Корпоративная карта: как операции по ней отражаются в бухучете

Сегодня многие компании и предприниматели пользуются корпоративными денежными картами. При помощи таких карт сотрудники могут снимать деньги с банковского счета, делать покупки в интересах работодателя, а также вносить деньги на счет. В сегодняшней статье мы расскажем о том, как отразить эти операции в бухучете: какой бухгалтерский счет использовать, в каком случае оприходовать деньги в кассу, и как поступить, если снятие наличных с корпоративной карты прошло по банковской выписке более поздней датой. Как применять упрощенную систему налогообложения, об этом можно узнать изучив подробный курс особенности УСН в сметах и строительных закупках в блоге Дмитрия Родина

На каком бухгалтерском счете отразить движения по карте

Корпоративной называют пластиковую карту, которую выпустил банк по заявлению организации на имя сотрудника данной организации (по желанию работодателя таких карт может быть несколько). При помощи корпоративной карты работник делает всевозможные траты в служебных целях, например, покупает товары для офиса, оплачивает гостиницу во время командировки и проч. Корпоративные карты можно условно разделить на две категории.

Первая категория — это карты, привязанные к расчетному счету. Они позволяют снимать деньги непосредственно с расчетного счета организации или вносить их на этот счет. Движения средств по таким картам отражаются на бухгалтерском счете 51 «Расчетные счета».

Получите образец учетной политики и ведите бухучет в веб‑сервисе для небольших ООО и ИП Получить бесплатно

Вторая категория — это карты, привязанные к специальному карточному счету, который компания открывает в банке отдельно от расчетного счета. Движение денег происходит следующим образом: сначала нужная сумма переводится с расчетного счета на специальный карточный счет, а затем сотрудник распоряжается ею посредством корпоративной карты. Обычно для карточного счета используется счет 55 «Специальные счета в банках», и аналитика ведется отдельно по каждому сотруднику-держателю карты. Но некоторые компании предпочитают отражать операции по карточному счету на счете 51, открыв для этого отдельный субсчет. На наш взгляд, этот вариант также приемлем.

Нужно ли приходовать деньги в кассу

По сути, оплата расходов компании посредством корпоративной карты мало чем отличается от оплаты наличными, полученными в кассе под отчет. А саму корпоративную карту часто называют кэш-картой (Cash-Card), что в переводе с английского означает «карта для наличных расчетов». По этой причине бухгалтеры нередко сомневаются, каким образом показать в бухучете перевод денег с банковского счета на корпоративную карту. Нужно ли сначала оприходовать деньги в кассу, а затем провести выдачу денег сотруднику, либо можно сразу показать перевод средств сотруднику, минуя кассу? Ответ на этот вопрос зависит от того, как работник распорядился картой.

Ведите кассовую книгу в электронном виде Вести бесплатно

Если сотрудник расплатился при помощи карты, то есть перевел деньги с корпоративной карты напрямую поставщику, то оприходовать средства в кассу не нужно. И даже если держатель карты сначала снял деньги через банкомат, а потом расплатился наличными, но в кассу деньги не сдавал, счет 50 «Касса» все равно не будет задействован.

При этом формально сотрудник получил деньги под отчет, поэтому их следует провести по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Пример 1

Держателем корпоративной карты, привязанной к расчетному счету компании, является сотрудник Карасев. Посредством карты он перевел 12 000 руб. (в т. ч. НДС 20% – 2 000 руб.) в счет оплаты канцтоваров для отдела продаж. В подтверждение данных расходов Карасев представил в бухгалтерию чеки, накладную и счет-фактуру.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 – 12 000 руб. — переведено с расчетного счета под отчет Карасеву;
ДЕБЕТ 10 субсчет «Канцтовары отдела продаж» КРЕДИТ 71 – 10 000 руб. — подотчетные средства направлены на приобретение канцтоваров;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 2 000 руб. — учтен НДС.

Бесплатно вести бухучет в веб‑сервисе

Затем Карасев снял через банкомат 6 000 руб., и за наличный расчет приобрел канцтовары для отдела закупок (стоимость товаров 5 000 руб. и НДС 20% – 1 000 руб.). В подтверждение данных расходов Карасев представил в бухгалтерию чеки, накладную и счет-фактуру.
Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 – 6 000 руб. — переведено с расчетного счета под отчет Карасеву;
ДЕБЕТ 10 субсчет «Канцтовары отдела закупок» КРЕДИТ 71 – 5 000 руб. — подотчетные средства направлены на приобретение канцтоваров;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 1 000 руб. — учтен НДС.

Но если сотрудник с помощью корпоративной карты снял деньги со счета и принес всю сумму (или часть средств) в кассу организации, необходимо сначала показать передачу средств под отчет, а потом отразить их на счете 50 «Касса».

Пример 2

Держателем корпоративной карты, привязанной к специальному карточному счету, является сотрудник Пискарев. На его карту было перечислено 50 000 руб. Пискарев снял эту сумму и сдал в кассу организации.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Карта Пискарева» КРЕДИТ 51 — 50 000 руб. — перечислено с расчетного счета на корпоративную карту Пискарева;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Карта Пискарева» — 50 000 руб. — снято Пискаревым с корпоративной карты;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 — 50 000 руб. — оприходовано в кассу организации.

Снятие наличных отражено в выписке банка с опозданием

Иногда бухгалтеры сталкиваются с такой проблемой: сотрудник снял деньги в банкомате, но банк отразил эту операцию в выписке не сразу, а спустя несколько дней. В результате в квитанции из банкомата стоит дата фактического снятия денег, а в банковской выписке — другая, более поздняя дата. В такой ситуации не понятно, каким числом отразить операцию в бухучете: датой, указанной в квитанции, или датой, указанной в банковской выписке. Ни один из этих вариантов не является идеальным, ведь в первом случае остаток по счету 51 (или 55) не будет соответствовать выписке, а во втором случае дата снятия наличных не совпадет с датой, которая отражена в квитанции.

Многие специалисты полагают, что при подобных обстоятельствах следует использовать счет 57 «Переводы в пути». На дату фактического снятия денег надо показать соответствующую сумму по кредиту счета 57 в корреспонденции со счетом 71. И на дату, отраженную в банковской выписке, показать эту же сумму по дебету счета 57 в корреспонденции со счетом 51 (или 55).

На наш взгляд, у данного метода есть один весьма существенный недостаток. Дело в том, что бухгалтерский счет 57 является активным. Это значит, что сальдо на данном счете может быть только дебетовым. Но если использовать счет 57 так, как указано выше, сальдо на дату фактического снятия денег окажется кредитовым, что, строго говоря, является нарушением.

Мы предлагаем отказаться от счета 57 и заменить его счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», открыв для него субсчета, соответствующие держателям карт.

Пример 3

Держателем корпоративной карты, привязанной к расчетному счету компании, является сотрудник Сомов. 30 апреля Сомов снял через банкомат 30 000 руб. Банк отразил эту операцию в выписке от 5 мая. Бухгалтер сделал проводки:

30 апреля

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 76 субсчет «Карта Сомова» — 30 000 руб. — снято Сомовым с корпоративной карты

5 мая

ДЕБЕТ 76 субсчет «Карта Сомова» КРЕДИТ 51 — 30 000 руб. — переведено с расчетного счета на корпоративную карту Сомову

Бизнес-карты

Бизнесмены, как никто другой знают: время – деньги. Не тратить драгоценные минуты на визиты в банк и оформление платежных поручений позволяет бизнес-карта. Что это такое, где ее можно оформить и как пользоваться – рассказывает Выберу.ру.

Что такое бизнес-карта

По сути своей, это обычная пластиковая карта, выпущенная для ИП или организации и привязанная к определенному расчетному счету. С ее помощью легко оплачивать повседневные расходы, снимать деньги в банкомате или пополнять счет. Инструмент подходит для ведения любого бизнеса – автосервиса, косметологического кабинета или компании по производству мебели.

Банк выдает дебетовые и кредитные бизнес-карты. Дебетовые позволяют использовать собственные деньги, размещенные на счете компании. Кредитные бизнес-карты дают возможность оплачивать закупки и совершать переводы в пределах доступного лимита.

Различают также именные и неименные карты. Независимо от того, указано ли на пластике имя держателя, пользоваться продуктом может только владелец. Передавать карту третьим лицам запрещено. Чтобы оформить неименной пластик, в банк нужно предоставить документы, подтверждающие полномочия будущего владельца. Это трудовой договор и копия паспорта.

Как оформить

Для выпуска бизнес-карты обратитесь в банк, в котором вы планируете открыть расчетный счет, или в тот, где счет уже открыт. Напишите заявление, приложив к нему необходимые документы – перечень каждая финансовая организация устанавливает самостоятельно.

Чтобы сэкономить время, оформите заявление на выпуск со страницы портала Выберу.ру. Для этого зайдите в раздел https://www.vbr.ru/banki/biznes-karty/ и выберите подходящий вариант.

Можно выпустить карты для нескольких человек сразу. Тогда использовать средства компании смогут также бухгалтер, секретарь, работники, которые часто ездят в командировки. Чтобы избежать лишних трат и уложиться в бюджет, установите ограничения по каждой карте. Тогда держатель не сможет потратить больше определенного лимита. История операций в личном кабинете позволит отслеживать совершенные траты.

Использование корпоративной карты

• Оплачивать повседневные расходы. Вы можете закупать товары и материалы, оплачивать услуги контрагентов и аренду и т. д.
• Расплачиваться в поездках и командировках, совершать представительские расходы – авиабилеты, проживание в гостинице, бензин, деловые встречи в ресторане.
• Отчислять в бюджет налоги, взносы, штрафы.
• Снимать наличные в банкоматах и терминалах – это экономит время предпринимателей. При этом комиссия в таких случаях зачастую ниже, чем в кассе банка.
• Вносить выручку на счет через банкомат. Самоинкассация позволяет сократить расходы на услуги сторонних инкассаторов.

Отслеживая все совершенные операции в личном кабинете, клиент может контролировать траты компании.

Отчет о тратах по карте

Если индивидуальный предприниматель использует УСН или патент, предоставлять отчет о тратах по карте нет необходимости. Если же размер налога напрямую связан с доходом компании, придется отчитываться так же, как и при расходах наличными. Руководство готовит приказ о тратах, а все документы об оплате с корпоративной карты прикрепляют к отчету. Поэтому важно сохранять все чеки и квитанции, подтверждающие факт расходов.

Если карту использует сотрудник компании, то он создает авансовый отчет, куда прикрепляет все платежные документы.

Траты на личные нужды

Представителей малого и среднего бизнеса зачастую волнует вопрос использования денег с расчетного счета в личных целях. Для ИП и юридических лиц здесь действуют разные правила. Проясняем ситуацию.

При статусе ИП

Индивидуальный предприниматель – это физическое лицо, поэтому он имеет право пользоваться средствами с карты по своему усмотрению. Деньги, оставшиеся на расчетном счете после того, как были оплачены налоги, штрафы и обязательные платежи, ИП может израсходовать на личные нужды – купить себе одежду, обувь, гаджеты и т. д.

• При использовании режима ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» нужно разграничивать расходы компании и личные траты. Иначе предприниматель рискует получить пени и штрафы, так как сумма налога будет занижена.
• Специальные налоговые режимы (ЕНВД, ПСН, УСН «Доходы») позволяют ИП отказаться от формального учета трат по бизнес-карте.

С бизнес-карты ООО

Юридическим лицам разрешается тратить средства с корпоративной карты только на нужды организации независимо от того, какой налоговый режим используется. Дело в том, что по закону имущество компании не принадлежит ее учредителю или владельцу (п. 1 ст. 66 ГК РФ).

• Личные траты налоговая служба сочтет доходом владельца, поэтому начислит НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы.
• Распространение получила схема, по которой владелец тратит средства на собственные нужды, прикрываясь корпоративными расходами. Однако в таком случае всегда остается риск, что налоговой службе станет известна цель покупки, а это грозит начислением налога на прибыль и НДС. Кроме того, собственнику организации придется выплатить взносы, так как все дорогостоящие покупки (автомобиль, техника и т. д. ) посчитают его доходом.
• Если компания окажется на грани банкротства, а проведенная проверка выявит, что причиной послужило нецелевое использование средств, виновных лиц (как правило, руководство) привлекут к субсидиарной ответственности и обяжут выплатить все долги.
• В случае если за расходы отвечал наемный директор (не собственник), потребовать возмещения материальных убытков у него могут сами владельцы бизнеса.

Снятие наличных с бизнес-карты

Обналичивать деньги с карты разрешается и юридическим лицам, и ИП. Однако здесь нужно учесть, что руководители ООО могут расходовать деньги исключительно на нужды бизнеса. Индивидуальные предприниматели могут использовать средства на любые цели. При этом ИП обязаны вести раздельный учет, чтобы не смешивать личные траты с расходами на бизнес.

• вы сняли сумму, превышающую 30% от оборота средств за месяц;
• как только средства поступили на счет, вы обналичили всю сумму разом;
• вы снимаете более 600 000 рублей за один раз.

При малейших подозрениях в неправомерных операциях к вам могут прийти с проверкой.

Что делать при проведении «сомнительной» операции

В большинстве случаев ситуацию можно исправить. Все зависит от серьезности нарушений.

Приведем пример: учредитель ООО «Альфа» Владимир Петрович снял сумму наличных с бизнес-карты, но потратил их на собственные нужды. Он еще может выйти из сложившейся ситуации – средства нужно просто вернуть в кассу. Если сумма задолженности достаточно велика, то есть и второй вариант. Ее можно учесть в счет дивидендов или заработной платы. Однако, увы, Владимир Петрович из нашего примера этого сделать не может, так как собственник и директор в ООО «Альфа» не одно и то же лицо.

Если собственник потратил на личные нужды средства с бизнес-карты, он также должен будет возместить расходы организации. Сделать это можно напрямую через кассу, либо удержав недостающую сумму из заработной платы или иных выплат, полагающихся владельцу компании.

• Совершенные собственником расходы оформляются как заем. В таком случае сумму недоимки можно будет списать по истечении трех лет. Однако налоговая при проверке вероятнее всего сочтет это прибылью руководителя и заставит выплачивать НДФЛ. Если ситуация регулярно повторяется, то проверяющие сочтут это заработной платой – в результате к НДФЛ добавятся страховые взносы.
• Постоянное использование подотчетных средств. Например, директор израсходовал 400 000 рублей из средств компании. Время от времени он возвращает сумму в кассу, однако сразу же берет деньги обратно. Риски такие же, как в предыдущем пункте.

Заключение

Бизнес-карта – удобный финансовый инструмент, который позволяет сократить временные затраты и упростить отслеживание расходов компании. Это удобнее и безопаснее, чем проведение наличных расчетов. Разнообразие карт, предлагаемых банками, позволяет выбрать подходящий продукт в соответствии с особенностями бизнеса и величиной оборота.

Источник https://www.buhonline.ru/pub/comments/2018/6/13628_korporativnaya-karta-kak-otrazit-v-buxgalterskom-uchete-2021

Источник https://www.vbr.ru/biznes/help/biznes-karty/

Источник

Источник