Как анализировать документацию и добиться успеха в торгах

Под закупочной документацией понимается совокупность всех документов, регламентирующих проведение тендера. Она включает, в частности, включает информацию:

• технического характера — описание предмета, его характеристик;
• юридического характера — на каких условиях должен исполняться контракт, какие санкции налагаются за его нарушение, права и обязанности сторон и так далее.

По сути, полный комплект документов, без которого невозможно проведение закупки, и составляет закупочную документацию.

Если ведутся открытые торги по 44-ФЗ и 223-ФЗ, то закупочная документация в обязательном порядке размещается в ЕИС. Она находится в открытом доступе и бесплатна для всех желающих.

Закрытые процедуры по упомянутым законам проводятся по другим правилам. Документация в открытом доступе не размещается. Познакомиться с ней могут те поставщики, кто получил приглашение поучаствовать в закрытой закупке. Если такое предложение заинтересовало, и поставщик хочет ознакомиться с документацией, то он делает заказчику соответствующий запрос.

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

Заказать регистрацию в ЕИС

В коммерческих торгах все иначе. Они не регулируются законами 44-ФЗ и 223-ФЗ, и для них не установлено требований о доступности документации. Поэтому размещаться она может на площадках, где проводятся торги. Доступ к ней могут получить только зарегистрированные пользователи ЭТП, а порой за это нужно платить дополнительно.

Какой должна быть документация закупки

Есть правила, в соответствии с которыми государственные и корпоративные заказчики должны разрабатывать документацию. Они следуют из принципов, на которых базируется вся система государственных и коммерческих закупок. Основные из них таковы:

1. Документация должна быть прозрачной, доступной и понятной любому, кому она может быть интересна.
2. Она должна учитывать требования честной конкуренции и не нарушать их.
3. В документах должны применяться общеприняты понятия, а если используются специфические термины, должна быть ссылка на технические регламенты (ГОСТы, СНиПы).

Как и многие другие вопросы, закон 44-ФЗ четкой регламентирует состав закупочной документации. В нее включается:

1. Информационная карта;
2. Форма заявки (необязательно);
3. Инструкция по составлению заявки;
4. Обоснование начальной максимальной цены;
5. Проект контракта;
6. Техническое задание.

Если заглянуть в ЕИС, то можно увидеть, что заказчики размещают документацию в разных вариантах. Это может быть один файл, в который включены все ее составные части. Но может быть и набор отдельных файлов, каждый из которых вмещает один или несколько разделов документации. Их название также могут различаться. Например, техническое задание может быть названо Аукционным заданием, Технической информацией, Описанием объекта закупки и так далее.

Заказчики по 223-ФЗ могут составлять документацию по похожей структуре, но тут все зависит от того, что прописано в Положении о закупке. Так может выглядеть документация для торгов по закону 223-ФЗ:

Получается, что в торгах по 223-ФЗ документация может иметь более разветвленную и углубленную структуру. При этом есть такой нюанс: важные требования, которые нужно учитывать при составлении заявки, могут содержаться в любом разделе этой документации. Чтобы корректно составить заявку, поставщику придется ознакомиться с каждым разделом и подразделом. Иначе можно пропустить что-то важное, из-за чего заявка будет отклонена.

Блоки закупочной документации по 44-ФЗ

Извещение

Извещение содержит общую информацию о процедуре. Оно стоит особняком от остальных документов, поскольку размещается в ЕИС отдельно:

Поля, на которые исполнителю следует обратить особое внимание:

• ЭТП, на которой будет проводиться закупка;
• дата и время окончания подачи заявки;
• даты рассмотрения первых и вторых частей заявки;
• НМЦК;
• сроки исполнения контракта;
• обеспечение заявки и контракта;
• требования к участникам и ограничения, если они установлены (например, закупка для субъектов малого предпринимательства).

Важный момент! В извещении указано время окончания подачи заявок. Это время, соответствующее часовому поясу заказчика. Если исполнитель находится в другом поясе, он должен это учитывать, чтобы не опоздать с подачей заявки.

Информационная карта

В этом разделе документации содержатся все требования, которые предъявляются к исполнителю в рамках конкретной закупки. Эти требования бывают едиными (прописаны в части 1 статьи 31 закона 44-ФЗ) и дополнительными. Последние применяются только в случаях, когда работает постановление Правительства № 99.

Поставщики подтверждают соответствие единым требованиям декларацией, которая формируется средствами ЭТП. Предоставлять какие-то иные документы (например, об отсутствии налоговой задолженности и т. д.) необходимости нет.

Однако если для исполнения контракта нужна, например, лицензии или допуска СРО, то такие документы нужно представить. Подобные требования должны содержаться в информационной карте. Причем заказчик должен указать, какой именно документ ему нужен. Если он этого не сделал, стоит подать запрос на разъяснение.

Техническое задание

В Техническом задании (ТЗ) содержится требования к объекту закупки. Изучив его, поставщик должен дать себе отчет в том, сможет ли он исполнить контракт, то есть поставить нужные товары или выполнить работы. ТЗ должно содержать максимально подробное описание объекта закупки и его конкретные параметры.

Читая техническое задание, важно обращать внимание на формулировки, которые применяет заказчик. Некоторые из них толкуются неоднозначно. Бывает, что заказчик вкладывает в формулировку один смысл, а поставщик понимает это по-другому. В итоге возникает ошибка при заполнении заявки, и заказчик ее отклоняет. Например, такие фразы как «не больше», «не меньше», «от… до…», знаки, символы и прочее. Дело в том, что если заказчик пишет, например, что ширина должно быть «не менее 90 см», он может подразумевать следующее:

• поставщик должен поставить изделие шириной более 90 см включительно (как того требуют правила математики), то есть 90 см входит в этот диапазон;
• 90 см не включается в диапазон, хоть это и противоречит математическим правилам.

На изображении выше в графе 6 представлено пояснение для участников закупки о том, как именно они должны указывать характеристики товаров. Например, про параметр «Назначение» оговорено, что его нужно перенести в заявку в том виде, как сформулировал заказчик (то есть менять формулировки нельзя). А вот насчет некоторых других параметров правила иные. Заказчик указывает в Техническом задании, что товар (марля медицинская) должен иметь поверхностную плотность «не менее 39» г/кв. метр и ширину «не менее 90» см. И тут же он поясняет, что в заявке поставщик должен указать единственное значение в отношении этих параметров, то есть точную ширину конкретно той марли, которую он предлагает к поставке. Она должна быть равна или больше установленного заказчиком размера. Таким образом, поставщик должен указать, что предлагает марлю шириной, например, 90 см (или 100, 110 и так далее). А вот если написать, что ширина марли «не менее 90 см», заявку отклонят. То же самое произойдет, если указать ширина 80 см, поскольку это значение не входит в диапазон, установленный в ТЗ. Такие же условия прописаны и для параметра «поверхностная плотность».

Инструкция по заполнению заявки

Описанное выше можно также увидеть в инструкции по заполнению заявки, которая приложена к рассматриваемой закупке. Здесь заказчик приводит примеры того, как поставщику следует сформулировать характеристики предлагаемого товара. На следующем изображении приведена выдержка из инструкции в виде таблицы, где приводятся такие примеры:

Распространенный пример субъективного толкования — знак «/». В закупке, фрагмент инструкции которого приведен на следующем изображении, заказчик использует это знак в значении союза «или». Если в ТЗ указано, что нужно изделие шириной 90/100 см, поставщик в заявке должен указать «ширина 90 см» или «ширина 100 см». Тут же заказчик указывает, что если этот знак применяется в соответствии с типовыми правилами обозначений, то он не интерпретируется как союз «или». Приводится пример такого использования — он встречается в названии сухого трансформатора:

Тот же самый знак «/» может быть интерпретирован иначе. Например, запись «90/100» может обозначать любое значение в диапазоне от 90 до 100. Поэтому важно убедиться, что поставщик понял смысл, который в подобные обозначения вложил конкретный заказчик.

Форма заявки — необязательный элемент

В торгах по 44-ФЗ поставщик не обязан применять форму заявки, которую предлагает заказчик. В документации ее может и вовсе не быть. Хотя чаще такая форма присутствует, но носит рекомендательный характер. Закон не ограничивает поставщика в этом смысле — он может изложить характеристики товара в любой форме. Главное, чтобы все они были перечислены и представлены в том формате, который заказчик указал.

Если говорить о закупках по 223-ФЗ, то здесь совсем другая ситуация. Закачки могут сами устанавливать многие правил. Зачастую для своего удобства они разрабатывают универсальные формы заявок и прописывают, что они обязательны для поставщиков. То же самое относится и коммерческим торгам. Таким образом, если в документации корпоративной или коммерческой закупки присутствует форма заявки, и на ней не указано, что она рекомендованная, то следует воспользоваться именно ею.

Проект контракта

Необходимо крайне внимательно ознакомиться с проектом контракта. Это нужно сделать на этапе принятия решения о том, стоит ли вообще участвовать в закупке. У поставщика должна быть полная уверенность в том, что он может качественно выполнить все пункты контракта. Ведь если хотя бы что-то не будет сделано либо будет исполнено некачественно, он не только потеряет обеспечение, но и попадет в Реестр недобросовестных поставщиков. Это значит, что в ближайшие 2 года он не сможет принимать участие в закупках.

При возникновении любых вопросов по тексту контракта стоит запросить разъяснение у заказчика. Не нужно рассчитывать на то, что можно будет уладить все спорные моменты потом. В рамках процедуры заключения контракта есть однократная возможность подать протокол разногласий, но это не относится к существенным условиям контракта. Через протокол можно указать закачку, что он, например, ошибся при внесении данных контракт, допустил отпечатки и так далее. А вот, допустим, изменить срок исполнения контракта, цену и другие существенные условия нельзя. Также нельзя и отказаться от исполнения контракта, когда одержана победа в тендере. Если победитель не подпишет контракт или не внесет в срок обеспечение контракта, он будет признан недобросовестным.

Нарушения в документации

Мы уже неоднократно писали о том, что иногда заказчики намеренно запутывают и усложняют документацию, включают в нее неверные формулировки. Таким образом они пытаются отдать тендер «своему» поставщику, нарушая законодательство о закупках и о защите конкуренции. Ошибки в документации могут быть допущены и случайно, особенно сейчас, когда процедуры кардинально изменились. Еще не все заказчики адаптировались к новым условия и научились правильно составлять документацию к электронным закупкам.

Например, заказчик может прописать, что в первой части заявки на конкурс в электронной форме поставщик должен указать наименование своей организации. Раньше, когда конкурс проводились в бумажном виде, поставщик указывал свое наименование в заявке. Но в электронных конкурсах заявка состоит из двух частей, и в первой части указывать наименование поставщику запрещено. Включив в документацию такое требование, заказчик нарушает закон 44-ФЗ. Рекомендуется обратиться к нему за разъяснением.

На изображение ниже приводится форма запроса на разъяснение, которая подается через ЭТП. Достаточно заполнить всего несколько полей и ввести текст запроса. Прикреплять документы необязательно.

Запрос должен быть рассмотрен заказчиком и разъяснен в течение 2 рабочих дней. Если этого не происходит либо разъяснение не удовлетворило поставщика, он может обратиться с жалобой в ФАС.

Подготовка тендерной документации в 2020 году: порядок оформления, образец

Организации и ИП активно участвуют в различных тендерах, но для регистрации заявки им необходимо правильно подготовить тендерную документацию. Перечень документов и требований меняется в зависимости от того, какие именно товары (услуги) нужны заказчику.

Порядок составления

Тендером называют конкурс на предоставление услуг/товаров или выполнения определённых работ. Заказчик выбирает исполнителя из претендентов, подавших заявку на участие в конкурсе. Требования проведения отбора закрепляются в тендерной документации.

В тендерной документации указываются личные данные организатора, такие как:

• ФИО, юридический адрес и контактный телефон;
• номер факса, адрес email;
• цена, место и выдвинутые условия вручения пакета документов.

Оформление тендерной документации

Образец подготовки заявки и рекомендации к заполнению бумаг, входящих в тендерную документацию, указаны в МДС 80-4.2000 Госстроя России, Распоряжении Госкомимущества РФ N 660-р, Госстроя РФ N 18-7 от 13.04.1993.

Детали же, касающиеся содержания документов, выставляются тендерным комитетом, который рассматривает предложения претендентов и определяет победителя конкурса.

За разработку документации отвечает либо сам организатор, либо консалтинговая компания, к которой он обращается для правильного составления тендера.

Победителем, как правило, становится тот, кто предложит комиссии наиболее выгодные условия сотрудничества для заказчика. С участником, победившим в борьбе, заключается контракт на тендер, условия которого полностью соответствуют тем, что были обозначены в рамках конкурса.

Содержание

В тендерной документации обозначают как технические, так и коммерческие нюансы сотрудничества.

В технической части указывают сведения, касающиеся объекта торгов:

• инструкции для поставщиков;
• информационные карты, в которых отражают порядок выполнения и подачи;
• наименование товара, виды работы;
• ссылки на стандарты, которые должны быть соблюдены при выполнении контракта;
• иные сведения и графики, касающиеся исполнения задачи, поставленной заказчиком.

Более подробный список сведений, входящих в техническую часть технической документации:

Коммерческая часть состоит из информации о выставленных расценках, порядка исчисления цен, графика платежей, источников финансирования контракта. Здесь же указываются гарантии, предоставляемые заказчиком.

Помимо сведений, необходимых конкурсантом, в конкурсной документации указывают данные о пакете бумаг, который должен подготовить исполнитель/поставщик.

Обычно для участия в конкурсе желающие представляют:

• заявку;
• справку из банка, подтверждающую отсутствие задолженности;
• документы, содержащие технические, качественные и иные сведения, отражающие свойства предлагаемых материалов и товаров;
• проект договора о запланированных закупок;
• методические указания, необходимые для проведения расчётов по тендерной заявке;
• валюта, которая используется для проведения сделок;
• требования к тендерным заявкам;
• сроки окончания конкурса и место (способ) приёма заявок;
• дата и место открытия конвертов с полученными предложениями от претендентов;
• опись документации, прикладываемой к заявке.

Внесение изменений и дополнений

Организатор тендера вправе внести поправки в изначальные условия конкурса, но обязан разъяснить причину нововведений, предоставив документы, поясняющие основания такого решения.

Он обязан оповестить всех участников в срок не позднее 7 календарных дней до истечения периода приёма заявок. При этом на отправку оповещение и внесение поправок в пакет документации дается всего 5 рабочих дней.

Документы

Стандартный перечень бумаг, необходимых для участия в конкурсе, состоит из:

• заявки и списка документов, подаваемых вместе с ней;
• свидетельств, подтверждающих, что поставщик (исполнитель) соответствует требованиям, выдвинутым заказчиком;
• суммы всех затрат, которые учитываются при расчёте конечной цены;
• технических характеристик (нужны, если заказчик нуждается в поставке товаров или устройств);
• прайс-листа на предлагаемые услуги;
• документа, который подтверждает гарантийное обеспечение тендерной заявки.

В качестве перечисленных бумаг могут выступать:

• лицензии на осуществление деятельности;
• документ, подтверждающий право на занятие предпринимательской деятельностью, свидетельство о прохождении госрегистрации;
• аудит за последний отчётный год;
• паспорт (нужен, если в конкурсе участвует ИП);
• устав компании с указанием учредителей, акционеров и держателей акций;
• справка из банка об отсутствии задолженности за последние 3 месяца работы.

Подготовка прайс-листа

Потребуется отразить все запланированные расходы, необходимые для исполнения тендерного контракта, сведя их в таблицу цен. Нужно подготовить бумажную и электронную версию документа.

В прайс-листе указывают расходы на:

• получение необходимых сертификатов, страховки и лицензий;
• выплату всех налоговых платежей, пошлин и т.п.;
• другие действия или работы, необходимые для исполнения тендерного контракта.

В самом конце, с учётом всех приведённых в таблице затрат, указывается конечная цена за продукт (услугу).

Все перечисленные расценки, закреплённые в таблице, останутся неизменными в течение всего срока действия договора о закупках/оказания услуг. Цены указываются в той же валюте, что использовалась в период приёма заявок на тендер.

Оплата поставщику/исполнителю осуществляется только после выполнения им всех обязательств, если другие условия не были закреплены в контракте.

От претендента могут потребовать т.н. гарантийное обеспечение, под которым понимается залог в денежной форме. Средства вносятся на счёт организатора конкурса для того, чтобы претендент смог подтвердить, что он сможет исполнить взятые на себя обязательства. Если желающий проиграет тендер, то внесённые средства будут возвращены в сроки, оказанные в тендерной документации.

Документы для тендеров, которые готовит заказчик

Сам заказчик также должен подготовить извещение, ориентируясь на требования ст. 42 ФЗ N 44, а также бумаги, которые необходимы согласно ст. 50, 64 и 87 ФЗ N 44.

Организатор обязан предоставить:

• проект контракта (требования к нему установлены в ст. 34 ФЗ N 44);
• техническое задание (ст. 33 ФЗ N 44);
• документальное обоснование цены контракта, которая определена с помощью методов, закреплённых в ст. 22 ФЗ N 44;
• проектно-сметные бумаги (необходимы для выполнения подрядных работ).

При рассмотрении заявок от поставщиков/исполнителей заказчик публикует протоколы о соответствии поданных заявок установленным им требованиям.

Заказчику понадобится подготовить и протокол отказа от подписания контракта. Документ может потребоваться в случае, если заказчику потребуется отказаться от услуг победителя конкурса уже на стадии подписания договора.

По ходу процедуры определения исполнителя заказчик обязан документировать в протоколах каждый этап. Понадобится составить документы, отражающие процесс допуска и отклонения участников, а также протокол по итогам торгов.

Подготовка документации для участия в тендерах:

Оформление тендерной документации – практический пример (полный текст документов на участие в тендерах):

Извещение о проведении аукциона

Заказчику необходимо оповестить всех потенциальных исполнителей о начале конкурса, разослав уведомление.

В оповещении необходимо указать:

• техническое задание – объект закупки (товар/услугу), необходимое количество и его описание;
• дату завершения приёма заявок, окончания их рассмотрения;
• источники финансирования контракта;
• адрес онлайн-площадки, на которой будет проводиться конкурс;
• обоснование начальной цены контракта;
• место и сроки доставки товара, выполнения работ или оказания услуг.

Образец извещения представлен в ст. 42 ФЗ N 44.

Документация об электронном аукционе

Все бумаги могут быть загружены в цифровом виде, если аукцион проводится на онлайн-площадках. Перечень требуемых свидетельств не отличается от тех, которые необходимы для участия в тендерах, проводимых в оффлайн-режиме.

Однако для участия в электронных аукционах, которые проводятся согласно ФЗ N 44, понадобится предоставить документ о прохождении аккредитации с электронной цифровой подписью.

Документы для подачи заявки на тендер поставщиком

Желающему выступать поставщиком потребуется подготовить тот же набор свидетельств, который от него требуют для прохождения аккредитации на любой электронной площадке для торгов:

• декларацию о соответствии;
• лицензии на осуществление деятельности/продажи товара;
• подтверждение добросовестности участника;
• ИНН как самого участника, так и директора и учредителей; (СМП);
• согласие исполнителя на выполнение тендерного контракта (поставку товара, выполнение работ и т.п.).

Декларация о соответствии требованиям

Документ, посредством которого производитель/поставщик подтверждает, что он соответствует условиям закупочной документации.

Единой формы бланка не установлено. Если тендер проходить на электронных площадках, претенденту достаточно поставить галочки в нужных графах. Если от претендента требуют бумажную декларацию, то вместе с ней подаются дополнительные свидетельства – лицензии на осуществление деятельности, документ о прохождении госрегистрации и т.п.

Согласие на поставку товара или выполнение работ

Ещё один документ, носящий формальный характер. Он подтверждает, что участник обязуется исполнить все возложенные на него задачи, закреплённые в закупочных бумагах.

Согласие составляется в свободной форме, но должно включать в себя те же положения, которые закреплены заказчиком в рамках тендера. Если торги проходили на электронных площадках, тогда составлять бумажную версию документа не потребуется (закр. в ч.3 ст. 66 ФЗ N 44).

Декларация о принадлежности к СМП

Участвовать в некоторых конкурсах могут только субъекты, относящиеся к малому предпринимательству. В таком случае желающий должен предъявить декларацию, подтверждающую, что он принадлежит к категории СМП.

Итак, под тендерной документацией понимается перечень бумаг, оговаривающий все условия участия в конкурсе. Претендент же обязан подтвердить, что ему по силам исполнить задачу, поставленную заказчиком.

Источник https://zakupki-kontur.ru/news/kak-analizirovat-dokumentaciyu-i-dobitsya-uspexa-v-torgax/

Источник https://znaybiz.ru/predprinimatelskaya-deyatelnost/zakupki/tendery/podgotovka-dokumentatsii.html

Источник

Источник