одной сделке. Одна сделка — это договор или счет.
Вы арендуете ресторан под Новый год. Если аренда обойдется в 100 000 рублей, вы укладываетесь в лимит, поэтому можно платить наличными. Если аренда дороже, рассчитываться наличными нельзя, а то штраф.
Правило лимита действует для компаний и индивидуальных предпринимателей. Для ООО лимит работает всегда, для ИП — только на рабочие сделки.
У вас ИП и вы покупаете Майбах для себя, отлично — платите наличными. Если арендуете конференц-зал, придется укладываться в 100 000 рублей или отказываться от наличных.
Если неудобно платить со счета и не хотите возиться с наличными, есть еще вариант — использование банковской корпоративной карты. Вы покупаете бумагу, банк и налоговая видят покупку и не задают вопросы. Еще по карте можно платить сколько угодно, в законе ограничений нет. Арендуете зал для корпоратива за 200 000 рублей, отлично, платите картой.
С картой меньше хлопот, чем с наличными, но правила использования тоже есть.
Откуда берется карта
У карты Модульбанка отдельный счет, он не привязан к основному
Корпоративная банковская карта — это карта компании. Банк выдает ее при открытии счета или по просьбе клиента. Вы открыли счет, поработали с банком месяц, поняли, что всё в порядке и просите карту.
У карты может быть отдельный счет — карточный. В этом случае у вас минимум два счета: основный счет компании и карточный. Есть другой вариант, когда у корпоративной карты нет отдельного счета и она привязана к основному.
Банк сам решает, будет ли у карты отдельный счет, или нет.
У карты отдельный счет
Карта привязана к основному счету
На карте столько денег, сколько вы перевели на карту. Перевели десять тысяч, можете оплатить покупку на десять тысяч.
На карте все деньги с основного счета. На основном счете два миллиона, картой можно оплатить покупку на два миллиона.
Налоговая не различает карточный и основной счет компании. Если вы получили деньги на карту, оплату надо включить в доход и платить с него налоги. Еще налоговая может блокировать карточный счет вместе с основным. Так бывает, если компания задерживает налоги или отчетность.
Для чего нужна карта
Карта подходит любым компаниям и предпринимателям. Неважно, чем вы занимаетесь: держите такси, магазин или студию дизайна, карта для всех упрощает работу с деньгами. Еще неважно, сколько у вас сотрудников, картой можно пользоваться самим или передать сотрудникам.
Оплачивать покупки компании — ужин с партнерами, аренду зала или товары для перепродажи.
Наличными
Картой
Взять крупную сумму, спрятать в сейфе и брать понемногу с собой. При этом надо помнить о сейфе, иначе придется платить из своих.
Один раз перевести крупную сумму на карту, носить карту с собой и платить, когда надо.
Или взять сразу все деньги с собой и прятать от карманников в бюстгальтере.
Заблокировать карту, если ее украдут. Так деньги остаются под защитой.
Помнить о лимите в 100 000 рублей: больше платить за одну сделку нельзя.
Нет лимита на оплату: платите хоть сто тысяч рублей за сделку, хоть миллион.
Выдавать сотрудникам на покупку канцелярки, подарков, воды в офис или для командировок.
Наличными
Картой
Выдавать сотрудникам на отдельные покупки: самим доставать деньги из сейфа или просить бухгалтера.
Или выдать крупную сумму, а потом собирать сдачу, если понадобились не все деньги.
Один раз перевести деньги на покупки и больше не отвлекаться.
Ждать отчеты сотрудников, чтобы понять, на что ушли деньги, и контролировать расходы.
Посмотреть расходы по карте в личном кабинете и самим узнать, на что сотрудники потратили деньги.
Платить за регулярные покупки — мобильную связь, интернет, такси для менеджеров.
Источник https://nebopro.ru/blog/korpkarta
Источник https://delo.modulbank.ru/index.php/all/card
Источник
Источник